Pourquoi communiquer avant, pendant et après un événement ?

Un événement a généralement un but précis : promouvoir la sortie d’un nouveau produit, célébrer la réussite d’une entreprise, partager des informations… De ce fait, la communication, en plus de l’organisation, est une partie importante en événementiel. Ainsi, il est crucial de communiquer à chaque étape de l’événement : aussi bien avant, que pendant et après. En effet, il faut « teaser » l’événement, partager les bons contenus aux moments clés et repartager les moments forts ensuite. Si un bon événement n’est pas couplé à une bonne communication événementielle, ses retombées resteront faibles et c’est bien dommage. Quitte à organiser un super événement de A à Z, autant bien communiquer dessus ! Pas de panique, nous vous expliquons en détails pourquoi et surtout comment faire.

Communiquer pré-événement

Pour commencer, le travail autour d’un événement commence tôt, bien avant le jour-J. C’est ce que l’on nomme la phase pré-événement. Et la communication intervient dès cette phase. En effet, communication et événementiel fonctionnent de la même manière et conjointement. De ce fait, la première étape est de fixer les différentes étapes, tâches sur un rétroplanning.

Rétroplanning et pré-événement

Un rétroplanning est brièvement un planning qui part de la date prévue d’achèvement des opérations, soit ici clairement le jour J fixé de l’événement. Ensuite, le processus organisationnel et communicationnel consiste à anticiper sur celui-ci en commençant notamment certaines actions plusieurs mois et plusieurs semaines en amont. Au fur et à mesure que l’on s’en rapproche.

Une promotion pré-événementielle

En fait, avant que ne se déroule l’événement, il faut en assurer la promotion et pousser votre cible à vous rejoindre le jour J. Car sans participant le Jour J, votre événement sera vain. Dans cette optique, il y a plusieurs raisons qui expliquent pourquoi il faut communiquer avant votre événement :

Donner envie aux futurs participants
Que les futurs participants aient accès à leurs billets, aux modalités, aux dress-codes éventuels…
Atteindre de nouvelles cibles
Cadrer l’événement

De ce fait, comment faire pour bien communiquer pré-événement ?

Concrètement, avant même l’événement lui-même, de multiples actions sont mises en place autour de la communication. Et pour cela, il faut, avant même de créer des contenus, penser à bien choisir les supports. Selon la thématique et le type d’événement.

Par exemple, penser aux communiqués et aux dossiers de presse, préparer des affiches, des flyers, des stickers. Mettre en place un site web dédié à l’événement, préparer un emailing et bien évidemment, dès le départ, assurer une présence cohérente – et qui fait le buzz – sur les réseaux sociaux. C’est aussi une étape propice aux teasings avec des révélations de parties de votre événement, des vidéos, des bandes-annonces, des annonces de concours, de goodies à faire gagner etc. C’est une phase clé où il faut penser à de nombreux paramètres et être créatif !

Communiquer le Jour J

Ensuite, après avoir suscité le buzz avant votre événement, il va s’agir de bien poursuivre votre communication le jour J. En effet, pour votre événement, il faut pouvoir apporter toutes les informations en temps réel au public sur place mais également à ceux qui ne peuvent être présents et pousser à nouveau au partage et à l’engagement.

Les moyens pour communiquer pendant un événement

Il existe plusieurs moyens pour communiquer pendant un événement : d’abord pour le public sur place grâce notamment à de la signalétique et des supports de communication digitaux et print.

La signalétique en communication événementielle

Signalétiques traditionnelles, digitales, lumineuses… Il existe plusieurs techniques de marquage :

Sérigraphie
Impression numérique
Marquages adhésifs
Stands sur mesure
PLV
Banderoles…

Ces supports sont très importants car ils vont donner des informations, communiquer aux invités directement, par leur simple installation et aperçu visuel.

Lives

Viennent ensuite les Lives pour les personnes présentes, mais surtout pour les personnes hors événement. Un Live se dit d’un spectacle, d’une émission, d’un événement enregistré non pas en studio mais devant un public – interne et/ou externe. De nos jours, de multiples plateformes rendent les lives faciles et accessibles par tout un chacun : YouTube, Instagram, Twitter, Facebook… Les organisateurs ont le choix pour la diffusion de leurs contenus en direct !

Les lives peuvent ainsi communiquer des interviews, des ateliers, des témoignages de participants présents… Les lives sont très populaires car en termes de communication ils répondent à une dynamique et un besoin d’instantanéité et d’authenticité.

Communiquer post-événement

Enfin, non seulement il faut assurer la communication avant et pendant, mais il faut être en mesure de communiquer grandement également après.

En effet, après l’événement, il faut raviver le souvenir de l’événement, obtenir de précieux retours et même préparer un éventuel retour de l’événement.Voici quelques pistes pour ce faire :

Supports pour communiquer après votre événement :

Albums photos souvenirs
Vidéos
Articles bilans

Commencez par communiquer à partir des éléments visuels, auditifs, concrets que vous avez de l’événement. En parallèle, n’hésitez pas à demander à vos partenaires, aux invités, aux participants, de précieux retours, éléments, contenus à exploiter.

Votre communication post-événement est essentielle aussi bien sur les réseaux sociaux, sur le web, qu’en interne. C’est ce qui démontre directement sa réussite !

En somme, n‘oubliez pas en marge de votre événement de communiquer avant, pendant et après. Bien organiser et réaliser votre événement est certes majeur, mais bien communiquer dessus et autour est primordial. Ce sont les souvenirs, les photos, les vidéos, les lives pris au cours de l’évènement qui vont rester sur le long terme. Pour votre futur événement, n’hésitez pas à faire appel à Moon Event !