Des événements à distance pour resserrer les liens de vos équipes

Durant le confinement, nos échanges, notre communication est repensée. Beaucoup de professionnels se retrouvent chez eux en télétravail. Avec la distance, maintenir les liens avec vos équipes n’est pas toujours évident. Nous vous expliquons ainsi ici pourquoi et comment, même à distance, vous pouvez faire des « événements » et en profiter pour resserrer les liens de vos équipes.

Des événements à distance

Comme en témoigne cet article, en marge des teambuilding, resserrer régulièrement les liens de vos équipes est fondamental ! Et d’autant plus en ce moment avec la distance liée au confinement !

Pourquoi organiser un événement en ligne

Une situation d’urgence – comme ici avec le Covid-19, une obligation matérielle, une stratégie de communication digitale visant à toucher un plus grand nombre de prospects, des participants disséminés géographiquement sont autant d’éléments propices à l’organisation d’un événement virtuel, à distance, plutôt que physique.

De ce fait, selon le contexte et le type d’événement organisé, les objectifs ne seront pas les mêmes.

Organiser un événement en ligne vise notamment à gagner en temps et en flexibilité, gagner en visibilité, renforcer les relations, les liens, pallier l’impossibilité d’organiser un événement physique.

Contrairement aux idées reçues, il y a maints avantages à organiser un événement même à distance :

C’est moins onéreux qu’un événement physique
L’interactivité est renforcée
La flexibilité accrue
La cible peut être davantage élargie
Le R.O.I est optimisé

Il y a juste certaines limites à prendre en compte : la technologie qui n’est pas extensible, la nécessité pour les participants d’avoir le matériel adéquat, des mauvaises utilisations de la part des participants novices et des bugs divers.

Organiser des événements à distance

Comme pour tout événement classique, sachez qu’organiser un événement virtuel et à distance digne de ce nom ne s’improvise pas non plus. Cela s’organise en amont.

Nommez une personne responsable du projet et suscitez l’engagement de la part de vos équipes !

Pour se faire, mettre en place une boîte à idées collective virtuelle peut être intéressante.

Les différents types d’événements virtuels

En fait, il existe déjà professionnellement plusieurs types d’événements possibles à distance : les appels téléphoniques à plusieurs, les webinaires, les salons virtuels, les workshops, les Moocs, les tchats, les réunions à distance… Une fois le type d’événement choisi, on prépare le « programme » de l’événement, le matériel, on envoie les invitations par email aux participants… Et on n’oublie pas de remercier et de faire un débriefing post-événement ! En somme, rien de foncièrement différent d’un événement corporate habituel. Seul le mode de communication change.

Ces types d’événements virtuels – notamment les réunions, les « conference calls » ne sont pas nouveaux.

Organiser à distance des événements de différentes tailles

Même à distance, il est tout à fait possible d’organiser des événements de grande envergure ! Par exemple avec Google Meet, vous pouvez créer des événements, des réunions en ligne avec jusqu’à 250 participants. En outre, vous pouvez penser à organiser un grand événement diffusé en direct qui peut compter jusqu’à 100 000 personnes !

Les bonnes pratiques pour organiser des événements à distance

Il y a simplement quelques bonnes pratiques à connaître pour organiser des événements à distance.

Configurer et tester la connexion internet
Choisir l’équipement adapté
Choisir l’environnement approprié

Le teambuilding à distance

Par exemple, vous pouvez également envisager un teambuilding à distance.

Le team building à distance conserve les fondements de la version traditionnelle. Sa valeur ajoutée se trouve dans l’utilisation des moyens informatiques. Avec un ordinateur, une webcam et un micro – ou via smartphone – il est possible de créer une ambiance conviviale et de resserrer des liens entre des salariés. Les outils numériques sont exploités pour créer des relations virtuelles entre les participants, la visioconférence est le moyen le plus couramment utilisé pour un team building à distance.

Cela va renforcer la cohésion d’équipe, la communication, le bon suivi des projets et des évolutions des équipes.

Vous pouvez organiser en visio des « afterworks », des jeux, des blind test… N’oubliez pas qu’en cette période stressante, vos collaborateurs ont également besoin de décompresser et de ne pas parler que « boulot » en permanence ! Aussi, sachez bien mettre les frontières entre convivialité et sphère qui doit rester personnelle à chacun.

Soyez originaux pour vos événements d’équipes à distance

Le but est de profiter des technologies, du live, de la réalité augmentée… pour être original pour vos événements – même à distance !

Pensez ainsi à organiser aussi des événements en plus, plus particuliers, plus ludiques pour garder le contact humain durant cette période où tout se fait à distance !

Par exemple des « Apéros Skype », des quizz et des jeux via Discord, des Live Instagram où chacun peut être déguisé… Lancez des challenges, des concours photos où vos équipes partagent leur bureau de confinement… Soyez solidaires et créatifs !

Nous espérons que l’organisation et l’intérêt d’organiser des événements même à distance vous aura inspiré. Pour bénéficier de l’expertise de Moon Group, contactez-nous dès à présent !