Comment définir son budget événementiel ?

Savoir gérer le budget d’un évènement est un élément déterminant dans la réussite de votre projet. Qu’il soit de grande ampleur ou tout petit, peu importe. La budgétisation rationnelle permet de déterminer la faisabilité économique d’un évènement et de prendre les bonnes décisions avant, pendant et après ce dernier.

Voici quelques conseils pour vous aider à définir votre budget évènementiel.

Définition de l’objectif

Évènement à but lucratif ou non ? Cette variable est l’une des première à considérer. Si vous souhaitez optimiser votre retour sur investissement, vous ne définirez pas votre budget de la même manière que si vous ne cherchez pas à faire de bénéfice.

Demandez- vous également pourquoi pour monter votre évènement. Quelles raisons ? Quels objectifs ? Cela vous permettra déjà d’avoir une vision d’ensemble du projet, et donc du budget qu’il implique.

Estimation des revenus

Un évènement, selon son envergure, engendre des dépenses plus ou moins grandes mais aussi des rentrées d’argent. Il convient donc d’identifier les sources de revenues de l’évènement : vente de tickets et de produits dérivés, vente alimentaire/boissons, parrainages, cotisations exposants…

Naturellement, certains facteurs échappent au contrôle des organisateurs (inflation, concurrence, météo). Aussi tâchez d’estimer de manière approximative mais réaliste ces sources de revenues.

Localisation des dépenses

Qui dit évènement dit forcément dépenses. Il convient donc d’identifier quelle somme sera engagée sur tel ou tel poste. Les coûts fixes d’abord : location du site, frais de participation (conférenciers et animations), location du matériel (équipement audiovisuel, etc.) et salaires.

Les coûts variables ensuite, c’est à dire ceux dont la somme varie selon le nombre d’invités : essentiellement restauration et communication marketing (goodies et autres cadeaux). En fonction des divers scénarios (fréquentation basse, moyenne et haute), vous pourrez vous faire une idée moyenne des dépenses totales que nécessite l’évènement.

La marge de sécurité

Toute bonne budgétisation évènementielle doit prendre en compte la possibilité d’imprévus. Si tout roule généralement comme sur des roulettes, il arrive que des éléments inattendus engendrent des coûts supplémentaires. Aussi, selon la taille de l’évènement, prévoir une marge de sécurité plus ou moins large peut s’avérer salvateur.

Cette enveloppe de survie ne sera peut-être pas utilisée. Mais sans elle, et malgré votre habilité à réduire le budget ici pour l’augmenter là afin de compenser l’effet d’un imprévu, vous pourriez avoir du mal à joindre les deux bouts. Prévoyez ici entre 5 et 20 % du budget total.

Gestion des délais des paiement

Retards dans les paiements des fournisseurs et intermédiaires peuvent occasionner de fâcheuses pénuries de liquidités. Raison pour laquelle il est essentiel de bien comprendre comment fonctionne dans le détail les flux de trésorerie auxquels votre évènement est nécessairement associé.

Aussi, nous vous recommandons de vous pencher en détail sur les délais de paiement de vos collaborateurs et prestataires. Certains paient sur une base hebdomadaire ou mensuelle, d’autres dans un délai de 30 jours… Bref, prévoir et planifier les entrées d’argent évitent les trous de trésorerie !

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