Comment réussir ses réunions

Rassembler ses équipes pour différents objectifs, des briefings, des brainstormings…n’est pas toujours aisé et enthousiasmant. Pourtant les réunions sont des moments inévitables dans la vie d’une entreprise. Ainsi, nous vous donnons ici nos conseils pour dynamiser vos réunions grâce à de nouvelles opportunités, réussir vos réunions et en faire un peu des événements en soi.

Les réunions d’équipes :

Au sein d’une entreprise, les réunions en équipes sont essentielles. Elles permettent de discuter, de débattre et contribue à aider le salarié dans son travail en lui donnant de nouvelles instructions, en échangeant sur des informations pratiques et utiles. Elles permettent aussi de coordonner l’équipe avec des briefings.

Dans tous les cas, une réunion d’équipe à pour objective d’être productive. Une bonne réunion sera conclue par une satisfaction générale et contribuera à consolider le groupe pour un travail plus efficace. Il est donc primordial d’organiser les réunions avec attention, précision et rationalité.

Comment préparer une réunion ?

Quel que soit le contexte dans lequel vous organisez votre réunion de travail, les personnes invitées et l’objectif de la rencontre…une préparation rigoureuse est essentielle à son bon déroulement. Fixation des objectifs, sélection des participants, compilation de documents utiles…il est crucial de vous assurer que tout sera prêt le moment venu afin de maximiser la productivité
manager-go.com

Anticiper est donc la clé !
En amont, vous devez prévoir un objectif principal pour ne pas vous égarer et faire perdre du temps à votre équipe. Une organisation rigoureuse s’impose et les réunions de dernières minutes doivent être prises de manière exceptionnelles. N’oubliez pas non plus de prévenir votre équipe pour qu’ils puissent eux aussi se préparer.

C’est ainsi que vous parviendrez à communiquer de manière efficace le jour J. De plus, faîtes attention à ne pas enchaîner les réunions. Trop de réunions devient un poids et sont non productives.

Faire de sa réunion un événement

Certains éléments sont incommensurables à une réunion mais si on l’appréhende d’un point de vue créatif, cela peut faire du « bruit » en entreprise et être attractif, réussi.

Les brainstormings

Dans une entreprise, le brainstorming est une technique qui consiste à réunir un groupe de collaborateurs afin qu’ils produisent collectivement un maximum d’idées nouvelles sur un thème donné.
journaldunet.fr

Voici quelques idées pour réussir vos brainstormings :

Proposer aux participants de se mettre à la place de quelqu’un d’autre
Se placer dans le futur
Faire des associations de mots
Exposer un concept en 140 caractères

Animer vos réunions :

La réussite de votre réunion professionnelle repose également sur le lieu ! Sortir des locaux de l’entreprise sera bénéfique et motivera les équipes. Organiser une réunion dans un espace atypique stimulera la créativité des participants.

Vous pouvez organiser des réunions dites incentives, dans des lieux atypiques sur plusieurs jours. Mais vous pouvez également réussir vos réunions au quotidien.

Voici quelques exemples faciles à mettre en place pour réussir une réunion:

Faire une réunion en cuisinant
Faire une réunion dans un café à l’extérieur
Faire une réunion dans un jardin, un parc, etc.

Deux solutions créatives supplémentaires peuvent également dynamiser une réunion : les réunions debout et les réunions en marchant :

Avez-vous déjà entendu parler du stand-up meeting ? Pourquoi ça marche? Tout simplement parce que la position debout – qui fatigue rapidement – incite les participants à aller droit au but.
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Il existe également une forme de réunion nouvelle qui consiste à marcher en abordant des thématiques précises. Ce type de réunion s’applique à un nombre de participants restreint et ne devrait pas excéder 30 minutes. Les collaborateurs sont plus attentifs, détendus et enclins à partager leurs idées ainsi. Cela dynamise et favorise les collaborations.

Nous vous parlions de l’organisation de réunions plénières juste ici.

Organiser et anticiper une réunion

Une fois que vous aurez appréhendé la réunion à sa juste mesure, avec ses règles intrinsèques, vous pourrez être davantage préparé, dynamique et créatif !

En suivant certaines règles, de A à Z vos réunions seront bien organisées et réussies.

Le fonctionnement d’une réunion :

Une réunion commence à partir de deux personnes et il n’y a pas de nombre limité. Ce qui parfois peut rendre la communication entre les participants complexe.

Le but étant de bien clarifier les objectifs en amont auprès de vos collaborateurs afin d’éviter des situations ennuyeuses et/ou inconfortables.

En effet, selon les problèmes à résoudre, les solutions à trouver, les différents profils de participants, une réunion peut bien, comme mal se passer.

Une réunion qui se passe mal est souvent le signe direct d’une mauvaise communication. Il faut que chaque collaborateur puisse avoir un temps de parole équivalent, sans interruptions…et bien sûr, debout ou assis, la prise de notes en réunion est essentielle.

Une réunion réussie ne s’improvise pas. Mais si vous suivez quelques astuces, vous pourriez bien être surpris des bienfaits d’une réunion optimisée. Ainsi, Moon Event est là pour vous accompagner dans l’organisation des réunions, pour petites et grandes entreprises, originales et dynamiques.