Les Event faux pas

En événementiel, l’imprévu est souvent de mise. Chaque événement est unique. Même si un événement n’est jamais parfait, il y a pourtant des erreurs à éviter. C’est ce que l’on appelle les événements faux pas. Ainsi, nous vous expliquons ce qu’est un event faux pas et surtout ce qu’il ne faut pas faire.

Expression « faux pas »

Cette expression, s’utilise au sens propre comme au sens figuré. Au sens propre, c’est le fait d’effectuer un pas qui nous fait tomber, chanceler. Par extension, au sens figuré, elle exprime le fait de faire une faute, commettre un impair ou une maladresse, créant ainsi une situation embarrassante, voire catastrophique.  

En toutes circonstances, les erreurs ont des conséquences plus ou moins graves. Dans le cas d’un événement, selon son ampleur, les erreurs peuvent coûter très cher. En effet, si parmi les métiers reconnus les plus stressants dans le marché du travail, celui d’organisateur d’événements se hisse au 8^ème rang, ce n’est pas un hasard. C’est dire l’importance de ce métier et les qualités qu’il requiert afin d’éviter le plus de faux pas possibles.

Ainsi, voici les points sur lesquels nous vous recommandons d’être attentif afin de limiter les erreurs, les faux pas en événementiel. En effet, conjuguer les différents prestataires, la gestion des invités et gérer le stress qui en découle n’est pas chose aisée.

Le faux pas doit s’éviter en amont

Tout d’abord, tout événement nécessite une bonne préparation en amont afin de clarifier un certain nombre de points. En premier lieu, il faut veiller à ne pas perdre de vue l’objectif de l’événement. Il faut se demander régulièrement si les modalités et le contenu de l’organisation y répondent bien.

Identifier et hiérarchiser les faux pas

Globalement, on peut classer les problèmes sous trois catégories : la gestion des prestataires, les problèmes liés aux convives et les problèmes internes d’une agence. Le but étant de savoir échelonner les problèmes selon leur taux de gravité.

Les plus graves étant la troisième catégorie, car ils remettent directement l’expertise de l’agence en question avec ses vrais faux pas alors qu’ils auraient pu être évités.

Il y aura toujours des surprises, surtout avec les invités mais nous pouvons les rectifier.

Faire face aux faux pas

Voici à présent quelques exemples de ce qu’il faut absolument éviter en événementiel.

Les problèmes techniques

Un DJ et ou des techniciens incompétents sont clairement un faux pas. Par exemple si la musique n’est pas assez présente ou si elle ne correspond pas à l’ambiance. En outre, on assiste parfois à certaines erreurs techniques comme des lumières pas mises en avant ou pas synchronisées.

Combiné à des discours mal préparés, cela laisse un souvenir cuisant à l’assemblée. En effet, Il est primordial d’accorder un maximum de temps à la préparation d’un discours. Un discours non structuré, trop long ou trop court, prend le risque de lasser l’auditeur, de ne pas le captiver. Ne pas laisser la parole ensuite aux participants leur donnerait l’impression de ne pas être écoutés et pourrait les démotiver et ne pas les encourager à revenir à une prochaine soirée ou réunion.

Choisir une mauvaise musique, effectuer des photographies sans éclairage, choisir le mauvais vin en accompagnement…cela laisse clairement sous-entendre que le choix du personnel n’est pas optimal.

Les problèmes organisationnels

Il existe des problèmes qui ne sont ni humains, ni techniques, mais davantage directement liés à l’expertise de l’agence, comme :

• Des erreurs dans les listings
• Des hôtesses non réactives
• Un manque de nourriture

Ce sont des faux pas qu’il est tout à fait possible d’éviter, en étant rigoureux de A à Z, sur le choix des fournisseurs et du personnel, les étapes d’organisation.

Les problèmes liés aux invités

Par exemple, lorsque l’on se retrouve face à une salle vide car personne ne s’est motivé à venir. Ou encore des soucis de comportements, de dress code.

Mais attention, il y aussi les faux pas qui ne laissent aucune trace : networking oublié, nom de l’entreprise visible nulle part…ils se répercuteront davantage sur le long terme.

Les prestataires veillent au faux pas

Plusieurs autres détails font partie intégrante de la réflexion autour de l’organisation de l’événement : les dates, la durée, le nombre de participants, le lieu, le choix des prestataires, les animations, les accessoires…Si le thème de la soirée, la personnalité des convives ou le but de l’événement n’est pas pris en compte, des impairs sont vite commis et gâcheront ce moment qui devait être inoubliable !

Dans tous les cas, il est illusoire de penser que vous pourrez faire tout, tout seul.

Vous devrez recourir à divers prestataires :  traiteurs, techniciens, animateurs, photographes. Différents métiers dont seule l’expertise évite de faire des faux pas en événementiel. D’où l’importance de bien choisir ses prestataires et son agence organisatrice !

En somme, organiser un événement, surtout en évitant les faux pas, est un vrai métier qui ne s’improvise pas, qui requiert une grande expertise et un vrai savoir-faire, pour vous assurer le succès escompté. N’hésitez donc pas à contacter les équipes de Moon Event pour votre futur événement sans faux pas.

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