Comment communiquer efficacement autour d’un événement ?

Ça y est, votre événement est prêt ! La date est arrêtée, les plannings bouclés, les prestataires contractés ! Toutefois, sans communiquer de manière efficace et cohérente, il y a fort à parier que vous ne parveniez pas à optimiser l’impact de votre événement. C’est en effet sur la communication autour de votre manifestation, qu’elle soit physique, digitale ou hybride, qu’il faudra ensuite vous concentrer.

Les outils indispensables pour communiquer efficacement

Les outils sont nombreux ici. Chacun ayant sa fonction propre. Le tout sera de sélectionner les mieux adaptés à la forme de l’événement, son public et son objectif; des communiqués de presse, visuels, affichage, publicités, site web one pager dédié, création de comptes sur les réseaux sociaux, invitation d’influenceurs…

Pour une communication réussie, vos alliés seront l’attaché presse, l’imprimeur, le développeur web et le graphiste. Questionnez-vous sur l’audience ciblée; Quel public ? Combien de participants ? Puis sur la forme que prendra votre événement; Une tournée promotionnelle ? Un salon ? Une conférence ? Un team-building ? En présentiel ou en distanciel ? Et enfin sur l’objectif de celui-ci : fidéliser, séduire, convaincre, transmettre un message.

Une fois ces trois éléments bien définis, reste à mettre en place une stratégie de communication idéale.

Avant votre événement

A n’en point douter, les nombreux réseaux sociaux sont aujourd’hui devenus des outils de communication incontournables. L’ignorer revient à se tirer une balle dans le pied. Il vous faudra donc en user en prenant soin de créer une landing page de l’événement.

Cette page web rassemblera toutes vos communications sur les réseaux sociaux. Elle permettra aux participants d’obtenir facilement toutes les informations importantes relatives à l’événement. Une séquence de mail – à destination d’un public méticuleusement choisi – peut venir compléter cette première étape.

Ensuite, de façon à pouvoir mesurer l’impact de votre communication, l’usage d’un hashtag bien spécifique à l’événement s’avère très utile. Il permet de suivre en temps réel les conversations concernant votre événement. Et donc d’évaluer sa portée sur les réseaux sociaux à commencer par Facebook.

La création d’un « événement Facebook » permet à votre manifestation de gagner en visibilité. Mais aussi en crédibilité, à mesure que le nombre d’inscrits augmentera. Une page Facebook dédiée à l’événement c’est s’adresser directement aux intéressés/invités. Ils pourront à leur tour partager l’événement et infos associées sur leurs pages personnelles. Identifier dans vos posts des influenceurs du secteur et leur proposer du contenu susceptible de les intéresser peut également augmenter votre puissance d’impact.

Il ne faut ici pas hésiter non plus à « teaser » régulièrement votre communauté, faire preuve de considération à son égard et maintenir son intérêt à vif.

Le recours à d’autres réseaux sociaux orientés pro comme Twitter et LinkedIn est également très pertinente. Mais aussi Instagram, plateforme social media qui fera office de relais adéquate si le public ciblé s’y prête.

Dans chacune de vos publications sur ces divers réseaux sociaux, pensez à toujours utiliser le même hashtag !

Communiquer pendant votre événement

Au cours de l’événement-même, pensez à utiliser la fonction Live de Twitter, Facebook ou Instagram. Cela permettra d’élargir drastiquement votre audience. Le Live offre l’avantage de rendre l’événement accessible à tous pendant et après celui-ci grâce aux fonctions replay et story. Mais aussi de créer de l’engagement, de l’interaction et un sentiment d’exception chez les participants.

Après votre événement

Enfin, une fois l’événement terminé, analysez les retombées. Le message est il passé ? Qui a participé ? Quels ont été les meilleurs ambassadeurs ?

Et surtout maintenez le contact avec les participants et la communauté que vous êtes parvenu à créer autour de l’événement : mails de remerciements, social wall pour inciter l’audience à partager du contenu sur les réseaux…

L’idée est de continuer à alimenter la dynamique jusqu’au prochain rendez-vous !

ici MoonGroup

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