Bien réussir l’organisation de sa conférence de presse

La conférence de presse est un des meilleurs moyens pour mettre en valeur une nouveauté, une actualité pertinente. En effet, les médias restent encore aujourd’hui un vecteur d’influence considérable! De plus, la conférence de presse vous permet de vous adresser directement aux journalistes, d’avoir un contact sans intermédiaire avec eux.

Vous souhaitez organiser une conférence de presse mais vous ne savez pas comment procéder ? Moon Event vous donne les clefs pour organiser LA conférence de presse !

Comment préparer une conférence ? L’invitation est reine

L’invitation est indispensable. C’est elle qui vous permet de mettre au courant les journalistes ou personnalités d’influence de votre conférence de presse. Vous pouvez l’envoyer par courrier et/ou par mail en fonction du budget dont vous disposez. Cette dernière doit indiquer le lieu, la date, le sujet de votre conférence, les personnes qui s’exprimeront. Vous pouvez éventuellement envoyer un communiqué de presse en complément afin de présenter plus en profondeur votre conférence.

Envoyez votre invitation suffisamment à l’avance afin que les journalistes puissent lui trouver une place dans leurs agendas souvent très chargés. Préférez d’ailleurs un horaire matinal afin de ne pas couper leur journée en deux. N’hésitez pas ensuite à les appeler si vous n’avez pas eu de réponse afin d’estimer le nombre de personnes qui seront présentes à votre conférence.

Une salle de conférences ?

 Pour le lieu, donnez libre cours à votre imagination, il n’y a pas de règles! Il existe bien sur les traditionnelles salles de conférences comme le centre de conférences Edouard VII ou le centre de conférences Etoile-Saint Honoré, pouvant accueillir plus d’une centaine de personnes.

Mais sachez qu’il est aussi possible d’organiser votre conférence de presse dans des lieux qui ne sont pas spécialement dédiés aux conférences comme des musées, des théâtres, des cafés, des châteaux, des hôtels ou encore des boîtes de nuit. Il est possible par exemple d’organiser votre conférence de presse au Palais de la découverte si vous voyez les choses en grand ou encore au Salon 105 si vous voulez rester en plus petit comité! Le fait de choisir un lieu qui ne soit pas uniquement dédié à ce but rendra votre conférence originale et atypique.

Palais de la découverte

Palais de la Découverte

Comment organiser une conférence : pensez au dossier de presse

Le dossier de presse est lui aussi très important car c’est le document avec lequel les journalistes repartiront à l’issue de la conférence. Distribuez-le à leur arrivée afin qu’ils puissent y jeter un coup d’œil avant que votre conférence commence. Ce dernier doit contenir toutes les informations que vous voulez mettre en valeur car c’est un document sur lequel les journalistes ou blogueurs se basent souvent pour écrire leur article. Alors, n’hésitez pas!

Une présentation soignée

Soigner votre présentation est évidemment essentiel. Il faut prévoir combien de personnes vont s’exprimer et comment. La plupart du temps, c’est à vous de vous exprimer dans un premier temps pour ensuite laisser les journalistes poser des questions. Soyez clair, n’employez pas des mots trop scientifiques, vulgarisez un maximum. Vous pouvez éventuellement procéder à une répétition.

Les goodies nécessaires ?

Les goodies ne sont pas obligatoires mais sont très bienvenus. Ils permettent tout d’abord de remercier les journalistes d’être venus à votre conférence mais aussi de leur donner un souvenir afin qu’ils se rappellent de vous. Si vous choisissez de distribuer des goodies, choisissez-en qui sont en lien avec votre conférence, avec ce que vous voulez promouvoir.

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