Gestion Post-Événement : évaluation et suivi de
votre évènement

L’évènement touche à sa fin, vous saluez le dernier invité et vous offrez un répit. Mais soyez-en sûr, ce répit sera de courte durée ! Tout professionnel de l’évènementiel le sait : la gestion post-évènement est d’une importance cruciale pour la réussite complète de ce dernier ! Remercier ses collaborateurs, prestataires et clients fait partie des bonnes pratiques à suivre.

Mais ce n’est pas tout ! Aussi, Moon Event vous donne son TOP 5 des choses à faire pour une gestion post-évènement réussie !

Augmenter l’impact de l’évènement après l’évènement

Vous avez certainement donner de vous même pour créer un évènement au contenu pertinent, travaillé et précis. Pour marquer les esprits de vos invités aussi. Dès lors, pourquoi ne pas utiliser à nouveau ce travail déjà effectué pour prolonger la durée de vie de votre évènement ? Faire en sorte que ce qui a été vu et entendu atteignent à nouveau les participants.

Oui mais comment ? En faisant un usage adapté des réseaux sociaux. Alimenter vos fils d’actualité, en publiant textes, images et vidéos marquantes.

Pourquoi ne pas également diffuser des retranscriptions de débats et autres comptes-rendus détaillés de l’évènement ? Bref, en faisant vivre l’évènement après l’évènement, vous favoriser la fidélisation et l’engagement.

Penser également bien actualiser vos statuts et vos posts (par exemple : “Merci pour hier !”, plutôt que “On vous attend, à demain !”)

Le retour critique

Le retour critique est une étape fondamentale après un évènement. Il s’agit tout simplement de se questionner – sans complaisance – sur les qualités et défauts de l’évènement.

Cela a-t-il bien fonctionné ? Si oui, pourquoi ? Si non, pourquoi et comment améliorer ce point ? En faisant ce travail avec minutie vous verrez se dégager avec précision des marges de progression et des possibilités auxquelles vous n’auriez pas pensé autrement !

Interrogez vos collaborateurs et participants aussi, via un questionnaire par exemple.

Tirez vos conclusions et faites mieux au prochain évènement !

Analyse post-évènement

Les chiffres sont des paramètres qui certes ne disent pas tout mais qui fournissent tout de même quelques informations fiables et très utiles. Analyser les données récoltées sur le site web de l’évènement pour comprendre le comportement de vos visiteurs (la partie reporting de la plateforme ou Google Analytics sont deux outils précieux ici) vous permettra ainsi de mieux connaitre votre public cible.

Si vous avez créer un hashtag, tâcher de savoir combien de fois il a été repris, par qui et pour quoi ? Ces données vous permettront d’adapter vos messages et modes de fonctionnement pour l’édition suivante.

Faire ses comptes

L’évènementiel est parfois un secteur où l’on est amené à dépenser de fortes sommes d’argent.

Un évènement est en effet parfois très coûteux. Toutefois, si vous avez bien prévues vos dépenses à l’avance, il ne devrait pas y avoir de mauvaises surprises. Certes, il y a toujours des dépenses imprévues de dernière minute, mais a priori rien qui ne fasse exploser le budget.

Côté comptes, pensez aussi à régler les factures en attente auprès de vos prestataires dès que cela vous est possible. Là aussi, une organisation méticuleuse vous évitera la mauvaises surprises. Un carnet de compte bien tenu est ici essentiel !

Remercier

Voilà un point qui semble évident mais qui est pourtant parfois négligé par les organisateurs.

Remercier vos équipes, prestataires, intervenants et sponsors est un geste simple qui prouve votre reconnaissance et votre désir de collaboration ! Pensez également à remercier les participants, sans lesquels votre évènement n’aurait tout simplement aucun sens. Messages via les réseaux sociaux ou mails personnalisés, voire lettres et petits cadeaux (si le budget vous le permet) à l’effigie de votre marques sont des attentions toujours agréables !

Un dernier conseil pour la route ? Détendez-vous ! L’organisation d’un évènement est quelque-chose qui prend beaucoup d’énergie. Il est dès lors très important de s’offrir un temps de relaxe bien mérité… avant la prochaine !

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