Si le monde de l’événementiel avait déjà amorcé un virage en direction du digital, la pandémie et l’impossibilité de réunion physique associée a sérieusement accéléré ce mouvement.

L’événement virtuel, presque devenu la norme depuis une petite année, s’est en effet prodigieusement développé, révélant des avantages jusqu’alors insoupçonnés.

La situation sanitaire évoluant, on assiste depuis peu au retour chaudement attendu des événements physiques. Les acteurs de l’événementiel commettraient toutefois un impair en négligeant l’infini potentiel de l’outil digital.

De fait, un nouveau modèle de rassemblement se dessine de plus en plus distinctement, un format tirant le meilleur de la réunion présentielle et de l’événement virtuel : l’événement hybride.

Mais qu’est-ce que c’est exactement l’événement hybride ?

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Un événement est appelé « hybride » dès lors qu’il est assuré à la fois pour un public en chair et en os et pour un public virtuel installé derrière son écran. Ce type de manifestation combine l’énergie ressentie sur le lieu physique de l’événement à la possibilité de toucher un public connecté potentiellement illimité.

Les principaux avantages de l’événement hybride ?

Il permet d’abord d’étendre la cible : les invités étant dans l’incapacité de se rendre à l’événement pour des raisons économiques, géographiques ou par manque de temps y ont malgré tout accès virtuellement.

Également, le contact humain est assuré, permettant des interactions en petit comité, propices aux rencontres et aux échanges. Rien de tel que de véritables rencontres pour créer de la satisfaction et de l’engagement.

Troisièmement, le format hybride laisse le choix aux invités de participer physiquement ou virtuellement à l’événement. Etant une formule encore très peu explorée, l’événement hybride est aussi un appel à la créativité : les codes de cette double-plateforme sont à inventer (modes d’interaction novateurs, sensibilisation à la technologie et aux outils numériques).

De par la logistique déployé, l’événement hybride gagne également en longévité : l’outil replay permet de rendre accessible l’entièreté de l’événement une fois celui-ci terminé, augmentant ainsi le nombre de participants. Qui plus est, photos, vidéos et sondages peuvent être converti en contenu web.

Enfin, un événement hybride permet de recueillir des « datas » précises sur les participants et de créer une solide base de données.

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Si les avantages de l’hybride sont indéniables, ce format comporte quelques difficultés constitutives qu’il s’agira d’anticiper

Le fait de gérer deux publics implique une augmentation du budget : un pour l’animation en salle (salle qui par ailleurs doit être en mesure de recevoir du matériel technique de captation), l’autre pour le matériel technologique.

Également, le niveau d’attention d’un public présent et d’un public en ligne n’est pas le même. Tout l’art d’un événement hybride réussi réside ainsi dans son dynamisme via l’usage de techniques adaptées aux deux publics : réseautage, sondages, commentaires public… Afin de créer de l’interaction et une synergie entre les deux publics.

Savoir gérer la fluidité de l’événement est également essentiel : combler les pauses entre chaque prise de parole des intervenants pour le public virtuel, mais aussi s’assurer que le débit de parole de ces derniers soit continu, au risque de laissé croire au public connecté que le silence est dû à un bug informatique.

Enfin, la durée de l’événement ne doit pas dépasser deux heures, temps limite d’attention pour un public connecté.

En somme, il s’agit de trouve le bon rythme : entre celui d’une émission télévisée et celui d’une conférence !


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