Organisez votre évnement de fin d'année dès maintenant

Tout professionnel de l’événement est parfaitement conscient du caractère fondamental que revêt l’anticipation. Sans tomber dans le piège de la planification totale – un modèle de fonctionnement trop rigide ne laisse pas la place aux imprévus -, avoir le regard tourné vers l’horizon est toujours une bonne idée. Et, début octobre, le date buttoir la plus cruciale est bien évidemment la fin d’année ! Certes, les mois de septembre/octobre sont souvent très chargés. Toutefois, ce serait une erreur tactique que de repousser à plus tard votre événement de fin d’année.

Moon Event vous explique pourquoi, mais surtout comment vous y prendre pour préparer au mieux un passage à 2024 en beauté !

Pourquoi l’organisation de votre événement de fin d’année doit être au sommet de votre liste de priorités ?

La principale raison qui devrait vous pousser à lancer dès maintenant la planification de votre/vos événement(s) de fin d’année – noël et jour de l’an en tête – est bien simple : lorsque vous n’êtes en train de vous en occuper, d’autres le font. Conséquence directe : les demandes auprès des prestataires affluent en tous sens, les meilleurs sites sont rapidement prix d’assaut, les agendas de tout le secteur se remplissent à toute vitesse. D’ailleurs, les agences spécialisées en événementiel sont déjà très sollicitées ! Ajoutez à cela la fièvre olympique qui chaque mois gagne un peu plus la planète événementielle – les Jeux Olympiques de l’été 2024 commencent à sérieusement se profiler -, et vous comprendrez facilement que les professionnels du secteur (prestataires de services, lieux, restauration, hôtellerie, etc.) sont de moins en moins disponibles et aptes à offrir un accompagnement professionnel adapté. Nous ne saurions dès lors que trop vous conseiller de vous pencher sur votre événement de fin d’année dès aujourd’hui !

Une clôture d’année mémorable, ça se prépare

Comment vous y prendre exactement ? Moon Event partage ici quelques précieux conseils qui vous permettront d’arriver bien préparés fin décembre 2023 ! Planification efficace, sélection des prestataires idoines, et création d’une expérience inoubliable pour vos invités sont les principaux angles d’attaque ici.

• Tout d’abord, commencez par identifier les contraintes liées au projet, notamment en ce qui concerne le temps et le budget. Vos collaborateurs sont-ils disponibles ? Si oui quand/à quelle période ? Combien de temps ? Plutôt en journée ou plutôt en soirée ? Combien de temps cela vous laisse-t-il pour vous préparer ? Côté budget, combien êtes-vous prêts à investir dans votre événement de fin d’année ? Est-ce un budget réaliste ? Qu’autorise-t-il ?

• Ensuite, concentrez-vous sur le choix du lieu, car sans un emplacement approprié, l’événement ne peut tout bonnement pas avoir lieu ! Sur ce point précis, les agences événementielles sont de véritables atouts. Ces dernières entretiennent en effet des relations privilégiées avec divers acteurs du marché. Raison pour laquelle elles peuvent obtenir d’une part des deals intéressants, parfois même des réservations prioritaires, mais cela leur permet aussi de proposer des sites parfois méconnus ! Indéniablement, le carnet d’adresses d’une agence événementielle est précieux.

• Une fois le lieu résolu, passez à l’étape suivante : la définition des objectifs et du fil conducteur de votre événement. Cette étape est cruciale et, en s’y attelant en étroite collaboration avec l’agence sélectionnée que vous avez choisie, vous bénéficierez de son expertise qui vous permettra d’aligner au mieux vos objectifs avec la réalité du terrain événementiel. La discussion est ici au cœur du processus.

• Enfin, dernière étape de planification pour votre événement de fin d’année : proposez des activités et créez un univers cohérent avec votre thème, vos objectifs et les attentes de vos collaborateurs. C’est l’occasion parfaite pour donner vie à votre vision et pour vous assurer que votre événement atteindra ses objectifs tout en laissant une impression durable sur les participants. Là encore, le savoir-faire d’une agence expérimentée sera d’un soutien précieux !

Naturellement, tous ces préparatifs – indispensables à la réussite de votre événement de fin d’année – prennent du temps. C’est pourquoi il est déjà l’heure de s’y mettre, histoire de ne pas se retrouver pris au dépourvu ! Ne tardez plus, et si besoin, contactez-nous pour un accompagnement sur mesure !

Pour l’organisation de vos événements contactez Moon Event,