Les points à aborder avant une location de salle pour votre événement d'entreprise

En organisation d’événements, le choix du lieu et sa réservation, est une étape incontournable. Etape souvent bien plus complexe qu’il n’y parait, il est préférable de confier ce type de missions à des professionnels. En effet, ce sont encore les agences événementielles qui connaissent le mieux les différentes salles, les espaces…Car il faut savoir qu’il y a plusieurs points à aborder avant une location de salle, surtout pour votre événement d’entreprise. Nous levons ainsi le voile sur une partie phare en événementiel.

Louer une salle pour votre événement corporate

Nous nous concentrons ici sur la location de salle appliquée aux événements d’entreprise.

Evénement d’entreprise

Un événement d’entreprise se présente un événement dans un contexte professionnel, qui implique les différents acteurs d’une entreprise… Dans ce sens, cela se distingue car il y a toujours des objectifs et enjeux derrière.

De ce fait, il existe plusieurs formes d’événements d’entreprise : séminaires, conférences, congrès, salons professionnels, incentives, les événements pour remercier – appreciation events – les team building, les lancements de produits, les conseils d’entreprise ou d’actionnaires. Ce qui implique de louer des lieux, des salles souvent bien spécifiques, qui répondent à des besoins d’entreprise.

De plus, il y aura donc des objectifs à définir, bien déterminer quels types de profils seront présents et dans quel but, si l’événement durera simplement une journée ou sera sur plusieurs jours.

Il n’y a ainsi pas moins de 7 points à connaître et à aborder avant de louer une salle pour votre événement d’entreprise.

Les informations de la salle

Ainsi, pour louer la bonne salle pour votre événement d’entreprise, corporate, le premier point à aborder, la première question à se poser concerne la capacité réelle et légale de la salle en question.

En effet, le nombre de participants va directement influer sur le type de salle nécessaire. Notamment le nombre de sièges, le nombre de bouteilles d’eau, de repas, de matériel éventuels… Le mieux donc pour louer correctement une salle en événementiel est de ne pas oublier, une fois le nombre défini, de demander directement une plaquette détaillée avec toutes les informations nécessaires.

Les experts en location de salles événementielles auront toujours des supports à vous apporter.

Les points à connaître pour louer une salle en événementiel

Ensuite, une fois les informations essentielles en tête, vous pourrez entrer davantage dans le détail et dans des points plus spécifiques.

Des détails importants par rapport à la salle mais également quant à son environnement, sa localisation… Par exemple, est-ce que la salle est bien isolée, est-ce que c’est facile d’accès, agréable, confortable… Le calme, l’endroit, la luminosité, la distance auront un impact fondamental sur la réussite de votre événement d’entreprise.

Pour vérifier ce type de détails, le mieux est encore de se rendre en avance sur place, d’effectuer une journée « test », de faire des repérages, d’estimer les capacités en termes d’hébergements et de transports… Par exemple, est-ce que la salle est près d’une gare, d’un aéroport ? Va-t-il falloir mettre en place des navettes pour tous les participants ?

Est-ce que la présence de travaux, d’une grande route à proximité peut gêner le bon déroulement de votre événement d’entreprise ?

Une location de salle approuvée

Enfin, pour vérifier au maximum tous les aspects des locations de salles en événementiel, vous pouvez également demander les contacts de nos équipes pour répondre à toutes vos questions.

En outre, n’oubliez pas que vous pouvez même demander des photos, des vidéos en haute définition – HD – de nos espaces… C’est important pour se rendre compte le mieux possible de ce que cela peut donner, de ce qu’il reste à prévoir, des circonstances… Surtout si vous ne pouvez pas vous y déplacer directement. C’est aussi important de faire approuver le choix par les principaux responsables.

Retrouvez également ici tous nos conseils pour la location ensuite, de la décoration en événementiel. Il est important, avant de se lancer dans l’organisation de l’événement en soi, de bien approuver tous ces points, critères, qui feront la différence.

Chaque événement est unique et ne se déroulera qu’une seule fois. C’est pour cela qu’il ne faut pas se « rater » dès le départ. La location de la salle est clé car c’est à partir de celle-ci et de la date de l’événement que le planning d’organisation, d’invitations, de mise en place peut se dérouler.

Maintenant que vous connaissez les points à aborder avant d’effectuer une location de salle pour votre événement d’entreprise, vous serez certains de faire les bons choix et d’anticiper sereinement la réussite de votre événement. Suivez bien les différentes étapes à valider. Et pour bénéficier de l’expertise des équipes de Moon Event, n’hésitez pas à directement nous contacter !