En cette période de crise sanitaire due à l’épidémie du coronavirus Covid-19, le secteur de l’événementiel est très impacté à différents niveaux. La transformation digitale est accélérée en entreprise et les événements se digitalisent. Le digital n’est ainsi plus simplement qu’une partie de l’événement, il constitue le support principal de l’événement lui-même. C’est pourquoi, nous faisons ici un éclairage davantage centré sur les événements digitaux. Comment les organiser au mieux et quels sont leurs enjeux ?

Les événements dits connectés

Les événements dits connectés

Tout d’abord, l’événement digital doit rassembler et marquer les esprits tout autant que vos événements physiques. Il doit faire vivre et faire vibrer vos invités avec la même intensité !

« Aujourd’hui, rares sont les événements qui ne soient pas connectés. Le secteur de l’événementiel l’a bien compris, proposer des événements connectés est la garantie de nouvelles opportunités pour les visiteurs ; ainsi que pour les exposants. »

Internet Anywhere

Pour cela, l’événement digital doit être pensé en amont.  Il ne doit pas être une simple transposition de votre événement physique. Contrairement aux événements habituels, vous n’avez pas la main sur vos convives. Leur volonté de quitter l’événement est beaucoup plus libre. Vous devez donc captiver l’audience de façon continue grâce à un scénario bien élaboré.

L’événement en ligne n’est pas un processus toujours facile. Un événement digital abouti requiert des compétences techniques ou encore organisationnelles. Tout comme pour l’organisation d’un événement physique, un vrai événement digital réussi ne s’improvise pas !

Organiser un événement digital

Pour pérenniser le lien, l’événement digital est la solution la plus adéquat ! L’événement prend lieu dans un cadre plus sécurisé, permettant facilement le respect des règles sanitaires ! En revanche, attention son organisation n’est pas moins technique que celle utilisée pour un événement dit classique. 

5 étapes pour un événement efficace !

Étape 1

Tout d’abord, vous devez veiller à choisir le bon lieu pour votre événement digital. En effet, pour un tournage optimal et qualitatif, vous devez équiper techniquement votre lieu. Pour cela, Moon Event vous propose plusieurs types de speaker room : le plateau LED, le plateau ultra léger ou encore le plateau Mapping. Nos plateaux TV assureront une bonne captation image et une bonne captation son, tout en plongeant le speaker dans un décor adapté.

Vous pouvez également faire vivre votre événement dans une pièce quelconque, votre bureau, votre salle à manger ou encore votre salle de réunion. Le lieu importe peu tant que l’équipement est approprié. Par exemple, il est évident qu’une très bonne connexion internet est indispensable. Vous devrez donc veiller au bon fonctionnement de l’équipement technique nécessaire : réseau internet, bornes wifi, routeurs, téléphones…

Étape 2

Une fois installé confortablement dans un lieu adapté il vous faudra choisir un mode de diffusion. Sur quel support souhaitez-vous retrouver vos invités ? Quelle plateforme choisir pour les accompagner tout au long de l’événement ? En fonction de vos objectifs, de vos cibles, et de vos envies nous vous conseillerons afin de choisir le support le plus adéquat.

Étape 3

Comme lors d’un événement classique, il faut ensuite faire plonger les convives dans un univers à part, qui est le vôtre ! Lorsque les invités se connectent, il est essentiel qu’ils  retrouvent le thème de votre événement. Vous devez donc créer des visuels graphiques  en amont pour que les participants retrouvent vos couleurs, vos images et vos idées. C’est cette thématique unique qui fera de votre événement un moment mémorable.

Étape 4

Concevoir le contenu de l’événement. Étape essentielle du processus, c’est ici que réside toute la difficulté. Vous devez proposer un contenu original et captivant car le digital peut vite devenir ennuyant s’il n’est pas bien maitrisé ! Vous devrez alors choisir, dans un premier temps, la personne la plus compétente pour animer votre événement. Elle sera le lien direct entre vous et vos invités et devra alors être dynamique pour assurer une bonne fluidité. Un scénario et des animations devront également être crées pour multiplier les moments d’interactivité, d’échange et de partage entre vos invités. En bref, vous devez élaboré un contenu solide.

Étape 5

Enfin, ne laissez pas au hasard l’élaboration de votre budget. Grâce au digital vous allez pouvoir faire des économies sur de nombreux points organisationnels (location de salles, traiteur, déco…). Néanmoins, ne pensez pas que les dépenses vont être nulles ! Elles seront effectuées sur d’autres prestations et seront nécessaires pour un rendu professionnel et remarquable.

N’oubliez pas de promouvoir, en amont, votre événement sur les médias les plus adaptés !

Les spécificités et avantages des événements digitaux

L’un des grands avantages d’un événement digitalisé est sa flexibilité et adaptabilité au nombre de participants. L’évolution du nombre de participants par exemple ne remettra pas en question, à la dernière minute, la capacité du lieu d’accueil. Il n’est pas besoin de surface particulière, d’un lieu dédié à un effectif plutôt qu’un autre, puisque tout se passe à “distance”.

En outre, un événement digital, en ligne, permettra aux personnes invitées d’y participer, quel que soit le lieu où elles se trouvent. Plus de perte de temps en transport, plus de coûts de voyage, de barrières géographiques empêchant certaines personnes de participer.  

Les formes des événements digitaux

Les formes des événements digitaux

Les événements digitaux prennent aujourd’hui de plus en plus de formes différentes :

  • Webinaires
  • Webcasts ;
  • Conférences en ligne ;
  • Tables rondes ;
  • Interviews ;
  • Formations ;
  • Salons…

L’innovation de Moon Event pour vos événements digitaux

L’innovation de Moon Event pour vos événements digitaux

Pour pallier aux problématiques actuelles, Moon Event a créé une solution digitale innovante, une alternative à la prise de parole événementielle : l’événement digital sur des plateaux tv. En effet, l’événement digital vous permet de prendre la parole auprès de votre audience avec les mêmes dispositifs qu’une convention mais à distance.

Conscients que l’exercice peut s’avérer complexe pour des acteurs de l’événementiel qui ne sont pas forcément habitués aux studios de captation, nous pouvons vous guider dans la préparation de votre prise de parole :

 • Adaptation des présentations

• Création graphique des décors vidéo

• Attitude, Rythme, Intonation

Le but étant que malgré la distance, le message reste audible, intéressant, instructif.

Il existe plusieurs types de plateau tv pour vos événements digitaux : le plateau Led, le plateau Ultra Léger et le plateau Mapping.

Cela peut donc aller d’un simple plateau permettant à une ou deux personnes de s’exprimer. Pour cela, une décoration minimaliste suffit : une table et un écran de projection. Pour des interventions requérant davantage d’impacts, ou à budgets plus importants, l’entreprise pourra donner la préférence à un plateau plus professionnel, donnant l’impression d’être sur un plateau télévisé.

Dernier aspect et non des moindres, aucun événement digitalisé ne sera possible sans disposer d’une très bonne connexion internet. Pour cela, vous devrez veiller au bon fonctionnement de l’équipement technique nécessaire : réseau internet, bornes wifi, routeurs, téléphones… Il est donc particulièrement recommandé de faire appel à des professionnels pour un événement digitalisé réussi !

Nous espérons que vous ferez appel à nos équipes pour tous vos futurs événements digitaux !

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