Suite à l’allocution présidentielle, nous avons enfin une date de dé-confinement : le 11 mai 2020. Mais ce n’est pas encore l’heure de chanter « Libéré, délivré » pour autant !

Nous savons que l’événementiel va reprendre petit à petit ses marques courant juillet, néanmoins, nous seront appelés à répondre aux craintes des annonceurs et des participants dans l’organisation de leurs événements !

L’occasion pour Moon Event de réfléchir à quelques solutions « event post-covid » !

La typologie des événements :

  • une volumétrie plus controlée de participants par événement : malgré une annonce plus précise de la volumétrie par typologie d’événement (en Juillet), il sera du devoir des agences et des annonceurs de mettre en place des événements avec une volumétrie plus modérée et mieux controlée. Il nous faudra proposer des événements en deçà des capacités recommandés par les lieux (volume au m2 des participants). Il ne sera pas non plus impossible de communiquer en amont des événements le volume de places ou d’invités lors de son “Save the date”. Un moyen simple de rassurer le public et de rester “safe”.
  • des événements dans la durée : augmenter le nombre de sessions d’exploitation est aussi une solution pour réduire la volumétrie de participants. Par exemple: un lancement produit sur plusieurs jours, un colloque subdivisé dans de plus petites salles mais avec plus de séances, limitant ainsi à chaque fois le volume de présents.
  • des événements de plus grande qualité : malgré une volumétrie moindre et une reprise d’activité event tardive, il faudra privilégier des événements de plus grande qualité : renforcer l’expérience, l’exclusif, l’inédit, l’innovation, l’artistique et la scénographie. Votre public devra trouver un intérêt de venir à votre événement et ressentir une émotion plus conséquente qu’à l’habitude.
  • des rassemblements locaux et non nationaux : les séminaires et les conventions se base sur le principe de rassembler ses salariés et ses clients de toute la France en un point précis, favorisant ainsi la cohésion et l’inter-échange. Mais au vu des dernières consignes sanitaires et notamment du déplacement pandémique, nous pourrons opter pour des événements locaux avec cependant des phases en visioconférence commune entre les différentes zones géographiques et atelier virtuel.
  • l’itinérance des événements : le roadshow pour tous types d’événements sera de nouveaux à la une. Que ce soit un lancement produit, voeux, qu’importe l’événement, l’annonceur ou l’entreprise devront se déplacer vers leurs cibles. D’autre part, c’est un message fort de se déplacer : réhumanisant nos rapports, marques ou employeurs.
  • Une gestion des flux :une gestion d’invitation optimisée par créneau horaire : comme cela existe pour certaines expositions, nous pourrions imaginer mettre en place des invitations par créneau horaire (imposé ou au choix du participant), permettant ainsi de favoriser l’expérience de l’événement avec un flux moins conséquent. Cela peut très bien fonctionner sur un événement presse, sortie produit,…
  • le fléchage au sol avec un sens de circulation : un sens de circulation unique avec fléchage au sol permet de ainsi de créer un sens de flux mais aussi de gérer ce dernier selon le nombre de participants. Cette technique est déjà utilisée dans les hôpitaux pour éviter tout contact.
  • la mise en place de barriérage extérieure avec périmètre : au même titre que nombreuses GMS le font actuellement, nous pourrions prévoir des files d’attente à l’extérieur de l’événement avec marquage optimisée des distances de sécurité. Ce dispositif permet aussi d’ évaluer plus facilement le nombre de personne en attente extérieure.
  • la mise en place de vestiaires automatiques : outre le fait d’éviter les contacts humains avec du personnel exposé, il permet de faire gagner en autonomie le participant, tout en sécurité et optimiser la rapidité des entrées.
  • un plan d’implantation plus large : que ce soit les salons professionnels ou Grand Public, et événements privés, nous devrons revoir nos plans d’implantation afin d’optimiser le flux et éviter ainsi toutes zones de rassemblements massives. Nous pouvons imaginer des stands avec plus d’espaces entre eux, des scénographies plus disperses. D’ailleurs, nous éviterons des scénographies ou mise en avant produits pouvant être touchés par tous.

