Guide pratique : organisez des évènements en plein air pour profiter de l’été

L’été bat son plein, le soleil brille, les soirées sont douces… Et si vous profitiez de ces conditions météorologiques particulièrement clémentes et agréables pour prévoir un évènement plein air ? Histoire de rassembler vos collaborateurs dans une ambiance estivale avant le mois de septembre et le rush qu’il implique bien souvent. Une parenthèse ensoleillée en somme !

Moon Event vous donne les clefs pour un évènement plein air réussi.

Planifier l’évènement

Quelque-soit l’évènement, plein air ou indoor, l’anticipation est toujours de mise. Une fois vos objectifs définis et votre public choisis, vous pouvez envoyer un save-the-date aux invités et attaque votre campagne de communication.

Choisir la date

La date est un paramètre de taille, plus encore lors de la saison estivale. C’est en effet la saison des grandes vacances, qui a pour point d’orgue la deuxième quinzaine de juillet et la première d’août. Ajoutez à cela deux jours fériés (14 juillet et 15 août) et vous aurez une idée générale des périodes à éviter pour un event pro ! Gardez en tête que l’été dure jusqu’au mois de septembre. Une fois la date verrouillée, prévenez vos invités.

Choisir le lieu

Prendre en compte les températures élevées est ici primordial. Si vous souhaitez organiser votre évènement dans Paris, choisissez un site privatisable disposant d’espace(s) extérieur(s). Jardins, cours, rooftops… Quelque-soit votre choix, assurez-vous que l’air circule bien et que des espaces d’ombre permettront à vos invités de rester au frais dans la journée !

Si vous visez des espaces extérieurs publics, faites en sorte d’obtenir toutes les autorisations nécessaires (nuisances sonores, vente d’alcool, stationnement, etc).

Notons aussi ici, si vous êtes à Paris, qu’en cas de fortes chaleurs, il peut être bienvenu de vous rendre en proche banlieue, où les lieux privatisables, en pleine nature et plus frais sont nombreux !

Anticiper les changements soudains de la météo

Un organisateur averti le sait : la mise en place de tout évènement plein air implique un plan B, au cas où la météo fasse des siennes. Et l’été, c’est bien connu, est une saison au cours de laquelle les orages sont fréquents. Prévoyez donc un espace pour mettre tout le monde à l’abri si besoin. Eventuellement des capes de pluie mais aussi de quoi se protéger d’un soleil parfois mordant !

Des boissons fraîches… et chaudes !

Même dans le cas où votre évènement a lieu dans un espace plein air ventilé et ombragé (ou intérieur et convenablement climatisé), assurez-vous que personne ne souffre de la chaleur. Offrir des boissons fraiches (alcoolisés et non-alcoolisées) est à cet égard une manière de garder tout le monde au frais.

Une fontaine à eau, essentielle pour que chacun puisse étancher sa soif à tout moment, est centrale également. Une autre technique (utilisée de manière ancestrale par les peuples nomades du Sahara) consiste à boire des liquides chauds. Le corps, pour compenser cette chaleur, va se refroidir naturellement. Pensez donc à prévoir du café, mais aussi gamme de thés et autres infusions !

Une scénographie estivale

Qui dit été dit plage ! Il serait en effet assez décalé de proposer une soirée sports d’hiver en plein mois d’août (quoique !). Optez donc pour une scénographie à base de coquillages, palmiers et parasols ! Chaises-longues, cabanes de plages et claquettes pour tout le monde ! L’idée est d’offrir une évasion estivale. Une tendance à adapter selon le lieu naturellement.

La thématique de l’évènement sera directement liée au décor. Les possibilités sont nombreuses ici et vont impliquer des dress-codes variés. Citons en vrac quelques thèmes : plage, vacances, tropiques, désert ou encore soirées “blanches”, thème de soirée très populaire et chic : tout le monde est invité à se vêtir de blanc.

Un buffet d’été

C’est biologique, en été, on a moins faim ! Ce qui ne veut pas dire qu’on ne mange pas. Mais il sera bienvenu de prévoir pour votre buffet des plats et entremets plutôt froids, et plutôt à base de légumes et de fruits frais (idéalement gorgés d’eau).

Viandes et poissons crus sont à éviter en raison d’une faible résistance à la chaleur (le barbecue est en revanche toujours apprécié !). On pensera bien sûr à des desserts glacés (crèmes et sorbets) avec éventuellement un bar à glaces. Pourquoi pas à décliner sous forme d’ateliers culinaires ludiques !

Des points fraîcheurs sur le site

Toujours avec pour objectif de garder votre public bien au frais, veillez à ce qu’il y ait sur le site plusieurs “points fraicheur”. C’est à dire des dispositifs permettant de baisser la température corporelle. Ventilateurs et diffuseurs d’eau sont à cet égards des alliés de choix. Les plantes gardent la fraicheur aussi. Si le site dispose de murs en pierres ou de parois végétalisées, c’est un plus !

Des summer goodies !

L’été est une saison bénie pour des goodies inspirés ! Une grande variété d’accessoires s’adapte en effet à la saison (lunettes de soleil, éventails, gourdes, pailles, etc). L’idée est de créer un lien entre vous et vos invités. Le goodie matérialise un moment agréable ! Pensez à optez pour des goodies écoresponsables.

Des animations estivales

Prévoir des animations au cours de l’évènement va permettre de lui conférer un certain dynamisme ! Des activités se prêtent plus que d’autre à la saison. Une pool party fait ainsi toujours son effet au cœur de l’été. Si votre évènement est un team-building, vous pourrez par exemple prévoir des sorties voile, kayak ou plongée. Des olympiades peuvent également être amusantes !

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Bref, partager quelques bons moments à la faveur de la belle saison est toujours une brillante idée ! Bon été à tous !

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