10 conseils pour une soirée en interne réussie

De nombreuses entreprises tendent à organiser une soirée en interne pour commencer ou terminer l’année ou bien tout simplement pour fêter un événement marquant dans la vie de la société. C’est un défi conséquent qui peut très vite tourner au cauchemar si celui-ci est mal entrepris.
La soirée d’entreprise permet de susciter un climat convivial au sein des bureaux et peut donc rendre heureux vos collaborateurs ! Et nous savons que bonheur et travail ne vont pas forcément de pair. Voici donc quelques conseils pour que votre soirée soit une réussite et marque les esprits !

1 – Identifier clairement votre cible ainsi que vos objectifs

Pour qu’un événement réussisse, il doit être en mesure de correspondre aux goûts des salariés et pour cela il est essentiel de les connaître. Il sera de ce fait plus facile de répondre à leurs attentes et de créer l’événement de l’année ! Se fixer des objectifs peut vous permettre de suivre un fil conducteur et de ne pas vous laissez distraire par vos autres activités. Vos ambitions vous aideront à vous surpasser et au final vous serez fier de la réussite qu’aura engendrée votre événement.

2 – Trouver un lieu attractif et la date de l’événement

Un lieu doit avant tout faire rêver dans la manière du possible. Les employés passent la plupart de leurs temps dans le contexte du travail. Les laissez s’amuser, s’évader lors d’une soirée interne ne peut se faire que dans un lieu magique. Celui-ci peut s’avérer être une récompense pour les efforts fournis tout au long de l’année par les salariés.
Il est nécessaire de choisir la date de l’événement, un jour qui pourrait convenir au plus grand nombre car votre intention est de réunir tous les membres de l’entreprise pour partager des moments conviviaux et générer des souvenirs communs.

3 – Prévoir votre soirée en avance

Avant tout préparatif, vous devez vous laisser le temps d’anticiper tous les obstacles qui pourront survenir et trouver des solutions hypothétiques. Le mieux serait d’avoir 6 mois devant soi, cela n’est pas toujours possible, prévoyez tout de même un certain délai car l’organisation d’un événement prend du temps tant au niveau administratif, que financier… L’outil qui peut s’avérer être très utile est le rétroplanning, il permet de fixer dans le temps les étapes nécessaires à la réalisation du projet.

4 – Déterminer un budget réaliste

Il est bien beau de vous imaginer de nombreux événements plus merveilleux les uns que les autres mais il faut savoir rester réaliste et savoir se fixer un budget dans vos moyens sinon vous risquez d’avoir de mauvaises surprises. Mais avec une équipe efficace et créative il est quand même possible de réaliser de belles choses sans avoir un budget astronomique.

5 – Privilégier une invitation personnalisée et originale

Une invitation personnelle aura toujours plus d’impact qu’une invitation générale. On doit essayer de faire jouer la proximité et notamment l’accessibilité. L’invitation est le premier aperçu de la soirée, un grand effort de présentation pour la rendre attractive sera donc à faire. L’objectif est de donner un avant goût et susciter la curiosité.
Les invitations doivent faire rêver pour donner envie de se rendre à la soirée, et être envoyées 4 à 6 semaines avant la manifestation pour permettre à chacun de s’organiser.

6 – Sélectionner d’excellents prestataires

Pour qu’une soirée soit marquante, le service des prestataires doit être à la hauteur de vos attentes. Il convient de proposer un buffet ou repas avec des produits de bonne qualité et pourquoi pas innover dans les menus et présenter aux plus gourmands des plats, ou amuse-bouches atypiques .
L’éclairage tout comme la musique sont primordiaux et doivent créer une ambiance intimiste et conviviale propice aux échanges extérieurs à la sphère du travail.

7 – Choisir son ambiance musicale

La musique reste un atout majeur pour votre soirée d’entreprise, elle permet de la rendre attractive et dynamique. Si il y a un thème elle permet de renforcer, de créer une certaine atmosphère. Les animations musicales sont un des facteurs à prendre en compte pour réussir votre événement.

8 – Prévoir des activités motivantes et insolites

Il est tout à fait possible par exemple d’utiliser des activités de Team Building pour créer une cohésion d’équipe et un climat festif lors de la soirée, puis par la suite au sein de l’entreprise. Les employées apprendront à se connaître et à se faire confiance.
Actuellement, le digital a un impact certain sur le grand public, il pourrait être intéressant d’utiliser le concept de Leap Motion, la vidéo à 360° ou bien des casques à réalité virtuelle pour ajouter à votre soirée interne un côté futuriste et très surprenant, la palette des activités qui peuvent être proposées est immense.

9 – Faire appel à une agence spécialisée

La création d’un événement dans tous ses aspects peu poser bon nombre de soucis pour un néophyte, donner la responsabilité de son organisation à un professionnel peut être judicieux et peut s’avérer être un gain de temps. En effet, celui-ci possède un large réseau de bons prestataires proposant une vraie qualité de service tel qu’un traiteur, un régisseur qui ont déjà fait leur preuve. Il aura aussi des idées innovantes et pourra donc vous trouver un lieu atypique, emblématique et des activités originales selon votre demande.

10 – N’oubliez pas l’image de l’entreprise

Un photographe est un prestataire essentiel, il permettra de garder de manière concrète des souvenirs de cette soirée interne. De plus, si elle a été un grand succès, les photos feront office de publicité auprès de potentiels employés ou clients. Car désormais les qualités humaines au sein d’une société sont primordiales. Une image positive de l’entreprise aura un impact sur sa performance économique sans aucun doute !

La soirée interne n’est donc pas à prendre à la légère, il faut en évaluer tous les impacts qu’ils soient positifs ou négatifs et faire en sorte d’avoir toutes les clés en main avant de la réaliser ! Une soirée réussie engendre par la suite une communication interne des plus chaleureuses et permet donc de véhiculer une image positive de la société.

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