Relations publiques : comment réussir son événement

Si les professionnels de l’évènement sont a priori rompus à l’exercice de la communication – au moins dans les limites de leur secteur -, les relations presse demeurent un canal important de la communication évènementielle pourtant parfois négligé !

Permettant de toucher un public bien plus large que celui des réseaux sociaux et autres campagnes de mail ciblées, les RP sont bien plus qu’une simple carte à jouer. Voyons en quoi les médias doivent occuper une place centrale dans votre stratégie de com’. Et comment se servir de ce puissant levier avec efficacité.

Les RP : un canal de communication incontournable !

Qu’ils soient affiliés à la presse, radio, télévision ou à d’autres supports – numériques notamment -, les professionnels de l’information représentent de très influents porte-voix. Les médias augmentent en effet la visibilité de vote évènement mais renforce aussi sa crédibilité auprès d’un public extérieur à l’industrie.

Faire remonter votre évènement dans la presse peut ainsi à la fois lui assurer une meilleure fréquentation mais aussi lui conférer une aura supplémentaire. : même le public non-présent à l’évènement parlera de vous ! Des relations presse bien gérées sont donc l’assurance d’une plus grande visibilité, d’une fréquentation optimisée mais aussi d’une notoriété décuplée.

Relations presse : les bonnes pratiques avant l’évènement

Si les deux dernières années ont été assez particulières en raison de restrictions contraignantes rendant difficiles les réunions physiques, un certain retour à la normale est à noter. Il est donc temps de reprendre de bonnes habitudes en termes de communication presse. Mais comment s’y prendre concrètement ?

En tant que planificateur, votre objectif est de susciter l’intérêt des journalistes. Pour se faire, diffusez régulièrement aux médias du contenu exclusif et de qualité. Cette stratégie doit être mise en place plusieurs mois en amont du jour J.

Plusieurs manières de s’y prendre ici :

• Envoyer une notification Save-the-Date aux rédactions que vous visez.
• Publiez une tribune libre que pourront republier les médias intéressés.
• Mettez en place un point-presse.
• Prenez directement contact avec des journalistes spécialisés dans le secteur de votre évènement pour monter un sujet.
• Quand s’approche la date de l’évènement, envoyez des invitations aux médias.
• Publiez un communiqué de presse deux semaines avant le jour J.

Les relations presse le jour J, et après

Le travail des professionnels de l’information étant d’assurer un rayonnement positif à votre évènement, votre mission à vous est de leur faciliter le travail. Pensez donc à leur assurer un accueil personnalisé et faites-leur découvrir le site. Il peut également être bienvenu de leur présenter des acteurs clés de l’évènement, des personnes qu’ils pourront interviewer.

Si le site le permet, vous pourrez même aller jusqu’à préparer une salle réservée aux RP.
Pensez à organiser un point-presse au cours de l’évènement (au moment de la clôture par exemple). Vous pourrez en profiter pour résumer les points-forts de la manifestation, remercier collaborateurs et participants, mais aussi attirer l’attention sur la réussite de votre évènement.

Après l’évènement, publiez sur vos réseaux et transmettez à tous vos contacts RP (présents ou non lors de l’évènement) un bilan chiffré de l’évènement. Faites en sorte qu’organisateurs et intervenants-clés se rendent disponibles pour d’éventuels entretiens complémentaires !

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