L'importance de l'inclusivité dans vos événements

Si le secteur évènementiel a pris conscience de son empreinte carbone et travaille à la réduire, l’inclusivité est un autre cheval de bataille qu’il ne doit pas être négliger.

Adaptée à l’évènementiel, on peut définir l’inclusivité / l’inclusion sociale comme l’acte de promouvoir l’intégration de chacun et de chacune sans discrimination liée au sexe, à l’orientation sexuelle, aux origines ethniques, à la religion ou au handicap.

Comment s’y prendre concrètement ? Comment créer des espaces accueillants pour tous ?

Moon Event vous donne quelques conseils.

Événementiel : choisir une date neutre

Pour être inclusif, la toute première chose à laquelle doit prêter attention le planificateur est la date de ce dernier. Ce paramètre est en effet crucial. La première chose à faire est de ne pas programmer un évènement ayant une thématique similaire à un autre évènement prévu à la même date, histoire de ne pas forcer le public cible à faire choix.

La bonne question à se poser ici est : suis-je en train de créer une situation de conflit pour mon public cible avec ce choix de date ? Minimiser toute concurrence potentielle avec d’autres événements qui pourraient intéresser votre public cible est la bonne chose à faire.

Du point de vue de l’inclusion, il conviendra de jeter un œil au calendrier des festivités culturelles et religieuses : l’Aïd El-Adha, Hanoukka, Noël, Yom Kippour, Pâques, etc. Organiser votre évènement le même jour que l’une des principales fêtes religieuses entraine l’exclusion presque automatique des communautés en question. Demandez-vous si la date prévue n’est pas la même que celles d’autres événements qui revêtent de l’importance sur les plans culturels ou religieux.

Prendre aussi en compte les événements largement célébrés à échelle locale et/ou nationale par les communautés LGBT+.

Site évènementiel inclusif

Si la date est essentielle, le lieu l’est tout autant. Du point de vue de l’inclusivité, plusieurs éléments entrent en jeu dans le choix du site. La question des toilettes neutres par exemple, mondialement débattue, est interessante.

Prévoir des espaces neutres (en plus des toilettes masculines et féminines) mettra les personnes trans et non binaires plus à l’aise.

En fonction de la disposition du site, demandez-vous s’il vous est possible d’apporter des modifications pour la durée de l’événement afin d’améliorer le sentiment d’inclusion et de sécurité des personnes qui y participent.

Autre paramètre important, celui de l’équipe qui travaille sur le site évènementiel. Il est essentiel de former vos équipes à l’inclusion. Vos équipes mais aussi celles, externes, qui travaillent habituellement sur le site de l’évènement : personnel de nettoyage, coordonnateurs et/ou fournisseurs.

Quand on parle de lieu inclusif, la question de l’accessibilité est fondamentale également ! Poser vous la question : à quel point le lieu sélectionné est-il accessible ? Le lieu peut-il accueillir des personnes à mobilité réduite ? Comment puis-je adapter le site ? Vous pouvez également inviter les participants à soumettre à l’avance leurs propres demandes pour la prise de mesures d’adaptation.

Inscription non-discriminante et évènement inclusif

Qu’il s’agisse d’une réunion professionnelle, d’un évènement de réseautage ou d’un salon, l’organisateur a la possibilité de collecter à l’avance des données sur les participants via un formulaire d’inscription. Ce formulaire est le premier point de contact entre le public et l’organisateur de l’évènement. Un grand soin doit donc être apporté dès cette étape !

Faire en sorte que tout le monde ait le sentiment d’être inclu est donc primordial ! Aussi, demandez-vous pourquoi les renseignements que vous cherchez à obtenir sont importants ? Cette requête ne risque-t-elle pas d’offenser le lecteur/public ? Demandez-vous aussi si la manière dont le formulaire s’adresse au lecteur lui permet de s’identifier, de se reconnaitre.

Le formulaire d’inscription est également une bonne occasion d’aborder un autre point important de l’inclusion : celle des préférences alimentaires. Végétariens, végans, régimes halal et kasher, allergies et intolérances : une vaste part de la population entre dans l’une ou plusieurs de ces catégories.

Afin que tout le monde se sente bienvenu et en sécurité, demandez-vous si le formulaire d’inscription englobe bien toutes les restrictions alimentaires des personnes qui participeront à l’événement. Faites en sorte que lors de l’événement, des options conviennent aux préférences des participants.

Enfin, pendant l’évènement, le même type de soin doit être apporté dans les prises de paroles publiques, les activités et animations, la signalétique, etc.

Savoir se mettre à la place de l’autre vous permettrons de passer des moments partagés agréables au cours desquels tout un chacun se sentira le bienvenu !

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