Les meilleures pratiques pour optimiser l’engagement des sponsors et partenaires dans votre événement

Vous avez un projet d’évènement mais n’êtes pas en mesure de le financer, tout du moins dans son intégralité ?

Avez-vous pensé à sceller des partenariats, à faire appel à des sponsors ? Ce genre de pratique est très courant dans l’évènementiel : elle permet à l’organisateur de récolter les fonds nécessaires à la tenue de l’évènement et au sponsor de jouir de la notoriété de cet évènement.

Mais comment s’y prendre exactement ? Moon Event vous livre les étapes clé sur le chemin du sponsoring heureux.

Sponsoriser un évènement : besoin et budget

La toute première étape dans une stratégie de sponsoring consiste naturellement à définir le projet.

Pour être synthétique, disons que vous devez être en mesure de répondre à ces questions de manière claire et précise : De quoi s’agit-il ? Pour quand ? Combien cela coûte-t-il ? Comment comptez vous l’organiser ?

Une fois que vous aurez répondu de manière fournie à ces questions, vous aurez une vision précise des efforts que va vous demander l’organisation de votre évènement. Vous serez en mesure de lister tous les postes de dépense : engagements du personnel, location de l’espace, location du matériel, logistique, restauration, animations…

Par exemple, si le total du budget estimé est de 15 000 €, vous devez pouvoir établir quelle part du total sera allouée à tel ou tel poste de dépense : 5 000 € pour le site, 3 000 € pour le buffet, etc. Vous gagnerez ainsi en énergie et clarté pour dans la suite de votre démarche.

Sponsoring évènement : la stratégie de communication

Une fois que le projet a pris forme que vous êtes en mesure de quantifier précisément son coût, vient l’étape de la communication. Il s’agit ici de trouver une manière convaincante de présenter votre projet aux sponsors/partenaires. Et cela se fait à travers un support de communication, support qui peut être physique ou digital. Ce support permettra de donner de la crédibilité à votre projet mais aussi à le présenter de façon claire, à transmettre les informations clés.

Vos prospects auront le loisir d’y revenir à leur guise au moment qui leur conviendra le mieux. Ce support doit être synthétique, complet, mais aussi très bien ciselé du point de vue du style et de la présentation. Il est votre vitrine et le déclencheur de la prise de décision du prospect !

Vous avez ici le choix entre support physique (plaquette/dossier envoyé par courrier ou flyer distribué sur un salon) et support numérique (site internet, dossier de sponsoring). Chacun a ses avantages et ses inconvénients. Le tout est de prendre soin d’uniformiser tous vos supports de communication.

L’harmonisation graphique est essentielle ici : votre visuel et vos couleurs doivent être instantanément reconnaissables.

Evènement et sponsoring : la prospection

Projet réaliste, budget détaillé, supports de diffusions… Tout est prêt pour cette étape cruciale qui est celle de la prospection !

D’abord, il convient d’identifier les potentiels partenaires qui pourrait être intéressés par votre projet. Pour ce faire, passez par un brainstorming au cours duquel vous lister toutes les personnes et entreprises qui vous viennent en tête : boutiques, publicités radio/tv/web, marques et produits que vous ou votre société utilisez, entreprises locales/régionales, relations professionnelles récurrentes ou ponctuelles… Une fois cette liste établie, filtrez !

C’est la seconde étape de ce processus de prospection. Repérez les éléments de la liste qui peuvent être intéressé par votre projet mais également qui sont en bonne santé financière ! De là, trouvez et étayez un lien logique et personnalisé qui permet de faire le pont entre vous et l’entreprise que vous démarchez. Plus le point commun est évident plus il vous sera facile de justifier votre prise de contact.

Une fois votre liste de prospects qualifiés établies, passez à l’étape suivante : la proposition personnalisée.

Sponsoring et évènement : la prise de contact et le contrat

La manière de vous adresser à vos prospects est un point crucial dans la stratégie de sponsoring d’un évènement.

Votre proposition doit être de qualité mais surtout adaptée à votre interlocuteur. Un auto-entrepreneur, une start-up et une grande société ne requièrent pas le même type de prise de contact. Chaque entreprise a ses propres spécificités, besoins et intérêts. Certes, on ne peut pas deviner quelle est la stratégie du prospect, mais il y a tout de même une ou deux opérations concrètes qui sont dans son intérêt et que vous pouvez identifier. En passant par là, vous capterez son attention et lui donnerez envie de s’intéresser à votre proposition.

Une fois le dialogue établi, il conviendra d’ajuster votre discours aux intérêts de votre interlocuteur tout en gardant votre objectif en tête. Trouver un terrain d’entente est tout l’enjeu.

Une fois que vous vous êtes mis d’accord, il ne reste plus qu’à formaliser l’entente en signant un contrat de sponsoring. L’accord et les engagements pris par chacun des deux partis ont ainsi une trace écrite sur laquelle vous pourrez revenir si besoin.

Ensuite, la stratégie de sponsoring ne sera efficace que si la confiance règne entre vous et vos sponsors/partenaires. Pour ce faire, cultivez les bonnes relations et une communication ouverte et attentive !

Pour plus d’actualités sur la planète évènementielle, restez connectés à Moon Event,

Partagez cet article !