Quel format choisir pour son événement de fin d'année ?

Dans à peine deux petits mois maintenant, Noël et le Nouvel An seront à l’ordre du jour ! Une année qui se termine, une autre qui commence. Les fêtes de fin d’année sont un moment référence et important qu’il est toujours bienvenu de célébrer. Pour remercier ses collaborateurs. Pour tirer le bilan des 6 ou 12 derniers mois. Pour partager une vision commune des défis pro qui nous attendent. Pour marquer le coup, tout simplement !

Quels qu’en soient l’objectif, le thème et le format, il est temps de planifier votre évènement de fin d’année ! Moon Event vous donne quelques pistes.

Digital, hybride ou physique : choisir le format la plus adapté

La période couvrant la fin de l’année est souvent chargée aussi bien professionnellement que personnellement, ne laissant pas forcément beaucoup de temps à vos collaborateurs pour des célébrations entre collègues. Aussi, prenez de l’avance en les consultant dès maintenant sur leurs disponibilités pour le mois de décembre et bloquez une date au plus vite.

Ensuite, à vous de voir quel format sera le plus adapté votre évènement de fin d’année. Les formats digitaux et hybrides ont l’avantage d’offrir une plus grande flexibilité. Les invités peuvent en effet se trouver n’importe où au moment de l’évènement, n’ayant qu’à se connecter à l’heure convenue sur la plateforme convenue. La réunion présentielle est plus contraignante en ceci qu’elle implique la venue concrète des invités. Mais elle laisse à coup sûr des souvenirs plus durables, chaleur humaine oblige.

Enfin, il vous faudra décider à quel type d’évènement de fin d’année vous voulez faire participer vos invités. Plutôt un évènement pro type séminaire/webinaire ou conférence ? Pensez-vous à un évènement au contraire plus ludique et divertissant ? Un combiné des deux ? Il n’y a pas de bonne réponse, sinon la vôtre !

Événement de fin d’année : le digital et l’hybride

En optant pour un évènement de fin d’année en format digital (ou hybride), vous aurez la possibilité de monter un véritable show sur le mode de l’émission TV. Les invités se connectent à une plateforme via un lien internet privé et ont accès à du contenu live exclusif. Filmé en direct depuis un plateau TV décoré aux couleurs de votre marque/entreprise, l’évènement est rythmé par un ou des animateur vedette qui va présenter diverses animations.

Prises de parole d’intervenants-clefs, spectacles et concerts donnent le tempo. L’avantage de cette formule est qu’elle autorise l’interactivité. Les invités connectés à la plateforme peuvent participer à des quizz sur l’actualité par exemple. Il peut s’agir de blind-test aussi, dont la musique est jouée en direct par un groupe de musique. C’est ce type d’évènement digital qu’avait par exemple organisé Moon Event pour l’entreprise ENGIE. Avec pas moins de 700 participants !

https://www.moon-event.fr/engie_gbs__good_vibes_event/

Autre formule, celle de l’atelier participatif, combiné à la box livrée au domicile des participants (au ou bureau) quelques jours avant l’évènement. Sur le même mode que l’exemple précédente, ce format hybride permet aux participants de se retrouver sur une plateforme web commune et d’interagir, mais surtout de suivre le déroulé d’un évènement commun. Le directeur de tel ou tel service de l’entreprise organisatrice peut d’abord prendre la parole pour céder ensuite la place à un cuisinier par exemple, qui accompagnera les participants dans l’élaboration de telle ou telle recette.

Naturellement, tous les ingrédients et ustensiles nécessaires auront été livrés au préalable dans un box spécifiquement customisée par Moon Event. L’exemple le plus proche est l’évènement hybride de Noël réalisé pour Swatch, avec réalisation guidée de cookies !

https://www.moon-event.fr/swatch-holiday-news/

Evénement de fin d’année : le format présentiel

Dans le cas où vous parvenez à réunir physiquement tous vos invités pour votre évènement de fin d’année, il convient de trouver rapidement un site qui correspond à vos envies et qui soit adapté au nombre de participants. Pour marque le coup, choisissez un lieu d’exception et miser gros sur la scénographie : Noël et la Saint Sylvestres sont des moments inspirant le rêve et l’enfance. Laissez libre cours à votre imagination et créez une véritable expérience onirique et unique pour vos invités.

En plus d’une déco de Noël et/ou hivernal, des jeux de lumière travaillés ainsi que des discours et remerciements de circonstance, prévoyez des activités ludiques et innovantes. Autour d’un format de type cocktail dînatoire en buffet (toujours une bonne formule), on pensera par exemple à une bataille de boules de neiges doublée d’un championnat de curling !

Pourquoi ne pas carrément se lancer dans la préparation d’une courte chorégraphie ? Un escape-game virtuel peut s’avérer amusant également ! Pensez également à un groupe de musique live, un spectacle de magie et/ou un DJ pour terminer la soirée sur quelques pas de danse endiablés ! Pour vous faire une idée de ce à quoi ce type d’évènement peut ressembler, jetez un œil à la soirée Xmas Expérience, organisée Moon Event pour BNP Paribas.

https://www.moon-event.fr/bnp-paribas-xmas-experience/