Pensez au « follow up » pour bien terminer votre événement

Tous les pro du secteur le savent : un événement réussi ne peut l’être que si l’on soigne les détails avant, pendant et après l’événement. Penchons-nous aujourd’hui sur les bonnes pratiques post-évènement, et plus précisément sur la meilleure manière de récolter ce que vous avez semez : le follow-up !

Moon Event vous dit tout.

Le follow-up c’est quoi ?

Littéralement, l’expression anglaise « follow-up » se traduit par « suivre », « poursuivre » ou encore « relancer ». D’abord utilisée dans le secteur commercial/marketing, elle désigne une stratégie consistant à recontacter un prospect après avoir eu avec lui un premier échange. Cette relance se fait généralement par mail ou par téléphone.

Adapté à l’évènementiel, l’usage du follow-up est plus nuancé. Il permet avant tout de recueillir le plus d’avis et de retours d’expérience possible. Le feedback des invités et des collaborateurs est essentiel. Le follow-up permet également de partager les détails du déroulement de la manifestation avec le public présent mais aussi avec les communautés liées de près ou de loin avec le thématique de l’évènement.

Le principal objectif d’un follow-up évènementiel ? Faire le bilan de vos échecs et de vos réussites afin d’optimiser la prochaine édition ! Mais le follow-up a d’autres avantages.

Les avantages du follow-up en évènementiel

En mettant en place un follow-up, vous mettez toutes les chances de votre côté pour que – si l’évènement s’est bien passé – le client vous recommande auprès de ses collègues, famille et amis. Vous faites de votre nom une référence recommandable.

Partager sur vos réseaux le résumé de l’évènement, vous donnerez ainsi à voir un échantillon de votre travail. Le follow-up agit en ce sens comme une vitrine : l’évènement réussi devient la publicité même de vos prestations.

Ce même résumé envoyé dans la cadre d’un follow-up aura, s’il est partagé par le client sur ses réseaux à lui, un impact encore plus grand. Plus de visibilité pour le produit/service/message au centre de l’évènement, et plus de visibilité pour l’agence en charge de l’organisation de l’évènement également.

Comment mettre en place un follow-up efficace ?

Pour un follow-up qui marche, il y a quelques trucs à connaître.

D’abord, le questionnaire de satisfaction. Afin d’élaborer un questionnaire utile, prenez le temps de réfléchir aux informations que vous souhaitez obtenir et orientez ensuite les questions en ce sens. La clarté et la précision dans l’énoncé des questions est ici fondamental. Envoyez ce document dans les jours qui suivent l’évènement à tous les participants et prenez le temps d’analyser correctement les réponses récoltées.

Deuxième étape du follow-up : le mail de remerciement. Faites le court et précis, bien ciselé. L’objectif du mail de remerciement est simplement de faire preuve de reconnaissance. Pas de séduire ni de convaincre. Pour l’organisateur d’évènement, les destinataires de ce mail sont les clients et prestataires. Vous pouvez par ailleurs conseiller à votre client de faire de même avec ses invités.

Partager l’évènement publiquement fait également partie de la stratégie du follow-up. Afin que le résumé de l’évènement soit optimal, vous pourrez utiliser les réponses reçues à votre questionnaire pour orienter l’article publié sur vos réseaux. Présentez-y le déroulement de l’évènement, mettez en avant vos services, partagez les meilleures images prises sur le moment. Comme pour le mail de remerciement, soyez concis et impactant afin de ne pas ennuyer vos lecteurs.

Last but not least : prenez un moment pour échanger avec votre équipe sur le déroulé de l’évènement. Ici comme ailleurs, la communication est la clé de la réussite.

Contactez-nous pour l’organisation de votre événement et/ou buffet !

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