Transport événementiel

L’événementiel se joue dès l’arrivée et l’acheminement des invités au lieu de réception du salon, de l’événement…Ainsi, le choix des transports, des modes de locomotion est primordial. Que ce soit via des navettes dédiées, des limousines, des hélicoptères…cela va donner un certain ton. Voici un tour d’horizon concernant les transports en événementiel…

Transport événementiel : acheminer les convives de votre évenement

Tout d’abord, il est bien à comprendre le concept de transport et les différents moyens de locomotion à envisager pour acheminer vos invités sur le lieu de votre événement.

Transport en événementiel

Par définition, un transport est une manière de se déplacer ou de faire parvenir quelqu’un à quelque chose, sur une certaine distance. Par exemple, on peut transporter des marchandises ou des personnes, par voies routières, fluviales, ferroviaires, aériennes…De ce fait, les transports sont nombreux.

Pour votre salon professionnel, séminaire d’entreprise, gala, réception…les opérations de transport en événementiel prennent en compte différentes variables. Les modalités de temps, de sécurité des convives, de protection de leurs effets personnels, des imprévus sur la route… C’est pour cette raison qu’il est indispensable de faire appel à des professionnels – comme présenté ici – spécialisés dans le transport.

Avion en événementiel

Un premier moyen de transport régulièrement utilisé en événementiel, c’est le fait d’affréter un avion. Pourquoi ? Que vous choisissiez un vol en jet privé pour un événement prestigieux ou des vols sur des avions de ligne, l’avion est un moyen de transport relativement fiable et sûr pour vos événements.

Connaissant les horaires des vols à l’avance, vous pouvez aménager vos plans événementiels autour et vice-versa. En outre, vous pouvez opter pour des vols en aéroports locaux afin que vos invités rejoignent au plus vite leur destination finale. En privilégiant pour eux les vols directs, vous leur ferez gagner du temps. Et pour un service haut de gamme, vous pouvez personnaliser certains vols avec vos couleurs, des menus dédiés.

Globalement, il existe différents types d’affrètement par avions : les affrètements privés, les affrètements commerciaux, les affrètements cargo.

Par exemple, le groupe de rock Iron Maiden a privatisé un avion pour sa tournée mondiale en affichant directement son logo dessus et en le conservant durant tous ses vols aux Etats-Unis.

Train pour un événement

En France, le train est également un moyen de transport fréquent pour se rendre à des événements. La SNCF vous accompagne pour vos séminaires, vos événements d’entreprises, les voyages scolaires. Il existe aussi des tarifs de groupes pour les événements « individuels » comme les enterrements de vie de jeune fille, les mariages.

De plus, pour les groupes de 10 à 36 personnes, il existe un site dédié pour réserver directement en ligne.

En plus de l’avion, du train, vous pouvez opter pour des bus, des navettes et autres moyens de locomotion plus atypiques.

Transport en événementiel : transporter vos invités ailleurs

Le transport et le voyage font partie intégrante de l’événement. Dès le départ, les participants doivent se sentir bien et prêts pour l’ambiance de l’événement. Ainsi, quel que soit l’événement et le lieu final, il est important d’apporter aux invités une attention à chaque étape du voyage.

Une fois parvenus sur le lieu de l’événement, il arrive aussi qu’ils aient à prendre des moyens de transport sur le lieu même de l’événement.

Les moyens de transports sur les événements

Bateaux, vélos, navettes, charrettes, voiturettes de golf…pourquoi pas même une montgolfière ? Les possibilités pour se déplacer sont infinies.

Mais en fait, qui est en charge de la logistique au niveau des transports en événementiel ? Cela se gère de façon experte par une agence en interne, et plus particulièrement par le chef de projet.

Il doit notamment faire attention aux origines de provenance des convives afin que chacun arrive en temps et en heure. Il conçoit, organise l’événement…C’est lui qui choisit et coordonne les prestataires, gère le rétro-planning et le budget, organise la sécurité, l’accueil, les transports.

Transport événementiel : expertise et privatisation

Un moyen de transport très classe en événementiel, ce sont les navettes locatives privatisées. Il existe ainsi différents groupes spécialisés dans ce type de transport.

Les navettes privatisées

Ces navettes peuvent être de différentes tailles, parfois à thème. Vous pouvez penser à des limousines, des « disco bus », des bus et voitures de collection avec toit ouvrant.

Expertise en transport événementiel

Enfin, il est à noter que pour la gestion des avions, des trains, il faut posséder une licence en tourisme. En effet, la licence d’agence de voyage est obligatoire pour l’organisation de vos événements avec hébergement et/ou transport. L’Etat impose d’être titulaire d’une immatriculation au registre des opérateurs de voyages. Cela constitue une garantie financière des fonds déposés. Grâce à cela, le client est certain d’avoir son événement tenu, même en cas de défaillance financière de l’agence.

Par exemple, si vous organisez un séminaire dans un hôtel et que l’agence événementielle non titulaire de la licence vous facture la totalité de l’événement, l’agence sera le client de l’hôtel. Dans le cas où un de vos invités a un problème, ce sera un accident de travail et c’est vous qui serez poursuivi. Sachant que seulement 47% des acteurs en événementiel aujourd’hui possèdent une licence d’agent de voyage, il est préférable d’être vigilant.

Nous espérons que cet article vous aura inspiré pour transporter vos convives lors de vos futurs événements. Pour une expertise complète en transport événementiel, n’hésitez pas à faire appel aux équipes de Moon Event !