L’éphémère est solidement ancrée dans l’ADN de l’évènementiel. Créer des moments mémorables, uniques et passagers est sa mission ! Et les organisateurs ne le savent que trop bien : un événement porte toujours son lot d’imprévus.

Si c’était déjà le cas pour les manifestations physiques, sur lesquelles il est généralement possible d’agir rapidement, c’est aussi le cas pour les événements digitaux et hybrides. La principale différence réside dans le fait que dans l’évènement virtuel, c’est moins de l’humain que de la machine dont on dépend. Dès lors, comment préparer techniquement au mieux un événement connecté ? Comment anticiper les défaillances techniques qui pourraient être synonymes d’échec ? Que faire en cas de crise ?

S’assurer que tout fonctionne comme prévu avant le lancement de l’évènement digital

Chaque événement est unique, tout comme ses imperfections. Et ce qui va concourir à la réussite d’un événement virtuel, c’est bien la capacité de l’organisateur à limiter ces imperfections. Être conscient de quelques pièges à éviter vous permettra de limiter grandement les possibilités de fiasco digital.

Choisir avec soin votre logiciel est primordial. Une plateforme de visio-conférence puissante et efficace est ici votre meilleure alliée. L’erreur à ne pas commettre serait de jeter son dévolu sur une plateforme quelconque en pensant pouvoir allier interactivité, collaboration entre participants et fluidité… Il convient donc de bien se renseigner sur la résistance et les fonctionnalités des plateformes disponibles.
Par ailleurs, Si vous comptez monter un événement couvrant plusieurs pays/continents, vérifiez que la plateforme choisie fonctionne correctement dans les zones en question. La principale vertu d’un bon logiciel évènementiel est la centralisation des données. Vous pourrez l’utiliser pour divers événements en évitant de répéter des tâches fastidieuses. Il éloignera aussi le redoutable spectre de la perte des données !

Effectuer une simulation avant l’évènement limitera également les imprévus. Prudence est ici le maître-mot ! Avant le jour J, n’hésitez pas à multiplier les essais. Cette phase vous assurera que tout fonctionne comme prévu. Tester et analyser votre connexion internet pour en évaluez la stabilité et la fluidité est la première chose à faire. Ensuite, en procédant à une simulation de l’évènement, vous pourrez vous familiariser avec les fonctionnalités du logiciel (activation du chat, outils de sondage, lancement des présentations, etc.). Profitez-en pour régler la position de vos caméras en évitant le contre-jour, et éliminer toute nuisance sonore.

En cas de crise, comment réagir ?

Vous avez beau anticiper au mieux les défaillances, les mauvaises surprises peuvent malgré tout arriver. Coupure soudaine de la connexion internet, intempéries impactant la puissance du courant électrique, problèmes de serveurs, panne d’ordinateur… Voici les principaux dangers pouvant mettre en péril un événement digital ou hybride.

La meilleure façon de se préparer à ces diverses avaries est de les considérer comme probables. Partez du principe que le pire peut arriver. Ainsi, un homme avisé en valant deux, pensez à élaborer des plans d’urgences lors de votre planification. Pour chaque élément à risque, prévoyez un plan B… Mais aussi un plan C et un plan D !

Si certaines plateformes sont plus fiables que d’autres, aucune ne l’est à 100%. Avoir une autre (voire deux) plateforme(s) sous le coude peut s’avérer salvateur en cas de bug de la première. Pensez à héberger ces autres plateformes de secours sur des serveurs différents de la première. Également, avant même le lancement de l’évènement, préparez des mails pour le cas où la crise se présenterait. Un mail succint proposant une solution au problème (avec par exemple un lien pour basculer sur une autre plateforme) fera l’affaire. Convenez d’une durée de résolution du problème pour chaque tentative. Une fois ce temps écoulé, passez à la solution suivante.

Parallèlement à la résolution des problèmes techniques, il est important de garder un lien avec votre audience. Mais surtout, un lien apaisé ! Quel que soit l’ampleur de la défaillance et le stress qu’elle engendre, gardez votre calme ! Un visage serein annonçant que tout est sous contrôle convaincra votre audience en même temps que vous-même. Garder la tête froide pour orienter ses efforts vers les solutions est la meilleure attitude possible en cas de crise.

Une fois l’évènement terminé, effectuez un bilan avec votre équipe technique et tirez-en les conclusions pour éviter que tel ou tel problème ne se répète. Evaluez également après coup l’efficacité de vos plans B, C et D.

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