Définissons ensemble ce qu'est un brief événementiel

Également appelé cahier des charges ou appel d’offres, le brief évènementiel est, pour faire simple, un résumé aussi clair que complet de votre projet évènementiel. Ce brief est d’ordinaire partager avec plusieurs agences évènementielles en concurrence qui se penchent ensuite avec attention sur vos demandes afin de vous proposer une solution évènementielle adéquate.

La forme-même (un mail détaillé ou un dossier de 10 pages) que prend votre brief évènementiel est secondaire. L’essentiel est d’y consigner des informations aussi précises que possible afin de permettre aux agence d’élaborer la proposition la plus adaptée.

Moon Event attire aujourd’hui votre attention sur les points importants d’un brief évènementiel.

Brief évènementiel : présentation et format évènementiel souhaité

Avant toute chose, prenez le temps de présenter votre entreprise/structure. Quelle est l’histoire (version courte) de votre marque ? Vos missions, vos ambitions, vos valeurs, etc ? En expliquant d’où vous venez, où vous allez et ce que vous souhaitez représenter, vous partager de précieuses informations avec l’agence qui pourra en retour sculpter un évènement à votre image.

Deuxièmement, il peut être utile de s’être déjà penché sur la question du format de l’évènement que vous souhaitez monter. Naturellement, le format sera lié à l’objectif de l’évènement. Team building, lancement de produit, vœux de fin d’année, road show, soirée de gala, anniversaire d’entreprise, les options sont nombreuses. Plus vous serez clair dès le début, plus les choses se mettront en place facilement !

Brief évènementiel : objectifs et public cible

Une fois le format choisi, soyez précis dans l’exposé des objectifs officiels de votre évènement. Le but que vous poursuivez est la raison même de l’organisation d’un évènement, raison pour laquelle il doit être énoncé clairement. Vous souhaitez lancer un produit/service ? Présenter vos résultats et objectifs à venir à vos équipes ? Vous souhaitez les remercier peut-être ? S’agit-il de l’inauguration d’un nouvel espace ou de l’arrivé d’un nouveau membre dans l’équipe ? Choisissez bien le pourquoi de l’évènement, posez calmement votre message sur le papier (ou sur l’écran) et intégrer à votre brief évènementiel.

Qui dit message dit destinataire. Il convient en effet de consigner dans votre brief quel type de public sera attendu à votre évènement. Combien y aura-t-il de convives ? Plutôt un public corporate ? Quelles sont les professions des invités ? Un public à majorité masculine ou féminine ? Âge moyen ? Condition physique générale ? Bref, plus il y a de paramètres renseignés, plus l’agence qui reçoit votre brief sera à même de traiter votre demande correctement. Si vous avez déjà organisés des évènements réussis pour ce même public ou pour un public similaire, n’hésitez pas en en parler non plus. Ce sont toujours de bonnes sources d’inspiration.

Brief évènementiel : quand, où et pour combien ?

Etape suivante : la date. Trouver la date parfaite est loin d’être la tâche la plus facile. Plusieurs paramètres sont à prendre en compte ici. Consultez d’abord le planning de votre propre structure. Pensez à vérifier les agendas des différents services, chacun n’ayant pas forcément des évènements programmés au même moment. Également, évitez de prévoir quoi que ce soit autour de dates butoir pour des projets importants. Visez plutôt après !

Ensuite, intéressez-vous à l’actualité en France et dans le monde. Jours fériés, vacances, manifestations sportives d’envergure sont autant d’évènements à prendre en compte pour éviter que votre manifestation ne fasse un flop.
Vous avez la date ? Parfait ! A présent, il faut trouver un lieu, ou tout du moins un type de lieu.

Votre évènement sera organisé dans vos locaux ? Ou bien à proximité ? Peut-être dans une autre ville, voire un autre pays ? Si vous avez en tête des idées de sites insolites (parc, péniche, musée, etc.), inscrivez-les dans votre brief ! Souhaitez-vous prendre en charge le déplacement des invités ? Et l’hébergement ? Marquez-le.

Enfin, il convient de partager dans votre brief une estimation du budget que vous avez prévu pour votre évènement. Une enveloppe de 30 000 € ne permet pas d’organiser le même évènement qu’une enveloppe de 100 000 €. Soyez clair là-dessus également donc. Cela permettra de trouver des animations, lieux et traiteurs adaptés au budget. Sans connaitre votre budget, il est impossible pour votre interlocuteur de vous faire une proposition réaliste.

En résumé : clarté et précision dans votre brief évènementiel vous permettront d’établir une feuille de route solide et complète pour votre évènement.

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