L'importance de la veille dans la préparation d'un événement

Un homme averti en vaut deux. Voilà une maxime que tout un chacun devrait faire sienne, et peut-être plus encore les invités à un évènement professionnel type salon, congrès ou conférence. Que vous soyez simple visiteur ou participant officiel, la meilleure manière d’arriver préparé et d’optimiser votre venue tient en un mot très court : la veille !

En connaissant votre sujet, c’est à dire les tendances générales du secteur qui vous intéresse, mais aussi en vous renseignant sur les acteurs principaux – prestataires, clients et concurrents -, votre participation ne peut être qu’un succès. Voyons comment mettre en place une veille évènementielle efficace, à la fois sur le web mais également in situ, sur place.

Veille et évènement : connaitre les tendances du secteur

Mettons que vous souhaitiez participer à un salon professionnel pour faire connaitre votre marque/service. Pour faire mouche, la toute première chose à faire est de vous pencher sur ce qui existe déjà et sur ce vers quoi se dirige l’ensemble du secteur. Avant la tenue de l’évènement à proprement parler, votre principal outil sera le web et les réseaux sociaux. Effectuer des recherches d’abord générales, puis affinez peu à peu, de manière à vous faire une idée d’ensemble des évolutions du secteur, mais aussi des propositions les plus précises et innovantes déjà existantes.

Ainsi renseigné, vous serez plus à même de développer un angle novateur, unique, avant-gardiste… Bref, de vous démarquer ! Les salons sont souvent des évènements de grande ampleur brassant une quantité mirobolante d’exposants et de participants. Ce qui fera qu’on vous remarquera et qu’on se souviendra de vous c’est précisément votre singularité, ce qui vous vous différencie. Et cela passe nécessairement par une connaissance poussée des tendances du secteur que seule une veille scrupuleuse rend possible.

Veille avant l’évènement

Être au parfum des tendances actuelles est la base de toute préparation à un évènement. Mais ce n’est pas suffisant. Il convient également de surveiller plusieurs indicateurs sur internet et sur les réseaux. Ainsi, rester attentif aux activités digitales de l’organisateur de l’évènement est essentiel. Mettez des alertes sur l’hashtag officiel de l’évènement, de manière être tenu au courant dès qu’il est utilisé, mais aussi sur les expressions couramment utilisées autour de cet évènement.

Même chose pour les médias, journalistes, blogueurs, formations étudiantes… Identifiez quels médias parlent de l’évènement et suivez leurs comptes Twitter, Instagram et Facebook, de manière à être avisé de toutes leurs publications liées à l’évènement.

Enfin, repérez qui sont les acteurs principaux de l’évènement. Identifiez vos concurrents ainsi que toutes marques notables évoluant dans le même secteur que vous et suivez leurs communications ainsi que leurs éventuels engagements avec des prospects/clients. Creusez un peu plus l’historique de vos concurrents directs afin de déterminer quelles ont été leurs éventuelles erreurs. Cela vous permettra d’éviter de reproduire les mêmes, mais aussi d’anticiper et gérer les risques auxquels vous pourriez vous aussi être confronté.

Pensez à faire la même chose avec vos clients, qu’ils soient nouveaux ou déjà connus de vous. En lançant une veille sur le passif client, vous saurez ce par quoi ce dernier est déjà passé, ce qu’il a déjà expérimenté, et vous serez donc en mesure de lui proposer du neuf ! Idem pour d’éventuels contrats avec des prestataires : étudiez leurs offres et choisissez les meilleures, tout du moins celles qui vous conviennent le mieux.

Veille pendant l’évènement

Une fois sur le site, il y a quelques aspects digitaux à ne pas négliger. Naturellement, suivre les activités de l’organisateur, de vos concurrents et de vos prospects/clients sur les réseaux va de soi. Même chose pour les médias présents. Mais il faudra également identifier et surveiller les posts et stories des influenceurs. En suivant leurs comptes, vous pourrez dénicher des infos intéressantes qui autrement vous auraient échappées : petits scoops du secteur, résumé de conférence, etc. Vous pourrez les repérer en vous rendant sur le site de l’édition précédente du même salon. Ou en utilisant les hashtags dans vos recherches.

Sur le lieu du salon/congrès, vous pourrez (et devez !) glaner des informations. Comment optimiser cette collecte, parfois difficile à organiser ? Il convient ici d’adopter une méthodologie rigoureuse. Voici quelques points essentiels :

• Mettre en place un plan de ciblage des stands et conférences qui vous intéresse
• Définir des objectifs de collecte et quel type de données vous souhaitez récolter
• Choisir une technique pour filtrer et exploiter au mieux la quantité de plaquettes et documents récoltés afin d’en faire un usage qualifié

Afin d’orienter au mieux vos veilles, qui peuvent être de nombreuses natures, définissez clairement vos objectifs.

Après l’évènement

Une fois l’évènement terminé, vous aurez à traiter toutes les infos récoltées sur place mais aussi à faire le tri dans tout ce qui est publié sur les différents réseaux et sites internet que vous suivez. Ce travail peut s’avérer colossal, raison pour laquelle nous ne saurions que trop vous recommander d’utiliser des logiciels de veille et de tri de datas. De nombreux comptes rendus seront publiés également. Surveillez donc les publications des blogueurs et influenceurs que vous avez identifiés car il y a de fortes chances pour qu’ils génèrent du contenu très détaillé et utile pour vous.

Après l’évènement, si vous avez participé, vous pourrez aussi mesure votre impact et votre réputation. En enclenchant une veille autour de vos propres communications (réseaux sociaux et blogs), en mesurant la fréquentation de votre site web, en collectant les messages parlant de vous, vous vous ferez une idée assez juste de votre propre impact.