Participer à un salon professionnel mode d’emploi

Pourquoi participer à un salon ?

Vous vous posez la question d’une probable participation à un salon prochainement mais vous hésitez ?

Participer à un salon est essentiel car il permet à votre entreprise de s’inscrire dans une dynamique durable d’acteur du marché.
Dans un premier temps la participation à un salon professionnel permet d’attirer de nouveaux clients. Certes il arrive que des salons soient uniquement réservés à des professionnels, mais toute personne est susceptible de consommer tel ou tel produit au cours de son activité.

Par une obtention de contacts notables, qui peuvent de plus donner lieu à des rendez vous, la participation à un salon est souvent dédommagée par une hausse du chiffre d’affaire. Il est possible de regarder les statistiques de chaque salon avant d’y participer pour pouvoir quantifier le rendement. Devenir acteur d’un salon c’est également faire une mise au point sur son environnement et marché, pour noter les grandes évolutions. La concurrence qui sera présente vous apportera des informations et permettra de voir où votre entreprise se positionne, quels sont les secteurs à améliorer, les personnes dont il faut s’entourer pour le faire et comment le faire.

Comment prévoir son rendement ?

La première étape est de planifier ses objectifs, vous devez savoir exactement pourquoi vous participez au salon et pourquoi précisément celui-ci. Il est important que le salon auquel vous participez soit en corrélation avec votre cœur de métier car le profil des visiteurs doit correspondre au maximum à votre cible principale, ou à votre cible recherchée.

Vous devez trouver un objectif qui vous correspond, que vous puissiez mesurer, qui soit à la fois ambitieux et atteignable. Comparer ces chiffres à ceux du salon vous permettra de mesurer le retour sur investissement avec une prédiction du nombre de visiteurs au salon, et l’augmentation potentielle de ceux d’années en années.

Quel budget pour un salon ?

La deuxième étape consiste en la fixation du budget accordé au salon. Il est préférable d’accorder un budget à la création et mise en place du salon par des professionnels, agences de communication, d’évènementiel, scénographes… Votre salon sera votre vecteur de communication : il est important de particulièrement le soigner.

Les astuces quand on a pas de budget pour la création d’un stand :

• Il est possible de partager son stand avec un partenaire cohérent et complémentaire.
• Aménager vous-même le stand, ce qui risque d’être extrêmement contraignant notamment à cause du cahier des charges et des consignes de sécurités, d’assurances… du salon. Ceci n’est bien évidement pas conseillé car pourrait faire l’effet inverse de l’objectif recherché avec la participation à ce salon. Être connu c’est bien, positivement c’est mieux !

À vous de jouer

Vous avez à présent toutes les cartes en main pour choisir un salon qui vous correspond (Artistique ? Événementiel ? Agriculture ?).
Une fois le stand sélectionné (nous vous conseillons de faire cette recherche 6 mois en amont) et l’inscription envoyée c’est le moment de mettre en place la démarche créative de conception du stand !

C’est dans cette phase qu’il va falloir réaliser un cahier des charges le plus précis et complet possible afin que votre stand corresponde parfaitement à votre demande et à vos objectifs. Il faudra quantifier les besoins matériels et humains dont vous aurez besoin. Il est essentiel de trouver un interlocuteur ou contact responsable du salon qui reste le même et puisse suivre votre dossier.

Les 3 phases de communication lors d’un salon

En amont il est important de concevoir des invitations attractives qui correspondront à votre futur stand afin de réaffirmer votre positionnement sur cet évènement. Auprès de vos prospects, clients et partenaires utilisez l’email, le courrier le téléphone. L’invitation est préconisée 3 semaines précédents le salon afin d’obtenir une efficacité maximale. Pour la presse un dossier ou un communiqué de presse sur le salon permettront d’informer votre venue, il existe également des magazines de salons spécialisés dans lequel il peut également être intéressant de communiquer. N’oubliez pas d’en remettre au pôle presse du salon, et de communiquer sur les différents supports de ce dernier si vous en avez les moyens ! Créer ou imposer une chartre graphique ou un code visuel est une bonne chose. Si vous créez des supports spécifiques comme des plaquettes ou des cartes de visites n’oubliez pas de faire en sorte que ces outils soient réutilisables et de qualités.

Durant le salon le maître mot est l’animation. Les personnes doivent s’arrêter pour vous rencontrer et doivent se souvenir de vous. Votre stand doit donc être attractif mais doit également vous représenter. Faites ce que vous savez faire le mieux, marquez votre salon de temps forts (par exemple de coktails), la démonstration est primordiale ! Offre de goodies, speed dating professionnels, jeux concours, mini conférences de presse. Ne laissez rien au hasard et mettez toutes les chances de votre côté pour attirer le plus de monde possible !
Il peut être valorisant de créer une offre promotionnelle « Spéciale Salon » pour augmenter votre chiffre d’affaire et attirer de nouveaux clients.

En aval, il faut surtout être efficace en interne: préparez une réunion post-salon avec vos équipes, parlez de ce qui a marché, de ce qui a moins plu, des gens que vous avez rencontré, des potentiels partenaires, etc. Pensez également à exploiter les nouveaux contacts que vous avez eu en envoyant un feedback du salon par mail. Dites-leur que vous y étiez, qu’ils vous ont vu, il feront ainsi plus attention à ce message venant de quelqu’un qu’ils ont déjà rencontré.

Vous vous sentez prêts pour participer à un salon mais vous n’avez pas tous les outils en main? Pensez à une agence événementielle qui vous accompagnera avant, pendant et après le salon sur la création du stand, la communication, ainsi que les activités à proposer sur le stand. Nous en parlons ici, notre équipe est composée de professionnels du stand, ils sauront vous aiguiller sur la bonne voie.

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