Le délai en événementiel

Selon le type, la taille de l’événement, le délai d’organisation et de réalisation peut être particulièrement important ou au contraire très serré. Ainsi, plusieurs éléments d’organisation sont à anticiper en amont et entrent dans le facteur temps. Une thématique très importante en événementiel…

Organiser un événement nécessite du temps

Les délais, les « deadline », les contraintes de temps sont une partie incompressible des événements. Tout doit être solidement planifié et organisé à l’avance. Entre la préparation et le jour J, il peut se passer un certain laps de temps. Organiser un événement requière une certaine durée pour assurer une prestation de qualité et pouvoir intégrer les contre-temps qui réduiront le temps de préparation.

Organisation et temps événementiel :

Par définition, le temps est « la durée dans laquelle se succèdent les évènements, les jours, les nuits… Le temps est mesurable ». C’est une période, une durée. Une durée à laquelle vient s’ajouter un délai.

Délai pour organiser un événement :

Le délai en événementiel constitue le moment entre la réception de la demande du client d’un événement et le jour où l’événement prendra effectivement place et vie.

Les délais sont une partie intégrante dans tous types de métiers mais en événementiel ils prennent une place encore plus majeure car bien que les mécanismes soient en place, il faut toujours s’adapter et personnaliser chaque événement. D’où des éléments qui peuvent venir prendre du temps, auxquels on n’avait pas pensé au départ et qui peuvent amener les organisateurs à reconsidérer les étapes de préparation afin de prendre en compte cette contrainte et malgré tout tenir le délai annoncé au départ.

De plus, avec la multiplication des prestataires et des facteurs extérieurs dans l’organisation d’un événement, la synchronisation de ces différents acteurs peut s’avérer difficile et de ce fait, il est fréquent de se retrouver à devoir travailler dans l’urgence. Nous y reviendrons un peu plus loin dans cet article.

Ainsi, afin de nous organiser et d’anticiper au maximum les délais, chaque événement fait face au calendrier et au temps avec l’instauration notamment d’un rétroplanning.

Le Rétroplanning événementiel :

« Dès que vous connaissez les objectifs, le public ciblé et la nature de votre événement, il est temps de fixer une date, puis de réaliser un rétroplanning de toutes les tâches à exécuter. Vous devez définir les différentes échéances ainsi que les jalons à respecter, comme la réservation du lieu de l’événement ou l’inscription de tous les intervenants avant telle date » – planzone.fr.

D’où l’importance que tout soit bien réglé, et que chacun soit tenu au courant en temps et en heure !

Nous vous parlions de techniques similaires juste ici.

Les délais en événementiel selon la taille de l’événement

Le délai en événementiel est toujours en ligne de mire de l’organisation. Cela ne va pas être la même chose d’organiser une soirée interne de 200 personnes en une semaine, qu’une convention annuelle organisée en six mois.

Types d’événements à moyen terme :

• Afterwork, réception, cocktail
• Anniversaire
• Soirée à thème
• Soirée en interne

Types d’événements sur le long terme :

• Gala
• Mariage
• Convention
• Conférence
• Inauguration
• Séminaire d’entreprise…

Dans l’organisation événementielle, il y a des règles et des étapes incompressibles, telles que :

1. La définition du projet
2. La création de l’événement étape par étape, partie par partie
3. La consultation des prestataires
4. La sélection des prestataires
5. La check-list
6. L’envoi des invitations
7. Repérage des lieux et test des équipements
8. Accueillir les invités et veiller au bon déroulé
9. Récolter des feedbacks
10. Faire un bilan sur l’événement…

Et à chaque étape, correspond son délai et son nombre d’heures… D’où l’importance d’avoir bien su estimer au départ les délais à chaque étape de l’organisation.

La gestion du temps et des délais avant, pendant et après un événement

Vous aurez bien compris que la date du jour J, le délai en événementiel est sujet à de multiples opérations, des impondérables et réserve aussi parfois quelques surprises…

Il est donc fondamental d’avoir une bonne gestion du temps. Avant, pendant et après. Il faut être capable d’assurer, depuis la prise du « brief » événementiel jusqu’au retour de l’événement.

Ce qui implique à la fois de travailler dans le « rush » et largement en avance.

De A à Z, de l’anticipation de l’événement jusqu’à la fin de son déroulé, le temps et les délais événementiels seront clés de l’organisation. Le délai est un peu le graal de l’événement. En effet, tout doit être fin prêt pour le jour J, le moment M. Le délai est directement déclencheur d’opérations et d’actions. Car sans lui, les événements resteraient au stade de projet. Tout démarre et finit par le délai en événementiel. N’hésitez pas à faire appel à nos équipes pour votre futur événement !

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