L’organisation d’événements ne s’improvise pas. Chaque événement se prépare en amont et c’est un vrai métier. Non seulement on fait généralement appel à un certain nombre de prestataires, mais il y a également souvent beaucoup de matériel, de décoration, d’accessoires et de nourriture en jeu. Nous vous apportons ainsi ici un tour d’horizon sur la logistique en événementiel.

La logistique en événementiel

Quel que soit le type d’événement à envisager, on y mobilise en général plusieurs corps de métiers, objets, accessoires et techniques de communication. Cet ensemble de matériel, de ressources et de prestataires doivent être le plus opérationnels possibles en amont, le jour J et parfois même après la réalisation d’un événement. Le processus est donc long et complexe.

Il s’agit ainsi d’identifier les compétences et ressources qui seront indispensables à la réussite de l’événement. Ensuite, il faudra tout acheminer et faire fonctionner.

L’organisation et la logistique sont quasiment indissociables dans la préparation et la réalisation d’un événement.

Qu’est-ce que la logistique ?

Par définition, la logistique est :

L’ensemble de méthodes et de moyens relatifs à l’organisation d’un service, d’une entreprise etc. et comprenant les manutentions, les transports, les conditionnements et parfois les approvisionnements

Larouss

Par extension,

La logique événementielle consiste à déplacer tous les éléments nécessaires au lieu où se déroulera l’événement puis une fois celui-ci terminé, de les retourner à leur emplacement d’origine ou bien, dans le cadre d’une tournée, de transporter de ville en ville tout le matériel…

communique2presse.com

C’est un métier. C’est pour cela qu’il existe plusieurs solutions dédiées à la logistique et à l’organisation d’événements.

Voici un témoignage de Coralie, chargée de logistique événementielle (Digischool) :

Ma gestion logistique se fait principalement par téléphone et internet. Il faut savoir tout prendre en main : inscriptions, acheminements, temps des réunions et animations… il faut être organisé, réactif, créatif, polyvalent, aimer le contact humain et le management

La logistique fait partie intégrante de l’organisation événementielle.

L’organisation et la logistique en événementiel

L’organisation, c’est l’ensemble des actions que l’on fait en vue d’agencer, d’aménager, de coordonner les différents facteurs relatifs d’un événement, pour obtenir un résultat sublime.

Pour être prêt le jour J, il faut suivre différentes étapes définies à l’avance :

  • Définir le public et les objectifs
  • Définir le type d’événement et la thématique
  • Veiller à la logistique événementielle : le choix de la date, le nombre de participants, le budget, les moyens humains, les moyens techniques
  • La promotion de votre événement

L’organisateur événementiel :

Prend en charge la conception, les préparatifs et l’organisation matérielle et logistique d’évènements (mariage, réception, séminaires, inauguration…) dans le cadre de prestations de service à des particuliers ou des professionnels.

orientationpourtous.fr

Pour un événement à Paris, il faut compter en moyenne une personne présente pour dix invités

Arnauld du Moulin de Labarthète, responsable de colloques et conférences chez BNP Paribas.

Logistique et prestataires en événementiel

Les différentes catégories où les prestataires vont intervenir et contribuer à la logistique et la réussite de votre événement :

  • L’organisation et la communication
  • L’accueil
  • La cuisine
  • La décoration
  • L’animation
  • La technique et l’innovation

Chaque prestataire est en charge de sa partie et un chef de logistique et/ou chef événementiel chapeaute le tout.

Nous vous parlions d’exemples similaires dans cet article.

Les secrets de la logistique événementielle

A présent, voici quelques secrets. Plus en détails, nous vous dévoilons des étapes indispensables et les coulisses de cette thématique de logistique événementielle.

Choix du lieu

Le lieu de l’événement est primordial dans le succès de l’événement. Il crée une ambiance, il est centre de toutes nos actions et des soucis – et solutions – de la logistique événementielle. Différents ingrédients font partie du lieu :

  • Son emplacement géographique
  • Intérieur ou Extérieur
  • Taille
  • Aménagements déjà sur place ou non
  • Design

Choix de la date

Le choix de la date est également déterminant dans l’organisation d’un événement. Par exemple, pour un événement d’entreprise on privilégiera un jour de semaine. Pour un mariage à l’inverse, on privilégiera un weekend ou des vacances scolaires…

Selon l’importance de l’événement, nous devons faire en sorte que les invités soient prévenus le plus tôt possible, tout en étant prêt et en continuant la préparation…

Expertise humaine

Ainsi, des corps de métiers bien différents vont s’assurer de tous les petits, et grands détails, pour votre événement. Des connaissances et des savoir-faire de qualité sont primordiaux.

Quelques acteurs :

  • Chefs de projets et organisateurs
  • Traiteurs
  • Animateurs
  • Conférenciers
  • Hôtesses d’accueil
  • Barmans
  • Photographes…

Expertise Technique

La technique est large dans la logistique événementielle : audiovisuel, décoration, mobilier, sécurité, entretien, musique…tout est important pour créer une ambiance, assurer l’animation, le confort des invités…

Quelques acteurs techniques :

  • Décorateurs
  • Agents d’entretien
  • Agents de sécurité
  • Ingénieurs son
  • Cameramen
  • Projectionnistes…

En tant que professionnel, Moon Event sera ravi de vous accompagner dans la logistique et la réalisation de votre événement. Vous n’aurez à vous occuper de rien, nous vous offrons notre créativité et notre expertise pour tout ce que vous pouvez imaginer.

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