Comment anticiper et organiser son événement de fin d'année

L’été n’a pas touché à sa fin qu’il est déjà l’heure de penser à vos soirées de fin d’année ! Moment important dans la vie d’une entreprise, la fin d’année est le moment de faire le bilan de l’année écoulée, de remercier ses collaborateurs et de fixer de nouveaux objectifs pour l’année à venir.

Avec un peu d’anticipation et une bonne dose d’organisation, vous serez en mesure de proposer un évènement mémorable. Une fois que vous aurez établi un budget, vous serez en mesure de gérer les paramètres qui suivent.

Evénement de fin d’année : la date

Il y a fort à parier pour que vos collaborateurs aient un agenda chargé à l’approche de Noël. Prenez donc les devant en lançant un petit questionnaire en interne, de manière à tomber d’accord sur un jour au cours de l’une des semaines du mois décembre. De manière générale on évitera les week-ends, traditionnellement consacrés au repos. L’heure du dîner a souvent les faveurs des organisateurs pour ce type de soirées. Le jeudi est quant à lui un jour plutôt pratique pour une fête d’entreprise de fin d’année. Il permet à tous de récupérer le week-end suivant.

Evénement de fin d’année : le lieu

Une fois la date arrêtée, concentrez-vous sur le lieu pour votre évènement de fin d’année. Là aussi l’anticipation est de mise, les réservations pour décembre ayant tendance à se multiplier rapidement dès le mois de septembre. Pour sélectionner au mieux le site, prenez en compte plusieurs points.

D’abord, quel type d’évènement avez-vous en tête ? Un apéritif dînatoire ou un véritable dîner ? Une soirée cocktail + dancefloor ? Un team-building ?
Ensuite, le nombre. Combien d’invités sont à prévoir ? Un start-up et une grande entreprise n’auront pas besoin de la même surface !

L’objectif de l’évènement est le troisième point à prendre en compte. Quelle est votre intention ? Y a-t-il un message spécifique qu’il s’agit de faire passer ? Si un discours est prévu, assurez-vous que le site dispose du matériel et d’une acoustique adéquates. Si vous souhaitez monter un décor féérique, choisissez un lieu qui se prête à ce type de scénographie.
Enfin, la localisation est l’ultime point à prendre à compte. Idéalement, le site doit être accessible en transports en commun ou bien être voisin d’hébergements que vous mettrez à dispositions des invités. Prévoyez éventuellement des navettes !

Evénement de fin d’année : animations et communication

Voilà, vous avez réglé les deux paramètres principaux, à savoir le quand et le où. Vous pouvez désormais vous concentrez sur la thématique de votre soirée et les animations que vous souhaitez proposer à vos invités. Côté thématique, les possibilités sont larges (https://moon-group.fr/2021/10/13/fetes-de-fin-dannee/).

Une fois l’ambiance générale établie, vous pourrez prévoir toutes sortes d’animations : quizz, karaoké, concert, spectacle, escape game, babyfoot, billard, piste de danse, etc… L’idée est de passer un bon moment ! Dans le cas où votre budget vous l’autorise, prévoyez un petit cadeau pour vos collaborateurs !

Côté restauration, il faudra là aussi faire un choix. Plutôt repas-buffet debout (cette formule favorise les interactions) ou bien repas assis, plus conventionnel ? Dans ce second cas, prévoyez un plan de salle réfléchi. Prenez également en compte les différents régimes alimentaires de vos collaborateurs dans l’élaboration des menus. Moon Event peut ici vous recommander des traiteurs appropriés.

Enfin, ne reste plus qu’à communiquer sur votre évènement. Distribuez vos invitations via un mail “save-the-date” ou bien en main propre si vous le pouvez. Vous pourrez également penser à créer à un évènement facebook. Dans vos invitations, n’oubliez pas de consigner les infos essentielles : date, lieu, thématique et date butoir pour s’inscrire !

Pour des idées out-of-the-box, contactez Moon Event !