Avec la transformation digitale que rencontrent les entreprises et les secteurs d’activité en 2019, on cherche de plus en plus à automatiser les processus et ce n’est donc pas un hasard de se poser la question et de faire également un état des lieux de la manière dont cela se passe, comment on s’organise en événementiel. Ainsi, il existe de nombreux logiciels qui aident à automatiser l’organisation de vos événements…

Les logiciels en événementiel

Logiciels, Plateformes et Automatisation

Logiciel événementiel

En 2019, il existe plusieurs logiciels de gestion d’événements. Cela contribue à un gain de temps, un meilleur contrôle de tous les aspects logistiques et organisationnels d’un événement, à une simplification et une dynamisation événementielle.

Les logiciels événementiels permettent un contrôle sur chaque étape de l’organisation de vos événements, tels que :

  • Le choix du lieu
  • La communication avec les participants
  • La logistique et le suivi
  • La personnalisation
  • La gestion des données…

Avec l’utilisation de logiciels événementiels, de processus de simplification et d’automatisation, le but est d’allier efficacité, flexibilité, originalité et maîtrise des coûts.

« Les logiciels SAAS pour l’événementiel s’inscrivent tout simplement dans l’air du temps, en mêlant externalisation informatique et nécessité du déploiement rapide de vos événements »

Culture Evènement

Ce qui n’empêche pas d’avoir un suivi, un regard et une expertise humaine comme celle de Moon Event pour superviser et sublimer votre événement !

Les site web pour votre événement :

Les logiciels d’aujourd’hui permettent de créer un site web unique et personnalisé pour votre événement. Le web permet d’avoir une gestion « externe », organisée, centralisée. Il doit comporter :

  • Les informations importantes
  • Le programme de l’événement
  • Les invitations, la liste des participants
  • Et même permettre par exemple, la mise en ligne des photos et vidéos post événement

Logiciels et plateformes en événementiel

A la suite des logiciels et plateformes à proprement dits réservés à l’organisation et comme extension de l’événement en soi, il existe d’autres types de supports digitaux très propices en événementiel aujourd’hui.

  1. Mini-site dédié

Un mini-site est une version simplifiée par rapport à un site web traditionnel et généralement il est beaucoup plus dynamique et interactif, directement lié à votre événement.

« Un mini-site est un ensemble de pages internet spécifiquement développé pour servir de landing page lors d’une campagne de publicité ou marketing direct ou créé à l’occasion d’un événement. La création d’un mini-site lié à une opération événementielle permet également d’utiliser un nom de domaine spécifique et mémorisable qui peut être utilisé dans le cadre d’une campagne de communication. Les mini-sites ont souvent une durée de vie limitée » – Définitions-marketing.com

Le mini-site invite l’internaute à se projeter directement dans le futur événement. Il a ce ôté attractif de l’éphémère, des contenus spécifiques et une navigation simplifiée, agréable.

Application événementielle

Il existe de nombreuses solutions d’applications événementielles pratiquement déjà faites et sur-mesure. Et ce, avec différents modules : par exemple, les exposants, les murs de sondages et votes, les conférenciers, les inscriptions aux sessions, les points d’intérêt…

Cela aide à la gestion d’événements avec des fonctionnalités agiles…

Les applications événementielles constituent des outils de vos événements.  C’est une nouvelle tendance qui suit une nouvelle ère du digital.

Les applications, comme les mini-sites sont personnalisés et la mise en place rapide.

Les logiciels, mini-sites et applications sont pour tous types d’événements :

  • Soirées d’entreprise
  • Séminaires
  • Conférences & cocktail
  • Congrès & conventions
  • Evénements sportifs
  • Salons…

Organisation et animations « automatiques » en événementiel

Une fois que l’on a compris l’aspect technique, on peut d’autant plus comprendre l’organisation et l’application d’animations « automatiques », digitales en événementiel.

  1. Les plénières connectées

« La convention plénière est « le moment idéal pour faire passer votre message dans un cadre différent […] une fois votre problématique définie et les sujets que vous souhaitez abordés bien calés, reste à réfléchir à la façon de faire passer vos informations ». – Actionco.fr

Les logiciels et plateformes digitales sont ainsi de super innovations pour rendre plus vivantes les plénières, ces assemblées d’entreprises où tout le personnel se retrouve. Souvent jugées formelles et ennuyeuses, les plénières connectées constituent un nouveau souffle.

Nous vous parlions de techniques similaires juste ici.

Il est fondamental soigner le déroulé de la plénière. Voici quelques conseils :

  • Capter l’attention.
  • Prévoir des pauses.
  • Créer du rythme.
  • Avoir des Discours forts et une mise en scène attractive.
  • Faire appel à un professionnel pour l’animation de la plénière.

Les votes interactifs

Le but des votes interactifs, aujourd’hui automatisés et de plus en plus dynamiques, est de faire participer l’auditoire. Cela peut s’effectuer sous plusieurs formes : questions/réponses, quizz, par des supports comme le boîtier de vote…

Le boîtier de vote interactif :

 « Le boitier de vote interactif est une solution de vote permettant aux participants d’une réunion ou d’un congrès de répondre à des questions en direct, grâce à des boitiers de vote individuels. Souvent intégrés dans un logiciel de présentation, les résultats peuvent être affichés instantanément… le vote interactif constitue un outil parfaitement adapté à la formation professionnelle, ainsi qu’aux opérations de marketing et de communication ou aux assemblées générales » – Wikipédia

Votes, tests, sondages et jeux interactifs, de nombreuses solutions digitales existent pour organiser le vote de vos réunions plénières et pour animer tous vos événements professionnels et/ou festifs en général. Gagnez du temps et de l’interaction.

Quelques interactions classiques :

  • Vote
  • Quizz
  • Jauge
  • Ranking
  • Nuage de mots
  • Questions du public

Nouvelles interactions digitales :

  • Pixel
  • Wall
  • Selfie
  • Words
  • Mood

Save the date groupés

Enfin, la bonne réussite d’un événement se joue dès le lancement des invitations, et la gestion via plateformes et logiciels, des convives.

Faites des “invitations”, des réservations, par des envois « Save de date », groupés.

Réservez la date à l’avance, de façon originale pour vous et vos convives :

  • Faire part de mariage
  • Vidéo
  • Badges
  • Magnets

Nous espérons que cet article vous aura aidé à comprendre l’intérêt des logiciels, plateformes et de l’automatisation en événementiel. Bien sûr, Moon Event vous accompagne dans l’organisation de vos événements de A à Z mais certaines techniques digitales types sont pratiques et apportent même une expérience unique.

Partagez cet article !

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée.