En tant que professionnel en événementiel, nous sommes expérimentés et connaissons les erreurs à éviter, les astuces à privilégier pour réussir son événement. Nous avons donc décidé de vous faire part de 10 conseils clés et indispensables dans la réussite d’un événement. Organisation, communication, animation, sécurité, après-événement… Rien ne doit être laissé au hasard.

Veiller à bien définir le public visé

Pour commencer dans notre liste de 10 conseils pour réussir un événement, il faut commencer bien évidemment par définir votre audience, votre cible. En effet, vous n’allez pas vous adresser de la même manière dans un événement corporate, privé… Face à des hommes, des femmes, des jeunes, des moins jeunes.

Choisir un thème porteur

Une fois le public défini, il est judicieux de choisir un bon thème. Un thème à la fois pertinent, original et avec un bon titre sous lequel se rallier.

De nombreux thèmes sont possibles pour réussir son événement comme il se doit : années 80, années folles, casino, western, fête foraine. Le but est de faire vivre un moment unique à vos invités. Un événement réussi est un événement qui reste gravé dans les mémoires. Et donc par extension, il vous faut choisir de bonnes animations qui vont avec, comme ici !

Trouver un intervenant qui suscite l’intérêt

Dans le choix des animations, de l’originalité pour réussir son événement, il est également fondamental de choisir des intervenants, des animateurs, des conférenciers, des prestataires qui vont susciter l’intérêt de l’assistance et créer le buzz. Des intervenants connus ou reconnus par le secteur.

Par exemple, lors d’événements pour les geeks, les gamers, il est fréquent d’inviter les acteurs de leurs séries et films préférés ! Ainsi, les acteurs de la saga Harry Potter sont fréquemment invités à de grands événements pour les fans.

Réserver une salle adaptée

Ce troisième conseil est essentiel. En effet, chaque événement n’aura pas les mêmes besoins en termes d’espaces, d’agencements, de matériel aussi. Par exemple, pour un mariage, une conférence et un salon professionnel, les structures sont différentes. De plus, il est très important de réserver la salle en question rapidement, et ce, très en amont de l’événement.

C’est souvent ce qui détermine le reste du rétroplanning événementiel.

Choisir une date et un horaire appropriés

En choisissant la salle, pour réussir son événement, il faut aussi bien choisir la date et les créneaux horaires. Par exemple, nous savons qu’il vaut mieux pour certains événements professionnels privilégier les mardi et jeudi. Pour une conférence de 1h30 ouverte au public, il vaut mieux opter pour le créneau 18h-19h30. Si c’est en interne, l’événement sera un peu plus tôt : 17h30-18h.

Envoyer les invitations “save the date”

Une fois les détails organisationnels fixés, il va s’agir de prévenir les participants ! Notamment en envoyant les invitations. Nous vous conseillons ainsi de les envoyer trois semaines à l’avance en tablant sur un ratio d’une personne présente sur 10. En outre, il est préférable d’effectuer une relance une semaine avant le jour J.

Préparer la logistique et anticiper les risques

Par ailleurs, il faut accorder une grande importance à la logistique et anticiper un maximum de risques et de problèmes. Par exemple, il faut s’assurer que tous les prestataires sont prêts pour le jour J, relancer des invités et des prestataires, vérifier le bon fonctionnement du matériel… En outre, il est important de se renouveler régulièrement en étant à l’affût de nouvelles animations, d’animations et thèmes tendances. Avant le jour J, les équipes événementielles sont sur tous les fronts.

Procéder à une répétition

Quelques jours avant, pour être sûr d’anticiper les problèmes et réussir son événement, les professionnels optent pour une répétition générale. Sonorisation, scénographique, décors, animations… Tout est passé au peigne fin pour peaufiner les derniers détails ! C’est un conseil majeur qui est souvent oublié par les non professionnels lorsqu’ils sont dans le feu de l’action de leur futur événement ! Attention, cela peut faire une très grande différence pour votre réussite événementielle !

Badger les personnes présentes

Notre 7ème conseil est de badger les invités. Grâce à un système de badge connecté, de bracelet, les personnes présentes seront « suivies », guidées, référencées. En plus, non seulement vous pouvez mieux les gérer en termes d’organisation mais qui plus est, cela leur donne souvent un sentiment d’importance, d’appartenance, presque de « V.I.P » dès leur accueil.

Organiser un cocktail au terme de l’événement

Un événement réussi est un événement qui n’est jamais fini, qui regorge de surprises ! Une bonne idée pour clôturer parfaitement un événement est d’organiser un cocktail, un « after ». En effet, cela détendra vos invités, leur fera profiter de l’événement jusqu’au bout… En plus, organiser un cocktail au terme de votre événement facilitera les échanges, les contacts… !

Envoyer un compte-rendu par email

Enfin, dernier conseil de cette série, n’oubliez pas qu’un événement réussi s’inscrit sur la durée ! Surtout lorsqu’il s’agit d’un événement professionnel. De ce fait, nous vous recommandons vivement d’envoyer un compte-rendu/bilan – selon la teneur de l’événement – à vos partenaires, à l’ensemble des personnes qui étaient invitées et de le mettre en ligne ! Pensez à y joindre une fiche d’appréciation ou un sondage et surtout des photos et vidéos.

Grâce à ces 10 conseils, vous avez désormais toutes les indications en main pour la réussite de votre événement. Encore s’agit-il de pouvoir les appliquer correctement… Ne tergiversez-pas trop. Contactez Moon Event pour bénéficier de notre expertise événementielle !

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