Établir un budget réaliste pour un événement d’entreprise ?

Budgétiser un événement d’entreprise de manière réaliste est loin d’être une tâche facile ! En effet, plusieurs facteurs entrent en jeu et les marges de variation en terme d’investissement peuvent être du simple au triple, voire plus ! Afin de vous aider à établir un budget qui soit adapté d’une part à vos finances, et d’autre part à la nature de l’évènement, Moon Event vous donne quelques astuces qui vous feront gagner du temps et de l’argent. Comment maitriser vos dépenses lors de l’organisation de votre prochain événement professionnel, c’est ce qui nous intéresse aujourd’hui !

Budget et événement d’entreprise : clarifier le projet

En événementiel comme en journalisme, il y a des questions qu’il est toujours bon de se poser ! En l’occurrence, nous pensons ici à un ensemble de questions qui vous aideront à définir avec précision les besoins qui seront les vôtres dans l’organisation de votre évènement d’entreprise. Il s’agit de la règle des 5W, toute droite venue du monde du journalisme anglo-saxon. 5W pour Who, Why, What, When, Where. En vous efforçant d’offrir une réponse aussi complète que possible à ces cinq questions, vous optimiserez à coup sûr la budgétisation de votre prochain événement pro !

Who / Qui ? : À destination de quel public organisez-vous cet événement ? À qui s’adresse-t-il ? Le fond comme la forme de l’événement doit répondre à l’attente d’un public cible précis ! En connaissant votre public vous saurez quelles activités lui proposer, quelle nourriture / boisson lui offrir, quel décor conviendra le mieux à ses goûts.
Why / Pourquoi ? : Quel objectif poursuivez-vous en organisant cet événement ? Dans quelle stratégie s’inscrit-il ? Cherchez-vous à stimuler l’esprit d’entreprise ? À gagner en visibilité ? À transmettre un message spécifique ? Définir clairement ce qui motive cet événement est fondamental.
What / Quoi ? : C’est la question de la forme de l’événement qui se pose ici. À quel type d’événement d’entreprise pensez-vous ? Teambuilding ? Séminaire ? Conférence ou salon ? Peut-être un cocktail dînatoire pour un lancement de produit ? La forme doit servir le fond (le Why donc).
When / Quand ? : Décidez d’une période voire même d’une date vous permettra d’une part de prévenir vos invités à l’avance afin de vous assurer de leur disponibilité, mais aussi d’organiser dans le temps imparti les tâches nécessaires à l’organisation de votre événement !
Where / Où ? : Le lieu dépendra en définitive du type d’événement professionnel que vous souhaitez organiser. Le choix du site est primordial dans le sens où il constitue le décor de l’événement. S’il peut être atypique c’est un plus !

Budget et événement d’entreprise : définir un objectif et le mesurer

Ces cinq questions sont un bon point de départ et devraient vous aider à établir avec plus de précision l’objectif du votre événement professionnel. Quelques indicateurs de performances pourront venir renforcer l’organisation et vous permettre d’atteindre votre objectif avec clarté et assurance.

Si par exemple vous souhaitez offrir de la visibilité à un service ou à un produit qui n’en a aucune ou très peu, vous pourrez vous baser sur les paramètres suivants :

Le nombre de participants
Le nombre de journalistes et autres canaux de relais
La quantité de partage d’infos concernant le dit service / produit sur les réseaux sociaux (le choix du # est ici central)
La quantité d’articles couvrant le dit service / produit
Le trafic généré sur votre site web
Le nombre de ventes

Établir un budget adapté à l’ampleur de l’événement professionnel

Une fois que vous aurez balayé ces questions préliminaires mais néanmoins essentielles, vous pourrez vous pencher sur le budget à proprement parler. La première étape consiste ici à lister les besoins. Et pour un événement professionnel, ils sont nombreux !

Transport : dans le cas d’un teambuilding ou d’un séminaire par exemple, calculez combien de personnes viennent, via quel moyen de transport et si les frais sont à mettre sur votre compte.
Hébergement : dans le cas d’un événement éloigné de votre lieu de travail commun, quelques questions s’imposent : prenez-vous en charge les frais d’hébergement ? Pour combien de personnes ? Combien coûte l’hôtel ? Petit-déjeuner inclus ? Comment s’opère le transport entre le site de l’événement et l’hôtel ?
Repas : la nourriture constitue une belle part du budget ! Certains sites événementiels proposent des solutions clé en main de type traiteur. Voyez avec eux les tarifs et la nature de ces repas.
Animations et activités : quelles animations avez-vous prévues pour animer repas et coupures entre conférences / activités pro ? Faire appel à des prestataires extérieurs et à leurs coûts (musiciens, humoristes, projections). Même chose pour les activités : combien coûte une visite touristique, un atelier de VR, une séance de dégustation ?
Matériel, personnel et techniciens : il s’agit là des dépenses liées à la location du site événementiel même, mais aussi la location du matériel technique, l’équipement audiovisuel notamment. Le salaire alloué aux techniciens (régisseurs, monteurs/démonteurs) et au personnel (service et hôtes d’accueil) doit également être calculé dans le budget.
Communication et marketing : impossible d’y échapper, il y a pour chaque événement une dimension de communication dont on ne peut se passer. D’abord, tout ce qui touche à la charte graphique de l’événement et aux publications online de posts. Ensuite, les invitations (postales ou numériques). Puis les objets sur le site de l’événement-même (goodies, badges, etc). Enfin, toutes les publications partagées avec les invités après événement (montages, photos, résumés graphiques de l’événement).

Pensez par ailleurs à prévoir une marge d’imprévus ! Cela peut vous sauver la mise ! Ensuite, il ne vous reste plus qu’à faire un budget planner via excel ou google sheets en listant et en budgétisant chaque catégorie de dépense avec précision !

Pour une assistance sur mesure lors de votre prochain événement professionnel, contactez Moon Event !