Les meilleurs outils pour réussir vos évènements

Les meilleurs outils pour réussir vos évènements

Se lancer dans l’organisation d’un évènement n’est pas toujours chose aisée, y compris pour ceux qui y sont habitué ! Pour peut qu’on néglige tel ou tel paramètre, cela peut même se transformer en véritable casse- tête ! Bien heureusement, il existe de nos jours une belle variété d’outils de gestion imaginés pour faciliter la tâche des organisateurs d’évènement. De fait, la plupart du temps, en recourant à un tableau de calcul bien pensé, chaque étape de la préparation reste sous contrôle. Entrons un peu plus dans le détail en nous penchant sur chaque temps de l’organisation d’un évènement.

Un outil de planification général

La toute première chose à faire pour un évènement réussi est de le planifier avec autant de précision que possible. Toutes les tâches à effectuer doivent être décrites clairement et consignées dans une liste. Une feuille de calcul classique vous sera ici d’une aide remarquable.

Elle vous permettra de :

• Créer une liste de tâches détaillée. Chaque étape de l’ensemble de l’organisation y apparait, de la réservation du lieu à la logistique, en passant par la communication.
• Attribuer les rôles. Chaque membre de l’équipe se voit attribuer la responsabilité de telle et/ou telle tâche. On évite ainsi aussi bien les doublons que les oublis.
• Fixer les deadlines pour chaque action. Cela permet de garder le bon tempo dans le calendrier général.

Bref, cette première étape de planification de l’ensemble des tâches, dates et personnes impliquées dans l’organisation de l’évènement est primordiale. A ne pas négliger !

Le planning horaire du jour J

Tous les organisateurs d’évènement vous le diront : la réussite d’un événement dépend largement d’une coordination minutieuse de chaque étape. Aussi, afin de ne rien laisser au hasard, quel meilleur outil qu’un planning détaillé de chacune des phases importantes de votre événement, depuis l’installation jusqu’à la clôture ?

Le simple fait de voir inscrit clairement, noir sur blanc, le déroulé complet de l’évènement vous permettra de limiter les risques de dérapage. C’est la fameuse feuille de route d’un évènement. Le détail de chaque action, heure après heure, doit y être consigné !

Astuce futée : pensez à ajouter des couleurs à votre planning, cela la rendra plus lisible. Jaune pour le montage/démontage, vert pour l’accueil invités, bleu pour les animations, rouge pour le traiteur, etc. Attribuer à une personne la gestion générale de la logistique peut également être une bonne idée.

La liste d’invités

Aussi étonnant que cela puisse paraitre, la gestion de la liste des invités n’est pas toujours la tâche la plus simple. C’est surtout vrai lorsque la quantité de participants est élevée et que les attentes de chacun d’entre eux ne sont pas nécessairement les mêmes. Recourir à une feuille de calcul peut ici aussi s’avérer utile. Elle permettra d’y faire apparaitre les informations essentiels de chacun des invités :

• nom
• occupation professionelle / poste
• coordonnées
• préférences alimentaires (détail plus crucial qu’il n’y parait)

Des outils spécifiques existent pour vous assister à cette étape de l’organisation. Ils permettent d’envoyer des invitations ciblées et sur mesures (selon les filtres choisis) mais aussi de suivre en temps réel les réponses et donc de maintenir un suivi clair du nombre de participants.

Le budget, un aspect central de l’organisation

Absolument centrale, la question du budget doit être traiter avec le plus de précision et d’anticipation possible. Afin de gérer au mieux vos dépenses et entrées d’argent, voici quelques bonnes pratiques à mettre en œuvre :

• Faire la liste de toutes les dépenses. Chaque coût doit être répertorié : location, restauration, animations, ainsi que les petites dépenses qui mises bout à bout ne sont pas si anecdotiques (fleurs, bouteilles d’eau, mobilier, goodies, etc.).
• Prévoir une marge d’imprévu (10 à 15 % de votre budget). On pense ici à des oublis ou des objets cassés.
• Détailler chaque dépense. Optez pour une liste détaillée plutôt que pour des postes de dépenses groupés. Vous aurez ainsi une estimation de vos dépenses bien plus proche de la réalité.
• Suivre les dépenses en temps réel. Avec une feuille de calcul type Google Sheets, vous pouvez garder à l’œil l’état de vos dépenses en direct et ajuster si besoin. Un document à partager avec toute l’équipe !
• Anticiper les no-show. On considère que pour un évènement gratuit, 30 à 50 % des invités ne viennent pas. En relançant régulièrement les intéressés vous pourrez réduire ce taux. Ou bien envisagez de rendre votre évènement payant.

Quelques outils bien utiles

Voici quelques outils très utiles pour tout ce qui touche à l’organisation d’évènement :

• Trello. Pour visualiser vos tâches, cet outil est idéal ! Il permet de créer des tableaux où les tâches sont représentées par des cartes. Bien pensé pour avoir une vue d’ensemble sur l’organisation.

• Notion . Un allié tout-en-un très pratique permettant de créer des espaces de travail collaboratifs. Documents, listes de tâches, tableaux, notes partagées.

• Todoist . Outil minimaliste mais néanmoins bien fait, il permet de ne jamais rien oublier ! Les tâches y sont ordonnées de manière claire et des rappels automatiques permettent de rater aucune étape.

• Monday . Un outil de gestion efficace pour le travail en équipe. Fonctionnalités avancées pour le suivi et la planification de tâches et pour la gestion des ressources. Co-lla-bo-ra-tif !

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