Gérer et parer les imprévus sur un événement

Mauvais temps, invités surprises, problèmes techniques… il y a toujours des imprévus en événementiel. Il est donc nécessaire pour Moon Event en tant qu’agence événementiel, de savoir gérer les imprévus sur un événement, de parer à l’inconnu, de trouver des parades (voici un top de nos animations en 2017 dans cet article).

Afin d’y voir plus clair et s’organiser dans la gestion des problèmes, on va les classer, les sectoriser, selon leur degré d’importance, d’urgence et du domaine d’intervention, car tous n’ont pas la même priorité.

Problèmes liés aux personnes et sécurité

Chez Moon Event, nous accordons une grande importance à cette première catégorie. Les questions de santé et de sécurité sont primordiales ! Voici quelques problèmes qui peuvent surgir :

Problèmes de comportements de la part des invités
Personnes manquantes
Personnes qui se blessent
Problèmes de santé, allergies
Invités surprises

Les problèmes de sécurité et de santé sont bien sûr à prendre à leur juste mesure. Quant aux problèmes de personnes, il faut rester serein mais agir dans le calme, avec respect et fermeté.

Voici quelques conseils de la part de l’équipe de Moon Event :

Prévoir une trousse de pharmacie
Avoir repéré l’hôpital le plus proche
Prévoir toujours plus et être diplomate

Problèmes de matériel

Malgré tout le soin et le professionnalisme que l’on peut apporter à la préparation d’un événement, tout ne peut être évité, et des problèmes techniques peuvent malheureusement arriver.

Techniques : Larsen, problèmes de son, d’affichage audiovisuel…
Câbles manquants
Visuels manquants

Il est important de toujours faire des tests de scénographie sur le lieu de l’événement plusieurs heures avant l’arrivée des invités. Si malgré tout le problème persiste, nous restons calme et faisons rapidement appel à des substituts, le cas échéant.

Problèmes de logistique

Cela est certes gênant, mais il s’agit peut-être du type de problèmes les plus faciles à gérer et pour lesquels des solutions simples peuvent être trouvées :

Manque de décorations
Manque de chaises
Manque de couverts

Vous aviez beau avoir tout prévu, il manque juste un élément et on a l’impression que c’est le drame ! Pas de panique, il y a toujours des solutions qui viendront pallier au moins en partie le problème et cela n’empêchera pas les invités d’apprécier la soirée, ce qui compte avant tout c’est l’ambiance !

Nourriture

Manque de plats
Manque de bouteilles

Entre les différents prestataires, il arrive qu’il manque des mets lors d’un événement. Ce n’est pas la fin du monde, mais il vaut mieux prévoir de belles quantités…voire prévoir d’autres plats à la place, en cas de grandes faims, des goûts de chacun, d’allergies ou régimes spéciaux éventuels…

Météo

Enfin, un problème récurrent mais indépendant de notre volonté : la météo. Vous ne pouvez pas tout contrôler mais pensez à avoir en réserve des espaces un minimum abrités. Surveillez également au maximum les dates des événements pour prévoir en fonction de la saisonnalité et des prévisions météorologiques.

Anticiper et trouver des solutions

L’événementiel est un métier, chaque événement est différent et il y a des qualités à garder toujours à l’esprit pour réussir vos événements :

Savoir s’adapter
Improviser
Anticiper
Trouver des solutions
Rester professionnel en toutes circonstances
Rester à l’écoute de ses clients et de son équipe

D’une manière générale, pour gérer et parer aux imprévus d’un événement, il est essentiel d’être bien préparé.

Quelques pistes :

Avoir des kits de base préparés
Avoir des animations plus simples en stock
Avoir des plans B, des solutions pour chaque catégorie, partie de l’événement
Avoir une liste prête pour aller chercher en urgence ce qu’il manque chez d’autres prestataires

Communiquer entre vous

Enfin, pour gérer et parer à un imprévu lors d’un événement, il ne faut pas oublier que la communication est clé !

Il faut faire part des solutions, des plans B à son équipe, ne pas être seul au courant des informations. La réussite d’un événement dépend en très grande partie de la cohésion d’une équipe, du partage et de l’envie commune de tendre vers un même objectif d’excellence.

En cas de problème, vis-à-vis des clients, surtout ne pas communiquer son stress.
Puis relativiser, savoir tirer des leçons de ses erreurs, retenir le positif.
En somme, les clients sont toujours prioritaires, surtout par rapport aux problèmes techniques !

Les imprévus font partie de la vie en général et a fortiori feront toujours partie d’un événement, alors autant les prendre avec philosophie et bienveillance ! Peut-être même que vous pourriez avoir la surprise de voir que cet imprévu est finalement un mal pour un bien… Néanmoins, l’objectif reste bien de répondre à toute éventualité.

Quel que soit l’événement, Moon Event, forte de son expérience depuis 2013, entourée d’une équipe de professionnels rompus à toutes les situations, gère et pare à presque tous les imprévus. Grâce à grande expertise, un dynamisme et une humanité constante…, chaque événement aura l’assurance d’être réussi et unique !