Utiliser une plateforme digital sur vos événements physiques

Autant recourir à une plateforme digitale afin de gérer l’organisation et le traitement des flux d’un évènement virtuel (ou hybride) coule de source, autant ce n’est pas forcément aussi évident dans le cas d’un évènement physique. Et c’est bien le sujet qui nous intéresse aujourd’hui : l’utilisation d’une plateforme digitale centralisante pour aider les organisateurs d’évènements.

On parle ici d’Event Management Software (logiciel de gestion événementielle), abrévié EMS.

Optimisation des processus internes

Parmi les avantages d’une plateforme digitale centralisante tout-en-un, citons d’abord la fluidité et l’optimisation dans tout ce qui touche à l’organisation interne de votre structure évènementielle. En centralisant les ressources dans une même plateforme, vous facilitez la communication et la collaboration de vos équipes. Les informations sont toutes au même endroit et disponibles pour tous.

Par ailleurs, le reporting est plus précis, plus vaste et plus systématique : peuvent être répertoriées dans l’EMS les données saisies par les participants dans des formulaires, leur présence sur site, les sessions auxquelles ils ont participé…

Une image de marque renforcée

L’utilisation d’une plateforme événementielle centralisée permet à la présentation même de votre évènement de gagner en harmonie, en cohérence et donc en force d’impact.

Concrètement, en passant par une plateforme digitale centralisante et en paramétrant la charte graphique (typo, polices, couleurs et logo), tout ce que vous générerez comme contenu depuis cette plateforme aura la même patte. Du Save the date à l’enquête post-évènement, chacun de vos éléments de communication aura la même qualité. Cette charte graphique peut être ensuite être reproduite sur le/les site(s) physiques eux-mêmes. Cohérence et harmonie.

Une expérience participant améliorée

Grâce à un EMS, cette cohérence se retrouve aussi dans l’expérience-même des participants. C’est à dire que c’est à la même plateforme qu’a à faire le public, de l’inscription à la génération du badge, en passant par la réception de communications personnalisées. Ces tâches sont en effet rendues plus aisées pour l’invité grâce à l’automatisation permise par les EMS.

Cette expérience fluide est pour le participant un signe de professionnalisme de votre structure.

Réduction des coûts

Oui, vous ferez certainement de notables économies grâce à un EMS. Vous pourrez par exemple résilier vos abonnements associés à plusieurs outils distincts. Également, vous limiter la dispersion des informations sur des plateformes/documents différents. Et donc vous évitez les risques d’erreur ou d’incohérence qui engendrent des coûts : ceux liés à la correction et à la résolution de ces problèmes. Contrôle centralisé de vos finance et prises de décision réfléchies sont enfin favorisés par la vue d’ensemble qu’autorise un EMS. Vous repérez d’un coup d’oeil les postes de dépenses pouvant être limités !

Collectes d’informations optimisée

Afin de tirer le meilleur parti des infos récoltées par votre EMS sur le site de l’évènement, vous pourrez y coupler votre CRM (Customer Relationship Management) ou votre plateforme marketing. Ainsi, toutes les données renseignées par les participants avant, pendant et après l’évènement sont synchronisées. Données qui sont ensuite transmises aux équipes marketing et commerciales.

Sécurisation des informations

Regrouper toutes les infos liées à un évènement dans une même plateforme permet de répondre à de rigoureuses exigences de sécurité : gestion des rôles et permissions, accès avec authentification renforcée, contrôle des accès aux données (sensibles notamment), chiffrement des données stockées sur la plateforme et contrôle sur la localisation des données !

Ne reste plus qu’à choisir la plateforme qui vous convient le mieux !