L’ouverture d’un événement est essentielle dans sa réussite. Il est important de gérer dès le début la venue des invités, de bien les accueillir… L’arrivée en événementielle est fondamentale ! Le but étant que les bonnes personnes viennent et que chacun soit à sa place. Ainsi, nous vous dévoilons nos solutions de professionnels en événementiel afin que l’arrivée de tous se déroule au mieux et soit mieux appréhendée.

Faire venir les invités sur un événement

L’arrivée événementielle

Faites défiler le tapis rouge et affichez vos plus beaux sourires pour l’ouverture événementielle, le début de l’événement.

Conseils, accessoires pour l’arrivée événementielle :

Selon l’occasion et le type d’événement, plusieurs types d’arrivées, d’accueil en événementiel peuvent être envisagés :

  • Tapis rouge
  • Tapis de fleurs
  • Feux d’artifice
  • Paillettes et confettis
  • Sacs à offrir avec des cadeaux

L’arrivée des invités :

Commencez bien sûr par recenser tous les convives qui arrivent. Selon la taille de l’événement, l’émargement peut être fastidieux. Heureusement, il existe de nombreuses solutions d’émargement en événementiel.

Des solutions d’émargement :

Suite logique des listes de participants, l’émargement doit être un passage rapide et efficace pour vos invités. Il est bon de savoir que de l’accueil découle tout le reste de l’événement. En effet, un participant bien reçu sera plus enthousiaste à l’idée d’interagir avec les différents outils proposés durant une conférence ou tout type événement.

-PrezEvent

Avec le digital, il est notamment possible d’effectuer un émargement digital sur tablette et via la technologie du QR code. Remplacez vos feuilles de papier à cocher, par des applications sur des tablettes professionnelles.

Retrouvez des exemples dans cet article.

Accueillir et assurer la gestion des invités en événementiel

Sans vos invités, vos participants, l’événement n’a pas de vie, il n’est presque rien. Il est donc nécessaire de les chouchouter, de prendre soin d’eux, de les aider à passer un agréable moment, à se sentir à l’aise et à se créer des souvenirs.

La gestion de participants à un événement est cruciale dans la réussite de l’événement. Quelle que soit la nature, le lieu ou bien la taille d’un événement, il est avant tout très important de privilégier le confort de ses invités. D’où l’importance des outils et des professionnels expérimentés qui permet de faire face. – idealgourmet.fr

Le jour de votre événement, les participants ont souvent tendance à arriver en même temps. Une bonne gestion de l’accueil est primordiale pour donner une vision positive de votre événement et surtout pour ne pas risquer de leur faire manquer le début ! Et l’intérêt aussi de prévoir un temps suffisant d’installation des participants avant la véritable heure de démarrage.

La sécurité des invités :

Un point très important dans la gestion événementielle des invités, c’est la sécurité. Car une fois qu’on a réussi à générer un nombre important de personnes, il faut bien sûr que toutes soient prises en considération au même niveau. Les invités doivent se sentir à l’aise, confortables, avoir le sentiment qu’une attention toute particulière leur est portée. Et surtout qu’ils soient accueillis dans un environnement sécurisé leur permettant de passer une soirée sereine et en toute quiétude.

Une gestion technique des invités sur un événement

Le but est de personnaliser et d’automatiser au maximum le fait de générer un grand nombre de participants. Par exemple, utilisez un système d’inscription et d’invitation en ligne. Préparez au mieux leur arrivée (comptoirs, personnels d’accueil, signalétique, goodies, etc.), afin que tout soit fait pour leur donner l’envie de revenir !

Un petit conseil : envoyez par email des e-badges avec des QR-Codes à vos participants et demandez-leur de l’imprimer pour le jour J. L’accueil sera ainsi simplifié et également plus agréable pour tous !

Adoptez les nouvelles technologies pour un accueil rapide et personnalisé :

Votre personnel pourra contrôler les accès en un clin d’œil. Il leur suffira de scanner le QR-Code sur les e-badges et de les guider au travers de l’événement. C’est simple et rapide ! Toutes les informations sont directement synchronisées en temps réel avec votre base de données. Vous obtenez alors une vision globale et instantanée des statistiques de votre événement : qui est arrivé ? combien de personnes sont présentes, etc.

Utilisez les nouvelles technologies pour optimiser et fluidifier l’accueil de votre événement. Le travail de votre personnel est simplifié et vos invités vous remercient d’être accueillis comme des “VIP”. Vous pouvez être sûr qu’ils passeront un agréable moment et seront pleinement satisfaits d’avoir assisté à votre événement.

Récapitulatif des objets pour la gestion des arrivées :

  • Badges
  • E-badges
  • Bracelets
  • Tampons
  • Cocardes
  • Lettre d’invitation
  • Cartes d’identité simplement à présenter à l’accueil…

Certaines techniques ont déjà fait leurs preuves… d’autres sont plus récentes !

Nous espérons que cet article vous aura apporté un nouveau regard sur la gestion des invités, comment les amener sur l’événement, bien les accueillir ensuite et assurer le bon déroulement et la réussite de l’occasion. Quel que soit le type de votre événement, n’hésitez pas à contacter les équipes de Moon Event. Nous sommes à votre disposition pour vous aider à chouchouter au mieux vos invités !

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