Convention hybride Amplifon by Moon Event

En 2020, Amplifon a fait appel à Moon Event pour organiser sa convention digitale.

Cette année on remet les couverts, mais cette fois-ci au format hybride !

L’événement s’est déroulé du 09 au 10 Septembre 2021, à Paris et à La Baule.
C’est sans relâche que Moon Event a travaillé pendant 3 semaines afin de fournir un événement 2 en 1 (événement à la fois digital et physique) de qualité.

L’événement hybride x Amplifon !

Une convention hybride en 2 temps

Phase 1 : le digital

C’est le 09 septembre que nous avons donné rendez-vous à Amplifon et ses collaborateurs.

Nos équipes du pôle digital ont tout d’abord accompagné Amplifon dans la mise en place d’une captation vidéo enregistrée avec prise de parole des différents intervenants (la Direction Amplifon).

Pour mener à bien l’événement nous avons mis à la disposition d’Amplifon une équipe de professionnels métier complète :

des régisseurs,
un photographe,
un animateur qui n’était nulle autre que Cyril Féraud,
et des chefs de projet.

Quand digital rime avec créativité.

Pas de digital sans créations visuelles. Qui dit digital, dit motion design et jingle.

Ces éléments, créés sur-mesure et aux couleurs de la marque, ont été ajoutés et intégrés au montage du faux live pour rythmer la prise de parole.

Toujours dans un esprit créatif, Moon Event s’est chargé de la création des infos-décors visibles sur le plateau lors des prises de paroles.

Qu’est-ce qu’une info-décor ? Il s’agit d’un visuel qui apparaît sur les écrans led du plateau. Ces visuels viennent illustrer le discours du maître conférencier ou bien viennent simplement habiller le plateau. Les infos-décors peuvent donc évoluer tout au long de la prise de parole.

Phase 2 : le physique

Entre repérages, réservations de lieux, booking des transferts et mise en place de l’événement sur place nos équipes n’ont pas chômés.

En effet, pendant qu’une partie de nos équipes était en tournage sur les plateaux d’enregistrement pour la captation du faux live, nos équipes terrains, elles, étaient en plein préparatifs pour accueillir les 280 participants à la Baule. Au programme pour la Team Moon Event :

Disposition les différents stands d’émargements pour l’arrivée des participants
Positionnement des kakemono
Scénographie de la scène en salle plénière
Diffusion du faux live
Gestion des prestataires, notamment du traiteur …

Convention hybride : le jour J !

C’est le 10 Septembre à 10h, au centre de congrès de La Baule, que nous avons donné rendez-vous à Amplifon et à l’ensemble de ses salariés.

Au programme : petite pause café avec fruits et petits gâteaux suivie de la plénière pour une durée de 1h30 durant laquelle la vidéo captée la veille à Paris a été diffusée.

Pour continuer la journée, les participants étaient invités, une fois la conférence terminée, à rejoindre la salle de réception pour un déjeuner assis, servi par les équipes de restauration de l’hôtel Barrière. Après celà, l’après-midi a été rythmée par des ateliers auxquels les salariés d’Amplifon ont assisté par petits groupes.

Une fois les ateliers terminés, nous avons donné rendez-vous aux 280 invités à l’hôtel Barrière Hermitage. C’est dans ce dernier que les participants à la convention ont logé pour une nuit. À l’arrivée, tout Amplifon a pu retrouver l’équipe de Moon Event pour la distribution de leur clé de chambre.

Nous leur avons ensuite donné rendez-vous sur l’esplanade, pour un apéritif face à la mer. Un bon moyen de commencer la soirée. Une soirée sous le thème de l’Amérique latine. C’est donc sans surprises que nous avons retrouvé les managers d’Amplifon déguisés en piment ou encore, d’autres, vêtus de poncho. Certaines incarnant la célèbre Frida Kahlo et bien d’autres déguisements tous aussi colorés les uns que les autres.

La soirée s’est poursuivie au restaurant le Bahia Tika. Un nouvel établissement ouvert depuis le mois de mai 2021 au style bohème et dans le thème de l’Amérique latine. Les participants à l’événement ont donc pu profiter d’une soirée endiablée avec en première partie un trio cubain faisant des reprises de musiques connues. Les invités ont tout de suite pris d’assaut la piste de danse. En deuxième partie de soirée, un DJ a pris le relai pour rythmer l’événement jusqu’au bout de la nuit.

Des bornes à selfie étaient mises à disposition afin que les collaborateurs puissent se prendre en photo et repartir avec un souvenir personnel au nom et à l’image de l’événement.

Bref, une soirée riche en émotions et surtout en musique !

Le bonus : un reportage photo et vidéo a été réalisé en même temps que l’événement pour offrir aux clients un souvenir de cette journée.

Vous aussi, vous souhaitez bénéficier de nos services pour vos événements digitaux, physiques et ou hybrides ? Alors n’attendez plus et contactez nous.