Événements pro : de l’importance de faire participer les invités !

Elle est bien révolue l’époque des réunions professionnelles au sein desquelles le directeur d’une entreprise délivrait son discours à un auditoire attentif. L’heure est plus que jamais à l’interactivité. À l’intégration des invités dans les débats. À l’échange horizontal lors des événements plutôt qu’à la réception passive d’un message venant des hautes sphères de la hiérarchie.

Le principe de la participation est bien connu : le moment vécu par les invités lors d’une réunion est bien plus impactant s’ils en sont également les acteurs.

Selon qu’il s’agisse de :
– Faire vivre une expérience insolite à vos collaborateurs.
– Resserrer les liens interindividuels au sein d’une entreprise.
– Générer un sentiment d’appartenance à la même entité.
– Ou plus simplement de transmettre un message à une équipe.

Il faudra adapter l’événement à l’objectif en gardant en ligne de mire la notion de participation.
Amélioration des performances, consolidation de la cohésion de groupe et de la fluidité dans la communication entres les équipes sont les principaux avantages d’une réunion collaborative.

En amont même de l’événement, il est primordial de mettre vos collaborateurs en confiance, de les rassurer. Inévitablement, bien qu’il s’agisse de créer un événement convivial, les employés d’une entreprise garderont – peut-être même à leur corps défendant – une retenue professionnelle, un certain sérieux garant de leur légitimité dans l’entreprise.

Ainsi, la phase d’accueil est une étape essentielle pour mettre en confiance les invités. Elle donnera le ton de l’événement : en lui conférant d’emblée un caractère divertissant. On permettra à chacun de se sentir libre de s’exprimer, de rire, d’être détendu en somme. Une fois l’évènement lancé, il sera question d’évacuer toute gêne ou timidité chez les participants. C’est le rôle des animateurs pilotant la manifestation que d’amener progressivement l’auditoire à ce lâcher-prise, à cette spontanéité qui donnera envie aux invités de participer.

Mais de quels types d’événements parle-t-on ici ?
Les modèles de réunions les plus propices à générer de la collaboration sont multiples.

Séminaire interne

Le séminaire interne est certainement le plus connu. Il permet de réunir dirigeants et collaborateurs autour d’une même problématique qu’il s’agit de résoudre ensemble.

Il permet de rassembler tous les membres d’une même entité afin qu’ils apprennent à se connaître à travers des activités (quizz interactifs, sondages, community walls, animations en réalité augmentée, challenges variés, etc). Mais aussi à travailler ensemble, renforçant ainsi le sentiment d’appartenance à une même communauté.

Team building

Le team building, non moins connu, met les participants dans la position d’acteurs principaux de l’évènement. Jeux de réflexions collaboratifs, activités sportives, rallyes, l’objectif étant commun, le sens de la coopération est hautement sollicité.

Le hackathon désigne quant à lui un type de réunion d’experts travaillant main dans la main sur un projet généralement orienté informatique et création numérique.

Tandis que le world café fait référence à un type de conférence au cours de laquelle les participants sont invités à réfléchir à des solutions sur des problématiques variés.

En définitive, quel que soit le modèle choisi, la participation demeure l’élément essentiel de la réunion !

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