Pour une plénière ou une convention, il est fondamental de bien s’organiser, aussi bien en amont, que pendant le déroulement de l’événement. Il y a de nombreux facteurs qui entrent en jeu, tant humains, que techniques ou logistiques… Ainsi, plusieurs interventions et opérations contribuent grandement au succès des plénières. Dans cet article, nous vous dévoilons les contraintes d’organisation des plénières…

L’organisation de plénière : les différentes étapes et la scénographie

Afin de comprendre comment organiser une réunion plénière, il s’agit d’aborder ce que ce type d’événement même implique.

La réunion plénière est un type d’événement bien particulier. Les réunions plénières sont organisées régulièrement, selon la taille de l’entreprise. Elles réunissent l’intégralité des acteurs d’une entreprise : salariés, représentants du personnel, dirigeants…

« Peut-être avez-vous déjà entendu parler de réunion plénière comme une assemblée plénière ou une conférence… attention certaines de ces réunions répondent à des obligations légales, d’autres non. Ce peut être également l’occasion pour le dirigeant de l’entreprise de réunir l’ensemble de ses salariés dans l’objectif de promouvoir un projet d’entreprise ou de nouvelles orientations » – privateaser.com

Trois points sont essentiels à garder à l’esprit dans l’organisation d’une plénière :

  • Avoir un programme ou ordre du jour clairement établi
  • Avoir une salle de réunion réservée en avance et adaptée aux besoins de la réunion plénière
  • Avoir une animation soignée pour conserver l’attention de l’assemblée

A ces trois points viennent s’ajouter des éléments essentiels et relatifs à tous types d’événements comme :

  • Le nombre de participants
  • Le choix du lieu
  • La logistique et les choix de matériel
  • L’instauration d’animations et d’une scénographie…

La scénographie est un point clé de l’organisation d’une plénière.

Que ce soit pour des grandes groupes, par exemple Europcar France, Bouygues Bâtiment, GoodYear, Veolia… ou de plus petites entreprises, chaque scénographie va être judicieusement pensée pour une réunion plénière…et plus particulièrement pour une plénière connectée !

Les intervenants dans l’organisation et le déroulement d’une plénière

Voici différents profils d’intervenants pour lesquels opter pour votre plénière :

La Topeuse :

La topeuse est la personne qui donne les « top départ » aux techniciens et aux régisseurs d’un événement. Elle est responsable du respect du « timing » d’un événement et tout particulièrement lors d’une plénière par exemple.

La Régie événementielle :

L’ensemble des régisseurs techniques en charge de la mise en place, du fonctionnement de toute la partie audiovisuelle : éclairage, son, écran… Lors d’événements professionnels, la régie est essentielle.

Les Coachs :

Des experts et intervenants extérieurs sont généralement sollicités pour animer certaines conférences et pourquoi pas également des plénières et des conventions.

Enfin, vous pouvez aussi penser à faire appel à une personne « Ice Breaker » pour commencer l’événement.

« Comme son nom l’indique, il sert à rapidement briser la glace entre les participants et à créer des équipes dans l’enthousiasme, par exemple pour un team building. Des exercices sont reconnus pour favoriser l’attention et le lien » – Olivier Bière.com

Certains groupes et agences ont bien compris l’intérêt de se positionner sur la dynamisation des réunions plénières.

Retrouvez-en quelques exemples sur cet article.

L’organisation d’une plénière connectée avec installation vidéo

En s’appuyant sur la vidéo et le digital, on assiste désormais à des plénières dites connectées. Ces événements s’organisent en avance, et on instaure même des « teasers » avant l’évènement. En communication, le teaser sert à attirer l’attention du public et susciter sa curiosité afin de le convaincre à « mordre à l’hameçon ».

Ainsi, cette étape est essentielle pour se démarquer et faire venir les participants avec enthousiasme !

Pour les teasers vidéo, écrivez un scénario au préalable. Ce qui est important c’est que la vidéo présente bien l’événement, ici le but de la réunion plénière en question. Cela doit être informatif et divertissant pour donner envie à vos collaborateurs de venir. La vidéo ne doit pas être trop longue pour susciter leur intérêt d’en voir plus.

Une fois le jour J, continuez à miser sur la vidéo avec par exemple des dispositifs de retransmission !

« Savez-vous qu’au bout de 30 minutes de plénière, la courbe d’écoute de vos collaborateurs chute ? Vous voulez mettre en lumière les idées clés de votre plénière ? Testez l’illustration de vos idées en direct de votre événement. Une recette magique pour capter l’attention de vos collaborateurs. Qui dit plénières collaboratives dit aussi outils collaboratifs. Créer de l’interactivité avec votre public maximisera l’impact et la mémorisation de vos messages » – Edifia.fr

Dispositifs de retransmission – vidéos en direct :

  • Caméras avec retransmission en direct sur YouTube
  • Smartphones avec retransmission en direct sur les réseaux sociaux
  • Une page d’événement diffusé en direct

Nous espérons que cet article vous a permis de prendre davantage la mesure des organisations de plénières, connectées ou non, ainsi que des conventions. Chaque détail a son importance et peut faire la différence pour votre événement. C’est pour cela que nous vous conseillons fortement de vous appuyer sur une organisation et/ou un réseau d’intervenants professionnels en événementiel. N’hésitez pas à faire appel aux équipes de Moon Event pour anticiper la réussite de vos plénières !

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