Les 5 contraintes à organiser son événement sans agence

Organiser son événement sans agence n’est pas une mince à faire. En effet, une agence événementielle est spécialiste dans l’organisation d’événements. C’est son métier, elle est habituée aux défis de sécurité, de créativité et d’adaptabilité au quotidien. Parfois certes un peu onéreuse, elle est pourtant forte de ses expériences, de ses compétences et de son réseau de prestataires.

Organiser son événement sans agence : organiser son événement

Tout d’abord, il faut comprendre qu’organiser un événement sans agence n’assurera pas les mêmes garanties et réussite quant à l’événement. De ce fait, nous avons relevé cinq contraintes principales à organiser son événement sans agence.

Être “responsable n°1” en cas de problème

Ce n’est pas pour rien si être organisateur, chef de projet événementiel est un vrai métier. Un métier prenant, challenging – où il faut s’adapter et improviser en permanence – et à responsabilités. En effet, le facteur X, l’imprévu, survient toujours.

Alors que les amateurs, non-organisateurs ne sont pas protégés en cas de problème majeur, faire organiser votre événement par des professionnels est donc avant tout un gage de sécurité et de fiabilité.

En effet, en cas de problème, l’organisateur est le responsable n°1.

Forte de son expérience, une agence événementielle anticipe les problèmes, les failles, sait s’adapter et se préparer « au pire ». En outre, elle a l’habitude de différentes situations que vous ne soupçonnez peut-être même pas.

Par exemple, des intoxications alimentaires et allergies, des vêtements perdus, des blessures, des accidents lors de transferts, des annulations de vols, des problèmes techniques… Une agence événementielle a toujours des solutions et des plans B !

Assurance Responsabilité Civile Organisateur

De plus, une agence événementielle a la responsabilité directe d’assurer la sécurité des invités et de devoir faire respecter les obligations légales en la matière – règles de sécurité, de surveillance, capacité d’accueil, respect des heures d’ouverture et de fermeture…

Ainsi, sachez qu’il est obligatoire de souscrire à une assurance spécifique appelée « Responsabilité Civile Organisateur » (RCO). Ce contrat profite exclusivement aux invités. Cette assurance couvre les dommages corporels, matériels et financiers causés à des tiers si votre responsabilité en tant qu’organisateur est engagée durant ledit événement.

Par exemple, les dommages matériels et/ou corporels y compris durant le transport, les incendies, les dégradations, les dommages aux biens confiés, les intoxications alimentaires, les atteintes à l’environnement.

Avoir des contraintes réglementaires du lieu de l’événement

Organiser son événement sans agence c’est également prendre le risque d’être surpris par des contraintes réglementaires quant au lieu de l’événement que l’on convoite.

Le Code de la construction et de l’habitation (CCH) définit les établissements recevant du public (ERP) comme :

Tous bâtiments, locaux et enceintes dans lesquels des personnes sont admises, soit librement, soit sur invitation, soit moyennant une rétribution… 

Code de la construction et de l’habitation

Le classement des ERP se fait par catégories. Dans le secteur de l’événementiel, il en existe 3 :

• Établissements spéciaux de plein air
• Chapiteaux/ tentes et structures
• Salles de conférences/de spectacles

Chaque catégorie a notamment un seuil maximum de personnes pouvant être accueillies.

Si votre événement est en intérieur, vous devez appliquer la réglementation de sécurité de l’ERP correspondant. Chaque établissement a son règlement de sécurité propre.

Néanmoins, si votre événement est en extérieur, aucune réglementation de sécurité n’est obligatoire puisqu’il ne s’agit pas d’un ERP. Cependant vous devez tout de même aux règles de sécurité de base pour vos invités.

Organiser son événement sans agence : assurer la prévention et l’accessibilité lors de l’événement

La sécurité est fondamentale en événementiel. Et c’est un vrai problème lorsque l’on ne s’y connaît pas suffisamment sur le sujet.

Par exemple pour la sécurité des installations électriques. En effet, il y a toujours des risques d’électrisation, d’électrocution, d’incendies. Le contrôle des installations électriques demeure obligatoire.

En outre, il va vous falloir assurer la prévention incendie. Non seulement il faut vérifier avec le propriétaire du lieu la présence d’extincteurs en cas d’incendie mais également évaluer le risque de réaction au feu des différents matériaux présents.

Et si vous incluez des animations avec du feu et des feux d’artifices pour votre événement, il faudra redoubler de vigilance.

Par ailleurs, l’accessibilité est également importante. Ainsi, il faut veiller à vérifier les différents accès, la présence de sorties de secours. De plus, il faut mettre en place des dispositifs spécifiques pour assurer l’accessibilité aux personnes à mobilité réduite.

Si votre événement d’entreprise rassemble plus de 1500 personnes, mettre en place un dispositif de secours est obligatoire. Ce poste de secours doit être assuré par une association agréée sécurité civile, comme par exemple la Croix Rouge.

Pour la sécurité elle-même, il vous faudra engager des agents de sécurité – ou vigiles – notamment pour la vérification des sacs à l’entrée et en accord avec le plan Vigipirate.

Garantir un séjour ou voyage d’entreprise

Une autre contrainte majeure par rapport au fait d’organiser un événement sans agence événementielle concerne les séjours et voyages d’entreprise. En effet, en combinant transport et logement sur plusieurs jours, l’organisateur est considéré comme un opérateur de voyages et de séjours. Cette activité est aussi réglementée.

La demande d’immatriculation obligatoire s’effectue auprès d’Atout France. En plus d’établir avec une compagnie d’assurance un contrat de Responsabilité Civile Professionnelle, il faut obtenir une garantie financière provenant d’une société spécialisée.

Vous devez avoir recours à une garantie financière si votre événement inclut un voyage.

Garantie financière, garantie des services et garantie des fonds déposés

La procédure réglementaire est contraignante, ce qui explique que seules les agences événementielles sérieuses respectent réellement la législation en vigueur. Il y a trois garanties à avoir dans le cas des voyages d’entreprises : la garantie financière, la garantie des services et la garantie des Fonds Déposés.

Organiser son événement sans agence : ne pas bénéficier des conseils d’une agence

Globalement, non seulement la procédure est compliquée, mais qui plus est, lorsque vous organisez en interne, par vous-même, votre événement sans agence – corporate ou non – vous ne bénéficiez pas de conseils et de recommandations majeures.

En voici quelques exemples :

• La créativité d’une agence dans la conception de l’événement – proposition du lieu, choix des animations
• L’expérience dans le pilotage de l’événement le jour J – gestion des imprévus, respect du déroulé
• Le carnet d’adresses – sites originaux, artistes qualifiés, techniciens, intervenants de qualité
• Le regard extérieur, expérimenté de l’agence événementielle, qui la rend plus à même de répondre aux objectifs de l’événement – cohésion, notoriété…

En fait, en plus de la longue liste des contraintes réglementaires, tout doit être maîtrisé… N’hésitez donc plus à vous faire aider par une agence événementielle dont c’est le métier ! Enfin, il ne faudra pas non plus oublier comme ici de communiquer tout au long de votre événement : avant, pendant et après.

En somme, il existe 5 contraintes principales d’organiser un événement sans agence événementielle. Mais par ricochets, il en existe bien plus ! C’est pour cela que les agences événementielles comme la nôtre, sont toujours nécessaires et justement reconnues pour leurs compétences, expérience et savoir-faire.

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