Bien réussir un événement digital

Bien réussir un événement digital est clé pour rester crédible, faire plaisir à ses invités ou encore continuer d’asseoir correctement sa réputation. Contrairement aux idées reçues, digital ne rime pas nécessairement avec facilité. Un événement digital a ses subtilités qu’il est essentiel de connaître pour pouvoir en faire une réussite. C’est pourquoi, nous vous faisons part ici de notre expertise en vous donnant quelques conseils.

Les subtilités d’un événement digital

Pour commencer, il faut bien garder en tête que pour bien réussir un événement digital, il ne s’agit pas juste de transposer votre événement, de le digitaliser. En effet, pour réussir ce type d’événement, il va s’agir notamment d’adapter vos contenus et te tenir compte des contraintes et des avantages liés au digital.

De plus, étant donné qu’un événement digital ne se déroule pas en « présentiel », vous n’avez pas physiquement la main dessus. C’est-à-dire que vous devez être au maximum certains de la qualité de votre travail, de votre organisation, car l’adaptation ne sera pas la même. Chacun derrière son écran, doit être en mesure de pouvoir pleinement accéder aux mêmes contenus, aux mêmes interventions, sans se soucier de la technique, de la qualité. Chacun doit pouvoir en profiter pleinement, tout autant que s’il était physiquement sur place.

De ce fait, un événement digital nécessite une expertise et une bonne préparation, tout autant qu’un événement classique, voire même peut-être plus. C’est variable… Tout doit être préparé avec soin : communication, organisation, stratégie, déroulement et suivi.

Bien préparer son événement digital

Pour réussir un événement digital, la préparation est primordiale. Contrairement à un événement classique, cela va prendre en compte des aspects différents. Il ne s’agit plus de penser en termes de décoration, de nourriture… Mais davantage en termes de choix des outils, de ligne éditoriale, de réalisation, d’analyse.

Avant toute chose, comme pour tout type d’événement, il faut donc bien définir d’abord ses objectifs et identifier son audience. En effet, tout le reste de l’organisation d’un événement notamment digital en découle. Le format digital que vous allez choisir ne sera pas par exemple le même si vous souhaitez réaliser une conférence en ligne, une présentation de produits, une réunion, un anniversaire.

En fait, les paramètres de différenciation principaux d’un événement digital résident dans la distance et le savoir-faire technique. C’est pourquoi, plusieurs conseils sont à envisager pour bien réussir un événement digital.

Comment bien réussir un événement digital

Concrètement, après avoir choisi le format, vous devrez envisager un « lieu » pour un événement digital de qualité. Par exemple, un univers digital personnalisé pour votre événement, un lieu équipé de tournage, un studio avec un plateau télévisé ou parfois aussi – et on n’y pense pas nécessairement – les locaux de votre propre entreprise.

Ensuite, il faut choisir les bons outils de diffusion, d’interaction et de partage. Comme par exemple :

• Vidéoconférences : Zoom, Skype, Discord, Teams, Hangouts ;
• Interaction : Beekast, Klaxoon, Appcraft, Livee…

Pour réussir un événement digital, nous vous conseillons de miser sur les forces des nouvelles technologies afin de faire vivre des moments uniques à vos participants. En plus de certains outils web, vous pouvez également envisager d’utiliser des technologies comme la réalité virtuelle et la réalité augmentée.

Animations et optimisation de son événement digital

Une fois les aspects stratégiques et logistiques clairement définis, un travail important se fera au niveau des contenus et des animations digitales. Par exemple des conférences, mais aussi des jeux, des quizz, des moments de discussions privilégiées… En outre, le choix des intervenants est clé. Ils doivent connaître les nouveaux outils technologiques et rendre leur intervention d’autant plus captivante, qu’ils ne peuvent pas s’appuyer sur l’ambiance en direct d’une salle… Ce n’est donc pas si facile !

De ce fait, n’hésitez pas à coacher, former et à répéter avec les différents intervenants en amont de l’événement digital. Si les animateurs et intervenants sont chez eux, l’idéal est qu’ils puissent fournir aux participants des supports – vidéos, Powerpoints, PDF – afin de garder un contact visuel et être certain que l’expérience soit complète, les messages bien assimilés.

Pour aller encore plus loin dans l’optimisation et la réussite de votre événement digital, il faut mettre l’accent sur le storytelling, le côté ludique de l’événement :

II faut aller voir ce que fait le gaming et regarder du côté de Twitch ou Discord », recommande Eliott Maidenberg. Ces deux outils sont traditionnellement dédiés au jeu vidéo mais offrent des potentialités aux professionnels. 

stratégies.fr

Bien déterminer le budget de son événement digital

L’événement virtuel, digital réussi ne sera pas nécessairement gratuit. Il faut faire attention. Certains outils seront effectivement très abordables, d’autres comme les casques de réalité virtuelle plus onéreux… Cependant, ce ne sont pas les seules dépenses à envisager. Certes, il y a une économie au niveau de la location du lieu, de la nourriture, de la décoration mais il y a les coûts de préparation, de suivi, de technique et de communication événementielle.

Le budget que l’on pense gagner en économisant le coût de location d’un lieu est souvent remis dans l’humain : graphiste, infographiste, ingénieur. Il y a aussi une recherche artistique. En fonction de la densité du cahier des charges, un événement virtuel peut être aussi cher.

Julien Maselli

En fait, les contenus vont être adaptés, personnalisés pour de nouveaux formats : réseaux sociaux, web, live… Il va être crucial pour bien réussir votre événement digital d’accorder une grande importance à l’attractivité, la créativité et à la performance.

En somme, vous aurez désormais certaines clés pour bien réussir un événement digital ! Si vous souhaitez bénéficier de notre expertise complète pour vos événements digitaux, n’hésitez pas à nous contacter !

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