Outils événementiels

En événementiel, l’organisation et la gestion de projet sont essentielles. Ainsi, afin de faciliter le travail des professionnels pour vos événements, il existe de plus en plus d’outils et de méthodes pour suivre l’avancée des projets et des prestataires, gagner en productivité…Nous vous présentons ici les outils principaux.

Outils événementiels : gestion de projet

La gestion de projet est une partie importante en milieu professionnel et encore plus en événementiel. En effet, de nouveaux projets et événements uniques naissent et doivent être mis sur pied en permanence. Grâce au numérique, aux transformations digitales, la gestion de projet se dématérialise aujourd’hui de plus en plus.

Gestion de projet

Qu’est-ce que concrètement la gestion de projet et comment se traduit-elle en événementiel ?

La gestion de projet c’est l’ensemble des moyens humains, logistiques nécessaires afin de créer un projet dans les délais. Des méthodes et outils de gestion de projet sont ainsi utilisés en entreprise, en agence pour permettre une meilleure gestion et organisation du déroulement des projets professionnels, et ici événementiels.

Cette partie doit maîtriser chaque phase du projet : planification d’un calendrier et de tâches, suivi des deadlines, anticipation et installation des ressources…C’est complexe.

D’où l’intérêt d’utiliser des outils et de faire appel à une agence événementielle comme en témoigne cet article.

Outils gestion de projet

De manière générale, les outils utiles se divisent en quatre catégories : les outils web, les outils – et logiciels – de graphisme, les logiciels de bureautique et les outils « connectés » ou collaboratifs.

Et ici, on ajoute les outils spécialisés, dédiés au secteur particulier de l’événementiel.

Les outils utiles en événementiel : graphisme et gestion web

A présent, on peut se demander quels outils utiliser en agence ? D’abord pour la création des supports de communication événementielle.

Les logiciels de graphisme

C’est la suite Adobe qui va majoritairement être utilisée. Elle se compose de plusieurs logiciels. Pour le graphisme, l’esthétisme ; Photoshop, Indesign et Illustrator sont particulièrement intéressants et répondent bien aux exigences événementielles !

Grâce à la suite Adobe, les professionnels en communication événementielle peuvent suivre, s’occuper de tous les projets, futurs événements, sur de mêmes logiciels. Ces outils permettent ainsi de créer des visuels originaux, uniques, aussi bien destinés à l’impression, qu’au web.

Illustrator est un logiciel d’infographie qui permet de créer des illustrations vectorielles précises, personnalisées. On peut ainsi créer des logos, des icônes grâces à ses fonctionnalités de dessin. Et l’imprimer en bonne qualité sur n’importe quel support !

Photoshop est un excellent logiciel de création à partir de photos, d’images. Les fonctionnalités de retouche et d’arrangements sont très performantes pour créer des œuvres et des événements inédits.

Indesign est l’outil idéal pour créer des documents de plusieurs pages avec textes, illustrations, images, photos. Vous pouvez positionner tous vos éléments créatifs avec une grande précision et une mise en page optimale.

Tous supports print et numériques sont possibles : brochures, catalogues…

Les outils de bureautique

Bien évidemment, il ne faudra pas oublier la suite Office avec Word, Power Point et Excel. PowerPoint est très utile pour ébaucher des présentations, des ébauches de l’événement ; et Excel pour le suivi de la recherche de lieux, du budget, du rétro-planning.

Les outils collaboratifs et de stockage

Pour se connecter, stocker et travailler entre professionnels d’événementiels, nous vous recommandons d’utiliser les outils suivants : google drive, dropbox, voire un serveur interne selon la taille de l’agence.

Google Drive

Grâce à votre compte Google, vous pouvez bénéficier d’un espace de stockage numérique mais également collaborer et travailler en ligne. Grâce à Google Drive, vous pouvez créer vos fichiers d’écriture, de tableurs…et les partager facilement à vos collègues et amis grâce aux applications correspondantes Docs, Sheets et Slides.

C’est comme les standards Word et Excel, mais accessibles en ligne n’importe quand depuis n’importe où ! Il y également un suivi, un historique des modifications et il est possible de travailler hors connexion.

Dropbox

Un autre outil intéressant à utiliser dans la gestion de projet c’est Dropbox. C’est un système de stockage qui passe par le cloud. Comme avec Google vous pouvez stocker, partager des fichiers, et les consulter de n’importe où. C’est comme si vous centralisiez tout votre ordinateur, dans un seul endroit. Et tout est synchronisé !

Outils événementiels : une gestion de projet pour vos événements

Enfin, il est également important de choisir un bon CRM en événementiel. CRM signifie customer relationship manager (gestion de la relation client). Il existe plusieurs outils à cet effet.

Choisir un CRM oui, mais lequel ?

Digifactory (spécialisé en événementiel)

Digifactory s’est construit avec l’expérience. Il s’agit d’une seule plateforme pour vos projets en événementiel. Tous les paramètres y sont restitués : traiteur, location de lieux, soirées d’entreprise, congrès et conventions…Il y a un module pour chaque besoin. Cet outil simplifie l’organisation en prenant en compte les spécificités des différents événements.

Salesforce (spécialisé dans le commercial)

Salesforce est le CRM le plus connu. Salesforce dynamise d’abord la vente. Avec la gestion des opportunités jusqu’à la signature de contrats.

Ensuite en termes de relation client, l’outil vous aide à anticiper les besoins de vos clients de façon intuitive et flexible. Enfin avec Marketing Cloud vous pouvez offrir à vos clients des parcours personnalisables sur tous les canaux de communication.

Notion (nouveau, personnalisable à l’infini)

Notion, c’est quatre outils en un : documents et notes, connaissances de base, tâches et projets, tableurs et bases de données.

Grâce à sa polyvalence, cet outil est en plein essor dans le secteur !

Nul doute que grâce à ces différents outils, les coulisses organisationnelles de l’événementiel et de différents projets, n’auront plus aucun secret pour vous ! Il est fondamental pour les professionnels de se former et de rester en veille permanente sur les nouveautés. En événementiel, comme dans le web, tout va de plus en plus vite !