Comment organiser un événement d’entreprise qui marque ? La recette du succès

Comment organiser un événement d’entreprise qui marque ? La recette du succès marque ? La recette du succès

Salons, séminaires, team-buildings, cocktails, formations… Un évènement professionnel peut avoir mille visages. Et pourtant, malgré cette diversité apparente, la recette du succès est souvent à peu près la même ! Afin d’éviter les approximations et les errances dans votre organisation, Moon Event vous délivre quelques trucs et astuces qui vous permettront de faire de votre évènement d’entreprise une réussite.

Évènement pro : les objectifs et le format

Avant même de vous lancer dans l’organisation de votre évènement professionnel, une question doit être au centre de votre attention : celle de vos objectifs ! En effet, en identifiant clairement le pourquoi de votre évènement, vous gagnerez un temps fou dans la suite du process.

1. Cherchez-vous à augmenter la notoriété de votre marque ?
2. A mettre un nouveau service/produit en avant ?
3. A attirer des investisseurs ?

Lorsque vous aurez fixer vos objectifs avec précision, le format de l’évènement et la stratégie générale couleront de source. Par exemple, le format gala/soirée festive fonctionnera bien pour faciliter les contacts clients quand le congrès sera un format plus adapté à des échanges entre professionnels.

Évènement pro : le public

Qui est votre audience ? Voilà la question que vous devez ensuite vous poser. Un évènement dédié à un public BtoB ne sera pas le même qu’un évènement pensé pour une public BtoC. Raison pour laquelle l’identification nette de votre audience est fondamentale si vous souhaitez atteindre vos objectifs. Quelques questions plus précises vous aideront ici :

• Quelle est la cible qui correspond le mieux à vos objectifs ?

• Qu’est-ce que je peux apporter au public en montant cet évènement ?

• Combien de personnes pouvez-vous ou souhaitez-vous inviter

Partant de là vous pourrez donner un visage plus concret à votre événement, choisir les sujets et intervenants appropriés et offrir une expérience pertinente à votre audience.

Évènement pro : le budget

Une fois fixées les questions des objectifs et du public vient celle, fondamentale, du budget. Un sujet épineux dans le sens où les postes de dépenses sont souvent plus nombreux que ce qu’on imagine au premier abord. En voici une liste non-exhaustive :

• location du site
• intervenants et animations
• traiteur et bar
• matériel de sonorisation
• mobilier et décoration
• assurances

De quel budget disposez-vous ?

Est-il imposé ou est-il possible que vous recouriez à des sources de financement extérieures type subventions et sponsors ?

L’accès à l’évènement sera-t-il payant ou gratuit ?

Un tableau Excel peut vous permettre de garder un œil attentif sur vos prévisions de dépenses et de rentrées. Pensez à garder une marge pour les dépenses imprévues (15 % du budget global semble un pourcentage raisonnable).

Évènement pro : la date

Etape suivante : décider d’une date. Le choix de la date est en effet primordial. Afin d’augmenter vos chances de voir arriver de nombreux invités, quelques dates spécifiques sont à éviter comme :

1. les vacances scolaires
2. les jours fériés
3. les lundis
4. les périodes chargées dans votre secteur d’activité

Pensez aussi à jeter un œil au calendrier événementiel de vos concurrents, cela vous évitera de proposer une date similaire à la leur. Essayez par ailleurs d’opter pour une date qui ne soit ni trop proche ni trop éloignée.

Évènement pro : le lieu

Le choix du lieu est un autre paramètre central qui déterminera grandement la réussite de votre évènement. La nature du site donnera en effet une véritable coloration et une atmosphère à l’ensemble de la manifestation. Salle de réception, parc des expositions, salle municipale, restaurant ou bar privatisé, espace privé… Les possibilités sont multiples. Le tout est de choisir un endroit adapté à la fréquentation attendue et disposant – idéalement – des installations nécessaires à la bonne tenue de votre évènement.

• Le site dispose-t-il par exemple d’un podium ?
• D’une cuisine ?
• D’un emplacement pouvant accueillir une buvette ?
• D’un parking ?
• Est-il facile d’accès pour vos invités ?
• Y a-t-il des transports en commun qui permettent d’y arriver ?

Évènement pro : le rétroplanning

À cette étape de l’organisation, l’établissement d’un rétroplanning peut s’avérer judicieux. De quoi s’agit-il exactement ? Tout simplement d’un calendrier des tâches à accomplir construit à partir de l’échéance, l’échéance étant en l’occurrence la date de votre événement. Il peut prendre la forme d’un document partagé entre toutes les personnes impliquées dans l’organisation et dans lequel seront consignées toutes les étapes à remplir avant le jour J. Le tableur Excel est à cet égard un outil de choix.

Évènement pro : les équipes et prestataires

Recruter équipes et prestataires est ensuite la bonne chose à faire. Si vous disposez déjà d’une équipe de travail, demandez-vous si vous aurez besoin de renfort et si oui sur quels postes. Afin d’optimiser l’organisation et le bon déroulement de votre évènement professionnel, veillez à attribuer un rôle précis et bien déterminé à chacun. Les deadlines de mission doivent être précises également. Nous pensons ici aussi bien aux bénévoles qu’aux animateurs, aux traiteurs qu’aux hôtes et hôtesses… Prestataires et intervenants extérieurs doivent tous être au fait de leurs objectifs.

Évènement pro : la communication

Une bonne stratégie de communication événementielle est cruciale si vous souhaitez attirer du beau monde à votre évènement. Budget et audience- cible sont les deux principaux paramètres qui vont vous indiquer quelle est la meilleure manière de communiquer. Plusieurs médias sont à considérer ici :

• votre site web
• une campagne d’emailing
• vos réseaux sociaux
• d’autres réseaux
• la presse et les RP (relations publiques)

Bien évidemment, une charte graphique et une ligne éditoriale harmonisées sont de mise, afin que l’ensemble de votre campagne soit cohérent et unifié.

Quand arrivera enfin le jour J, briefez vos équipes et offrez le meilleur accueil qui soit à vos invités. Donnez du rythme à l’évènement, proposez des activités adaptées et tâchez d’entretenir une atmosphère conviviale. En suivant cette recette – à adapter au besoin -, vous devriez a priori marquer votre public ! Pour des évènements professionnels mémorables, contactez Moon Event !

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