Des solutions sanitaires :

  • la mise à disposition de gel hydroalcolique : il est évident car nous en l’entendons régulièrement dans les médias et notamment dans les conditions de reprise d’activité, le gel hydro-alcolique devra être à disposition de tous en plusieurs points dans nos événements en tout genre. Il pourra être en format collectif, ou donner individuellement à chacun. Il pourra être alors personnalisé aux couleurs de l’événement ou de la marque.
  • la distribution de masques : le masque prend de plus en plus part à nos vies et reste un des éléments barrières recommandés notamment en ce dé-confinement. Nous pouvons ainsi imaginer la distribution gratuites à l’entrée des événements avec notamment encore, la possibilité d’avoir des masques jetables usages uniques, ou des masques réutilisable dans le temps, avec logo de l’event ou de la marque. Ce sera le nouveau goodies tendance.
  • la mise en place de portique ou caméra thermiques : déjà vus et exploités en Asie, ces derniers permettent de prendre la température à chaque entrée des participants et ainsi de refuser potentiellement à l’entrée les personnes avec de la fièvre. Le portique peut avoir aussi un aspect rassurant par sa mise en place. 
  • l’installation de kits barrières, masques et gants et plexiglas : imposé obligatoirement à l’ensemble du personnel d’accueil, traiteurs, équipes techniques.
  • l’installation d’autoclave de stérilisation ou stérilisateur UV : ces appareils réduisent au minimum le nombre de germes, virus. Ils pourraient être à disposition lors d’événements pour la décontamination d’éléments réutilisables (tablettes, micro,…).
  • l’appel à des sociétés de nettoyage et de désinfection : afin d’éliminer tous germes lors d’un événement qui durerait plusieurs jours.
  • l’utilisation d’éléments à usage unique éco-responsable : nous imaginons par exemple des verres uniques avec marquage par les traiteurs, et tous types d’ustensiles jetables, tout en respectant les normes environnementales.
  • l’installation de système d’air purifiant : nombreux hôpitaux et bureaux ont installé des systèmes de ventilation avec des purificateurs d’air permettant de « capturer » des virus type Covid-19 via leurs filtres. Nous pouvons imaginer ce type d’installation dans les lieux réceptifs.

Digitaliser les événements :

  • la mise en place de live-streaming : nous l’évoquions dans un précédent article, le live-streaming prend une place importante dans les événements et continuera de l’avoir avec la possibilité d’inviter certes moins « physiquement » mais avec une diffusion beaucoup plus vaste. il possède également l’avantage de la création de contenus pour les réseaux sociaux post event.
  • la digitalisation d’une partie des événements : nous commençons à le découvrir lors du confinement avec l’accès au Musée virtuellement. Nous pouvons envisager que certain événement puissent se vivre aussi virtuellement via parcours virtuel, ou VR.
  • la mise en place de badge Bluethooth sur les évents professionnels : lors d’événements professionnels du type colloque, séminaire ou salon professionnel, nous pouvons imaginer la remise de  badge avec puce Bluetooth. Ces derniers ont deux intérêts : via une application dédiée, le badge créée l’échange de carte de visite virtuellement sans contact, mais aussi, pour les organisateurs, de suivre en temps réel les zones de flux et ainsi de les modérer si besoins.
  • L’utilisation d’un bracelet avec puce RFID : afin de réduire au maximum les contacts physiques et pour réduire le temps d’attente à l’entrée ; nous recommandons de mettre à disposition, sur tout type d’événement, ces bracelets facilement « brandable ». Il permet de dématérialiser complétement votre événement : du vestiaire , au Check In, à l’échange de carte de visites jusqu’à l’animation photo, et bien plus encore. Une solution simple et connectée qui réduit les risques de contamination !

Comme évoqué, de nombreuses questions se soulèvent sur l’avenir des événements mais aussi sur la réaction du public face à ce déconfinement. Notamment sur la gestion sanitaire reposant sur les organisateurs.

De nombreuses agences devront sûrement justifier du respect des règles sanitaires dans de nouveaux cahiers des charges dédiés. À cela, nous pouvons imaginer une nouvelle charte ou un label sanitaire Covid.

Une chose dont nous sommes convaincus: nous aurons besoin d’humaniser nos rapports et l’événementiel ne pourra qu’exister après ce confinement !

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