Votre entreprise souhaite organiser un événement et vous a chargé de sa gestion pour la première fois ? Pas de panique ! Nous vous livrons tous les points à définir pour briefer au mieux les agences événementielles.

Le brief, également connu sous le nom de cahier des charges ou appel d’offres, permet de délimiter toutes les informations nécessaires à votre projet. Celui-ci est souvent donné à 3 agences en concurrence qui prendront chacune en compte vos demandes, objectifs et budget pour vous proposer une organisation, un thème, un lieu, etc.

La taille d’un cahier des charges n’est pas arrêtée. Néanmoins, plus il est complet, plus les agences seront précises dans leurs propositions et répondront au mieux à vos attentes. Que ce soit un mail ou un PDF de 20 pages, ce qui compte ce sont les éléments que vous indiquerez dedans.

Le format de votre événement

Définissez le format de l’événement. Plutôt une soirée de gala ou un team building ? Un lancement de produit ou un anniversaire d’entreprise ? Les vœux de fin d’année ou un road show ? C’est vous qui choisissez ! Tout dépend du contexte de l’événement, de ses objectifs, les personnes invitées, du thème que vous avez peut-être déjà en tête, etc.

Businesswoman Addressing Meeting Around Boardroom Table

La présentation de votre entreprise

Afin de mieux cerner votre demande, les agences événementielles ont besoin de connaître votre entreprise. Il est donc important lors du brief que vous expliquiez rapidement l’histoire de votre marque, votre expertise, les missions de l’entreprise, ses valeurs, ses enjeux, ses objectifs, etc. Plus vous donnerez de détails sur l’organisation de votre société, plus nous pourrons vous proposer un événement à votre image.

Les objectifs de cet événement

Précisez les objectifs de votre événement. Ces objectifs sont un des points les plus importants car c’est eux qui motivent à la création de votre projet. Si les objectifs ne sont pas bien définis, ils peuvent ne pas être atteint et l’événement n’aura pas eu les retombés escomptées.

Vous souhaitez remercier vos meilleurs collaborateurs ? Lancer votre nouveau produit ? Mettre en avant les valeurs de votre entreprise ? Créer une unité au sein de vos équipes ? Présenter les résultats de l’année précédente et vos objectifs de l’année prochaine ? Inaugurer un nouvel espace de travail ?

Définissez quelles sont les raisons qui motivent votre société à organiser cet événement et quel message elle souhaite faire passer à ses convives.

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La cible de votre projet

La cible c’est le public que vous souhaitez inviter à votre événement. C’est à dire quel type de convives sera présent : Combien de personnes ? Corporate ou grand public ? Quelles professions ? Quel profil pour l’entreprise (niveau d’implication dans l’entreprise, état d’esprit, traits de personnalité communs, etc.) ? Plutôt féminin ou masculin ? Quel âge moyen ? Sportif ? Cultivé ? etc.

Chaque détail que vous pourrez nous donner nous permettra d’adapter notre proposition pour que l’événement plaise au plus grand nombre et que votre message soit le mieux compris !

La date adéquate

Savoir trouver la date parfaite est assez compliqué. Vous devez tout d’abord vérifier les autres événements de votre entreprise, l’actualité nationale et prévoir une date de report.

  • Le planning de votre société

Parfois, certains collaborateurs sont conviés à des événements en fonction de leur service et de leur niveau hiérarchique. Faites attention à bien connaître tous les événements programmés pour ne pas faire de doublon avec l’un d’entre eux.

Essayer également de ne pas prévoir votre événement autour de dates buttoir pour des projets importants ou la fin d’un semestre. Prévoyez plutôt de le faire après une étape cruciale comme le lancement d’un produit !

  • L’actualité mondiale

Pensez à ne pas prévoir votre événement durant un jour férié, les vacances ou encore pendant une manifestation sportive (coupe du monde de football, J.O., etc.)

L’actualité peut aussi être imprévue, c’est pourquoi il est essentiel de pouvoir reporter votre événement rapidement, et donc d’avoir prévu une date « au cas où ».

  • Les contraintes en fonction de votre format

Le format choisi peut être contraignant. Par exemple, un team building extérieur nécessite une organisation particulière en cas d’intempérie. Tout comme les fêtes de fin d’année ne peuvent faire l’objet d’un séminaire qui comprend des jours de week-end car vos invités seront très difficilement disponibles en cette période.

La localisation de votre événement

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Où souhaitez-vous réaliser cet événement ? Cette précision est primordiale mais sa elle peut dépendre de vos attentes.

Tout d’abord, souhaitez-vous le réaliser dans vos locaux ? Si oui, le lieu est déjà trouvé, le transport et l’hébergement également.
Sinon, dans quelle ville souhaitez vous le faire ? Près de votre entreprise, dans un lieu plus éloigné pour donner une bouffée d’air frais à vos invités, ou même à l’étranger ?

Pensez à préciser aux agences si vous avez une idée d’un type de lieu de réception précis : lieu original, péniche, avec une belle vue, un coin extérieur, etc. Avec ces détails nous vous fournirons plusieurs propositions correspondant à vos critères, votre localisation et votre budget.

Attention, indiquez également si vous désirez mettre en place un service de navette et/ou proposer un hébergement à vos invités !

Le budget alloué

Donner votre budget aux agences leur permettra de vous proposer des animations, lieux, traiteurs, etc. qui correspondent à votre enveloppe. Sans cet élément important il est impossible de réaliser une proposition complète et réaliste.

Faites également attention de disposer d’une enveloppe budgétaire cohérente avec votre demande.

Imaginez deux événements pour 100 personnes, l’un a une enveloppe de 50 000€ et l’autre de 100 000€, les prestations proposées ne seront bien évidemment pas identiques.

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La description de vos événements passés

Enfin, si vous souhaitez orienter les propositions des agences, il peut être intéressant de présenter vos anciens événements en précisant ce qui a le plus plu et ce qui a été le moins apprécié.

 

Vous l’aurez compris, plus notre agence sera brieffée, plus nous vous proposerons un événement 100% sur mesure, adapté à vos attentes et votre budget.
N’hésitez pas à nous contacter pour plus de précisions !

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